Arbeitsschutz-Checkliste Was euer kleiner Betrieb im Arbeitsschutz erledigt haben muss

Was muss ein kleiner Betrieb im Arbeitsschutz konkret erledigt haben?

Diese Arbeitsschutz-Checkliste ist für Betriebe mit 1 bis 50 Beschäftigten gedacht. Kurz gesagt gelten fast alle Grundpflichten ab dem ersten Beschäftigten. Dazu gehören die Bestellung von Betriebsarzt und Fachkraft für Arbeitssicherheit, eine dokumentierte Gefährdungsbeurteilung, regelmäßige Unterweisungen sowie eine organisierte Erste Hilfe und ein funktionierender Brandschutz. Mit wachsender Größe kommen weitere Pflichten hinzu, vor allem ab mehr als 20 Beschäftigten.

Viele kleine Betriebe kennen ein bestimmtes Gefühl: Im Flur hängt ein Feuerlöscher mit Prüfplakette, in der Teeküche steht der Verbandkasten, irgendwo liegt ein Ordner mit der Aufschrift „Arbeitsschutz“. Trotzdem wird es unruhig, sobald ein Schreiben der Berufsgenossenschaft im Briefkasten liegt. Das Symptom ist Unsicherheit. Die Ursache liegt meist nicht in einem fehlenden Feuerlöscher, sondern darin, dass die einzelnen Pflichten nie zusammengedacht wurden. Wer keine Gefährdungsbeurteilung hat, weiß auch nicht, welche Unterweisungen, Prüfungen und Vorsorgeangebote der eigene Betrieb braucht.

Eine Untergrenze nach Betriebsgröße kennt das Arbeitsschutzgesetz nicht. Die Pflicht zur Gefährdungsbeurteilung gilt für die Steuerkanzlei mit vier Mitarbeitern genauso wie für den Fahrradladen mit zwei Aushilfen.²¹ Die Größe bestimmt nur, wie viel Aufwand dahintersteckt.

Die folgenden Abschnitte gehen die Pflichten in der Reihenfolge durch, in der ihr sie sinnvoll abarbeitet. Jeder Abschnitt endet mit einer kurzen Liste zum Abhaken. Am Schluss zeigt eine Tabelle, was sich ändert, wenn euer Team wächst.

Wie organisiert ihr Betriebsarzt, Fachkraft und Gefährdungsbeurteilung?

Am Anfang steht die Organisation. Ihr müsst einen Betriebsarzt und eine Fachkraft für Arbeitssicherheit schriftlich bestellen.³⁴³⁰ Eine Rechnung oder ein Telefonat reicht dafür nicht. Fest anstellen müsst ihr niemanden, ein externer Dienst erfüllt die Pflicht genauso.³² Bis 20 Beschäftigte gilt die Regelbetreuung für Kleinbetriebe: Betriebsarzt und Fachkraft unterstützen euch bei der Gefährdungsbeurteilung und kommen bei besonderen Anlässen dazu, etwa nach einem Umbau oder einem Unfall. Feste Einsatzzeiten gibt es in dieser Größe nicht.³⁵

Daneben gibt es das sogenannte Unternehmermodell, bei dem ihr euch als Inhaber selbst schult und Fachleute nur bei Bedarf holt. Bei der VBG steht es Betrieben bis 30 Beschäftigte in Betreuungsgruppe II und bis 50 in Gruppe III offen. Es verlangt, dass ihr innerhalb von höchstens zwei Jahren eine Motivations- und Informationsmaßnahme absolviert und danach spätestens alle drei Jahre eine Fortbildung, sonst fallt ihr in die Regelbetreuung zurück.³⁵ Wir raten kleinen Betrieben davon ab, weil der Zeitaufwand hoch ist und euch der fachliche Blick von außen fehlt, der Lücken in der Gefährdungsbeurteilung früh erkennt.

Herzstück jeder Arbeitsschutz-Checkliste ist die Gefährdungsbeurteilung. Sie ist die Grundlage für alles andere, was in diesem Beitrag folgt. Das Arbeitsschutzgesetz formuliert die Pflicht knapp:

Zu beurteilen sind unter anderem die Gestaltung von Arbeitsplatz und Arbeitsstätte, die Arbeitsmittel, Arbeitsabläufe und Arbeitszeit, die Qualifikation und Unterweisung der Beschäftigten und ausdrücklich auch psychische Belastungen bei der Arbeit.²¹ In einer Webagentur mit acht Leuten geht es also nicht nur um Bildschirme und Kabel im Flur, sondern auch um Termindruck vor Kampagnenstarts und ständige Erreichbarkeit. Bei gleichartigen Arbeitsbedingungen reicht es, einen Arbeitsplatz stellvertretend zu beurteilen. Zehn ähnliche Schreibtische in einer Hausverwaltung müsst ihr also nicht zehnmal einzeln bewerten.

Das Ergebnis müsst ihr dokumentieren. Aus den Unterlagen muss hervorgehen, was ihr beurteilt habt, welche Maßnahmen ihr festgelegt habt und ob sie gewirkt haben.¹⁰⁴ Eine Ausnahme für Kleinbetriebe gibt es dabei nicht mehr.

Eine fehlende Gefährdungsbeurteilung ist nach dem Arbeitsschutzgesetz übrigens nicht unmittelbar bußgeldbewehrt. Ordnet die Arbeitsschutzbehörde aber Maßnahmen an und ihr setzt sie nicht um, kann das bis zu 30.000 Euro kosten.¹⁴ Seit 2026 müssen die Länder jedes Jahr mindestens 5 Prozent der Betriebe besichtigen.⁸⁹

Welche Unterweisungen, Erste-Hilfe- und Brandschutzpflichten gelten?

Aus der Gefährdungsbeurteilung ergibt sich, worüber ihr euer Team unterweisen müsst. Die Unterweisung findet während der Arbeitszeit statt und muss auf den konkreten Arbeitsplatz zugeschnitten sein. Fällig ist sie bei der Einstellung, bei neuen Aufgaben, neuen Arbeitsmitteln oder neuer Technik, jeweils bevor die Arbeit beginnt.²³ Die DGUV Vorschrift 1 wird konkreter. Danach muss die Unterweisung „mindestens aber einmal jährlich erfolgen; sie muss dokumentiert werden“.²⁴ Elektronische Unterweisungen sind zulässig, wenn eure Beschäftigten Rückfragen stellen können.⁸⁸

Für Notfälle müsst ihr Beschäftigte benennen, die Aufgaben der Ersten Hilfe, der Brandbekämpfung und der Evakuierung übernehmen.¹⁰⁵ Bei der Zahl der Ersthelfer kommt es auf die anwesenden Versicherten an: Bei 2 bis 20 Anwesenden braucht ihr einen Ersthelfer. Darüber sind es 5 Prozent in Verwaltungs- und Handelsbetrieben und 10 Prozent in sonstigen Betrieben. Ersthelfer müssen in der Regel alle zwei Jahre fortgebildet werden, und jede Erste-Hilfe-Leistung wird dokumentiert und fünf Jahre lang aufbewahrt.²⁴ Plant eine Vertretung ein. Wenn in der Physiopraxis die einzige Ersthelferin im Urlaub ist, fehlt sie genau dann.

Beim Brandschutz nennt die VBG unter Verweis auf die ASR A2.2 einen Richtwert: Bei normaler Brandgefährdung sollen mindestens 5 Prozent der anwesenden Beschäftigten als Brandschutzhelfer ausgebildet sein. Bei höherem Risiko, Schichtbetrieb oder vielen Abwesenheiten braucht ihr mehr. Die genaue Zahl ergibt sich aus eurer Gefährdungsbeurteilung, und die Benennung solltet ihr schriftlich festhalten. Standorte und Art der Feuerlöscher müssen im Betrieb bekannt sein.¹⁰⁶

In einem Betrieb mit zehn Leuten braucht ihr in der Praxis also mindestens einen ausgebildeten Ersthelfer plus Vertretung, mindestens einen Brandschutzhelfer und eine Unterweisung, die jeder einmal im Jahr nachweislich mitgemacht hat. Das ist überschaubar, wenn ihr es einmal sauber aufsetzt.

Welche Prüfungen, Vorsorge und Aushänge dürft ihr nicht vergessen?

Prüfungen von Arbeitsmitteln: Welche Arbeitsmittel ihr wie oft prüfen lasst, legt ihr selbst in der Gefährdungsbeurteilung fest. Art, Umfang und Fristen der Prüfungen gehören in die Dokumentation.⁵⁴ Für elektrische Anlagen und Geräte verlangt die DGUV Vorschrift 3 eine Prüfung vor der ersten Inbetriebnahme, nach Änderungen oder Reparaturen und danach in festgelegten Zeitabständen. Die Prüfung macht eine Elektrofachkraft oder sie findet unter deren Leitung und Aufsicht statt.¹⁰⁷ Die Fristen in den Tabellen der Vorschrift sind Orientierungswerte. Die Elektrofachkraft passt sie an die tatsächlichen Einsatzbedingungen an.¹⁰⁸ Der Laptop im Büro einer Unternehmensberatung wird anders beansprucht als die Kaffeemaschine im Café oder die Bohrmaschine beim Hausmeisterservice.

Arbeitsmedizinische Vorsorge: Wer am Bildschirm arbeitet, dem müsst ihr eine Angebotsvorsorge machen.¹⁰⁹ Das Angebot gilt vor Aufnahme der Tätigkeit und danach in regelmäßigen Abständen, auch wenn jemand einmal abgelehnt hat.¹¹⁰ Für bestimmte Tätigkeiten, die der Anhang der ArbMedVV aufführt, ist die Vorsorge Pflicht. Dann dürft ihr die Tätigkeit nur ausüben lassen, wenn die Person an der Vorsorge teilgenommen hat.¹¹¹ Welche Anlässe in eurem Betrieb vorliegen, klärt ihr mit dem Betriebsarzt. Ob, wann und aus welchem Anlass Vorsorge stattgefunden hat, haltet ihr in einer Vorsorgekartei fest.¹¹²

Aushänge und Meldungen: Das Arbeitszeitgesetz und die für euch geltenden Tarifverträge müsst ihr den Beschäftigten zugänglich machen, per Aushang, zum Auslegen oder über das im Betrieb übliche IT-System.²⁷ Beschäftigt ihr regelmäßig mehr als drei Frauen, gilt das Gleiche für das Mutterschutzgesetz.¹¹³ Hinweise zur Ersten Hilfe und zum Notruf müssen per Aushang oder in anderer geeigneter schriftlicher Form bekannt sein.²⁴ Und wenn ein Unfall jemanden mehr als drei Tage arbeitsunfähig macht, müsst ihr ihn binnen drei Tagen der Berufsgenossenschaft anzeigen.¹¹⁴

Was kommt dazu, wenn euer Betrieb wächst?

Die meisten Pflichten wachsen mit, ohne dass etwas grundlegend Neues entsteht. Bei einigen Schwellen kommt aber eine echte Aufgabe hinzu. Teilzeitkräfte zählen dabei anteilig: bis 20 Wochenstunden mit 0,5 und bis 30 Wochenstunden mit 0,75.⁷⁵ Ein IT-Systemhaus mit 18 Vollzeitkräften und sechs Werkstudenten mit je 15 Stunden kommt so auf 21 Beschäftigte und liegt damit über der Schwelle von 20.

Ab mehr als 20 Beschäftigten müsst ihr einen Arbeitsschutzausschuss bilden, der mindestens einmal im Vierteljahr zusammenkommt.⁷⁵ Gleichzeitig wechselt ihr in die Betreuung mit festen Einsatzzeiten.³⁵ Bei den Sicherheitsbeauftragten hat sich die Schwelle 2026 verschoben. Seit dem 29. Mai 2026 sind sie grundsätzlich erst ab 50 Beschäftigten Pflicht. Zwischen 21 und 49 Beschäftigten braucht ihr einen nur dann, wenn eure Gefährdungsbeurteilung eine besondere Gefährdung für Leben und Gesundheit ergibt.⁶⁸⁶⁷ Für ein Ingenieurbüro mit 30 Leuten, die überwiegend am Bildschirm planen, entfällt die Bestellung damit meist. Bei einem Betrieb, in dem regelmäßig auf Baustellen oder mit Gefahrstoffen gearbeitet wird, solltet ihr genauer hinsehen.

Beim letzten Schritt lohnt ein genauer Blick, denn eine Checkliste ist nie fertig. Neue Mitarbeiter, ein Umzug, neue Geräte oder ein neues Tätigkeitsfeld lösen jeweils eine Überprüfung der Gefährdungsbeurteilung und meist auch eine neue Unterweisung aus. Wer das einmal im Jahr mit der Unterweisung verbindet, hat den Arbeitsschutz im Griff, ohne dass er zum Dauerprojekt wird.