Gefährdungsbeurteilung erstellen In 7 Schritten zum sicheren Unternehmen

Hast du schon einmal etwas von der sogenannten Gefährdungsbeurteilung gehört? Sowohl im Arbeitssicherheitsgesetz als auch im Arbeitsschutzgesetz ist festgehalten, dass du als Arbeitgeber die Verantwortung für die Sicherheit deiner Mitarbeiter hast. Um Arbeitnehmer effektiv zu schützen, ist es aber erst einmal wichtig, potenzielle Risiken zu erkennen. Hier kommt die Gefährdungsbeurteilung ins Spiel. Wir sagen dir, wie du dein Unternehmen mit sieben Schritten sicher machen kannst.

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Wenn du die Gefährdungsbeurteilung lieber analog erstellen möchtest, kannst du dir hier schon einmal das Deckblatt für die Gefährdungsbeurteilung herunterladen.

7 Schritte einer Gefährdungsbeurteilung

Arbeitsbereiche und Tätigkeiten festlegen

Bevor du mit der Gefahrenanalyse in deinem Unternehmen beginnen kannst, ist es wichtig, die Arbeitsbereiche und Tätigkeiten klar zu definieren. Die wichtigste Frage, und zwar die nach der Verantwortlichkeit, haben wir ja bereits geklärt, denn: Die Arbeitssicherheit ist ganz eindeutig Chefsache. Allerdings bist du bei der Aufrechterhaltung des Arbeitsschutzes und der Gesundheit deiner Mitarbeiter nicht auf dich alleine gestellt.

Wer unterstützt den Arbeitgeber beim Arbeitsschutz?

Es ist ebenfalls gesetzlich festgehalten, dass du einen Betriebsarzt und eine Fachkraft für Arbeitssicherheit bestellen musst. Beide Positionen können dich und deine Mitarbeiter in allen arbeitsmedizinischen und sicherheitstechnischen Fragen beraten. Auch bei der Erstellung der Gefährdungsbeurteilung kannst du auf ihre Expertise zählen. Darüber hinaus kannst du auch die Berufsgenossenschaft und staatliche Aufsichtsstellen konsultieren. Wenn es in deinem Unternehmen einen Betriebsrat beziehungsweise eine Mitarbeitervertretung gibt, musst du diese über Arbeitsschutzmaßnahmen informieren und ihre Vorschläge mit einbeziehen. Die Personalvertretung genießt bei der Gefährdungsbeurteilung ebenfalls Mitbestimmungsrechte.

Welche Gesetze und Vorschriften gilt es zu beachten?

Das Arbeitssicherheitsgesetz, kurz ASiG, und das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) gehören zu den wichtigsten Grundlagen für arbeitsmedizinische und arbeitssicherheitstechnische Vorsorge- sowie Betreuungsmaßnahmen. Darüber hinaus finden sich auch in folgenden Verordnungen und Vorschriften wichtige Hinweise:

• DGUV Vorschrift 1
• Bildschirmarbeitsplatzverordnung
• Arbeitsstättenverordnung
• Biostoffverordnung
• Gefahrstoffverordnung
• Lastenhandhabungsverordnung
• Betriebssicherheitsverordnung

Gibt es vorhandene Unterlagen, die genutzt werden können?

Ja, die gibt es. Sieh dir Betriebsanweisungen, Gefahrstoffverzeichnisse und Dokumentationen zu dem Qualitätsmanagement in deinem Unternehmen an. Rückwirkend können Gefährdungen auch durch die Analyse von Arbeitsunfällen und auftretenden Berufskrankheiten ermittelt werden.

Wie muss eine Gefährdungsbeurteilung erstellt werden?

Dafür ist es erst einmal wichtig, zwischen der arbeitsbereichbezogenen und der tätigkeitsbezogenen Gefährdungsbeurteilung zu unterscheiden. Für erstere musst du zunächst systematisch Arbeitsbereiche deiner Betriebsorganisation festlegen. Dafür führst du vergleichbare Tätigkeiten und Arbeitsplätze, bei denen die gleichen Arbeitsmittel verwendet werden, als einen Arbeitsbereich auf. Wir haben ein Arbeitsblatt für dich vorbereitet, auf dem du die Gefährdungen nach Arbeitsbereich aufführen kannst.

Für die tätigkeitsbezogene Gefährdungsbeurteilung fässt du die einzelnen Tätigkeiten deiner Mitarbeiter zusammen. An dieser Stelle kannst du auch schauen, welche Aktivitäten noch keinem Arbeitsbereich zugeordnet werden konnten. Auch für die tätigkeitsbezogene Gefährdungsbeurteilung haben wir dir eine Vorlage als Download erstellt.

Was ist eine personenbezogene Gefährdungsbeurteilung?

Diese Art der Gefährdungsbeurteilung ist besonders wichtig, da sie Personen berücksichtigt, die eines besonderen Schutzes bedürfen. Wenn du in deinem Unternehmen Jugendliche, schwangere oder stillende Mitarbeiterinnen beschäftigst, ist es gesetzlich vorgeschrieben, dass du eine personenbezogene Gefährdungsbeurteilung erstellst. Selbiges gilt für Arbeitnehmer, die aufgrund einer Allergie, chronischen Krankheit oder einer Behinderung wechselnde Tätigkeiten ausführen. Eine Vorlage für die personenbezogene Gefährdungsbeurteilung findest du hier.

Ermitteln der Gefährdungen

Kommen wir nun zum nächsten Schritt, dem Ermitteln der Gefährdungen. Dafür muss jedoch erst einmal geklärt werden, welche Art von Risiken es im Unternehmen geben kann. Grob wird zwischen biologischen, chemischen und mechanischen Einflüssen unterschieden. Risiken, die sich dadurch ergeben, können unter anderem Gefahrstoffe, Stolperstellen oder Infektionserreger sein. Deshalb muss für ein gefahrloses Arbeiten Folgendes beachtet werden:

• die Einrichtung/Gestaltung des Arbeitsplatzes
• die Arbeitsmittel und deren Einsatz
• Qualifikationen der Mitarbeiter und die richtige Unterweisung

Ab wann spricht man von einer Belastung?

Eine Belastung ist immer dann vorhanden, wenn ein Mitarbeiter sich durch seine Tätigkeit körperlich oder psychisch beeinträchtigt fühlt. Dies kann durch Stress, Termindruck, Probleme mit den Kollegen, körperliche Belastung und Unter- sowie Überforderung hervorgerufen werden. Auch eine mangelnde Qualifikation beziehungsweise Unterweisung in einem Arbeitsgebiet kann zu einer Belastung werden.

Wie geht man bei der Ermittlung von Gefährdungen vor?

Die Basis für die Gefahrenermittlung ist die tätigkeitsbezogene Analyse, die wir im ersten Schritt vorgenommen haben. Nachdem du die Tätigkeiten ja bereits aufgeführt hast, kannst du nun analysieren, welche Risiken beziehungsweise Belastungen in welchem Tätigkeitsbereich auftreten. Dabei können dir Stellenbeschreibungen sowie Betriebs-, Arbeits- und Verfahrensanweisungen helfen. Außerdem solltest du das Gespräch mit deinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern suchen und sie zu diesem Thema befragen. Auch hierbei gilt wieder, dass du Tätigkeiten und die damit einhergehenden Gefährdungen zusammenfassen kannst, wenn die Arbeitsbedingungen gleich sind und somit auch ähnliche Risikofaktoren bestehen.

Wie muss ich eine Gefährdungsbeurteilung dokumentieren?

Eine Gefährdungsbeurteilung muss schriftlich dokumentiert werden. Dafür stellen wir dir eine unsere Online Software zur Verfügung, die dich Schritt für Schritt durch den gesamten Prozess führt und automatisch eine rechtssichere Dokumentation erstellt. Somit sparst du viel Zeit und kannst dich voll auf dein Tagesgeschäfts konzentrieren.

Beurteilen der Gefährdungen

Nachdem du die Gefährdungen im zweiten Schritt ermittelt und dokumentiert hast, gilt es nun diese zu bewerten. Sehen wir uns doch einmal genauer an, wie das funktioniert.

Nach welchen Kriterien können Risiken bewertet werden?

Der Teufel steckt im Detail: Um ein Risiko adäquat bewerten zu können, solltest du dir jede einzelne Gefährdung genauestens ansehen. Evaluiere, ob die Gefährdung so groß ist, dass eine Arbeitsschutzmaßnahme ergriffen werden muss. Die Risiken solltest du dabei in vernachlässigbare, noch akzeptable und inakzeptable Gefährdungen einteilen. Der Maßstab hierfür geht mit der Wahrscheinlichkeit einher, dass das Risiko einen Arbeitsunfall herbeiführen könnte beziehungsweise wie belastend es für die Arbeitnehmer ist. Für das Ausfüllen des untenstehenden Dokumentes kannst du folgende Einteilung vornehmen:

• Risikoklasse 1:
  Diese Klasse umfasst Risiken, die akzeptiert werden können, da es sich um nicht vermeidbare Restrisiken handelt. Dazu gehören unter anderem die allgemeinen Lebensrisiken.
• Risikoklasse 2:
  Risiken dieser Klasse sollten auf mittel- bis langfristige Sicht eliminiert werden
• Risikoklasse 3:
  Risiken dieser Art sind gefährlich und müssen umgehend beseitigt werden. Wenn keine unverzüglichen Maßnahmen ergriffen werden können, muss die Arbeit sofort unterlassen werden.

Sollten Schutzziele schriftlich definiert werden?

Die Antwort auf diese Frage lautet ganz klar ja. Darüber hinaus solltest du auch den aktuellen Ist-Zustand erfassen, um diesen mit den Schutzzielen vergleichen zu können. So kannst du auf einen Blick sehen, welche sicherheitstechnischen Defizite es in deinem Unternehmen noch gibt und zu einem später Zeitpunkt überprüfen, ob die Zielvorgaben gut eingehalten worden sind.

Und wie können diese Ziele definiert werden?

Bei der Formulierung der Schutzziele kannst du dich an den Mindestanforderungen orientieren, die rechtlich vorgegeben sind. Diese Anforderungen betreffen unter anderem Sicherheitsabstände, den Lärmpegel und Gefahrenstoffe. Die Schutzziele findest du in Gesetzen, Verordnungen, technischen Regeln und den Vorschriften zur Unfallverhütung wieder. Auch an den DGUV Vorschriften kannst und musst du dich orientieren.

Festlegen konkreter Arbeitsschutzmaßnahmen

Der nächste Schritt besteht darin, die konkreten Arbeitsschutzmaßnahmen festzulegen. Womit wir bereits bei der nächsten Frage wären:

Welche Lösungen gibt es für den Arbeitsschutz?

Die Lösungen für die Umsetzung beziehungsweise die Verbesserung von Arbeitsschutzmaßnahmen können technischer, organisatorischer, verhaltens- und personenbezogener Natur sein. Dabei spricht man auch von dem sogenannten STOP Prinzip. Die einzelnen Buchstaben stehen für:

• S = Substitution (Ersatz)
• T = Technische Maßnahmen
• O = organisatorische Maßnahmen
• P = personen- und verhaltensbezogene Maßnahmen

Die Reihenfolge der Buchstaben gibt dabei auch vor, welche Schritte du beim Arbeitsschutz wann befolgen solltest. Die bevorzugte Vorgehensweise ist also erst einmal die Eliminierung der Gefahrenquelle, wenn dies möglich ist. Bei den sicherheitstechnischen Schutzmaßnahmen wird so vorgegangen, dass Risiken durch technische oder bauliche Vorrichtungen vermindert werden.

Wie der Name schon sagt, setzt der organisatorische Lösungsweg bei der Arbeitsorganisation an. Das heißt konkret, dass Abläufe so angepasst werden müssen, dass Risiken vermieden werden können. Sollten Gefahrenquellen durch die genannten Lösungsansätze nicht ausgeschaltet werden können, kommen deine Mitarbeiter und die personenbezogenen Maßnahmen ins Spiel. Die Arbeitnehmer müssen dann über die Risiken in Kenntnis gesetzt werden und diesen aktiv entgegenwirken.

Durchführen der Maßnahmen

Du als Arbeitgeber bist in der Pflicht, dass die festgehaltenen Maßnahmen zum Schutz und zur Sicherheit deiner Mitarbeiter auch wirklich durchgeführt werden. Unterstützung erfährst du auch in diesem Punkt von der Fachkraft für Arbeitssicherheit sowie deinem zuständigen Betriebsarzt. Aber auch die Mithilfe deiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist in diesem Punkt gefragt.

Du bist als Arbeitgeber sogar in der Pflicht, deine Mitarbeiter in den geltenden Arbeitsschutzmaßnahmen zu unterweisen. Diese Unterweisungspflicht kannst du alternativ aber auch an Führungskräfte delegieren. In jedem Fall müssen die Mitarbeiter über die Schutzziele und darüber informiert werden, wie diese konkret durchgeführt werden sollen. Auf diese Art und Weise wird das Gesundheitsmanagement zur Teamaufgabe.

Wann muss die Unterweisung stattfinden?

Es gilt, dass deine Mitarbeiter eine arbeitssicherheitstechnische Unterweisung erhalten, bevor sie eine Tätigkeit zum ersten Mal ausführen. Dies kann entweder der Fall sein, wenn Mitarbeiter neu eingestellt werden oder es einen Arbeitsplatzwechsel gibt. Auch wenn in deinem Unternehmen einmal mit neuen Arbeitsprozessen oder -stoffen gearbeitet werden sollte, müssen deine Mitarbeiter über etwaige Risiken in Kenntnis gesetzt werden.

Neben der sogenannten Erstunterweisung gibt es auch Wiederholungsunterweisungen. Diese müssen mindestens einmal pro Jahr stattfinden. Sollte dir auffallen, dass Sicherheitsmaßnahmen nicht durchgeführt werden oder es gehäuft zu Beinaheunfällen kommt, sollte die Unterweisung ebenfalls wiederholt werden.

Wie läuft die Unterweisung ab?

Du solltest versuchen, das Thema Gesundheitsmanagement und Prävention so interessant wie möglich zu gestalten. Versuche, deine Mitarbeiter dahingehend zu motivieren, dass ihr alle an einem Strang zieht und die Arbeitssicherheit zum Teamwork wird. Wähle die Themen aufgrund der Gefährdungsbeurteilung aus und lege einen Termin für eine bestimmte Anzahl an Mitarbeitern fest. Dabei empfiehlt es sich, in kleinen Gruppen von maximal 15 zu arbeiten und verschiedene Medien für für die Präsentation der Informationen zu nutzen. Sprich dich am besten mit dem Betriebsarzt und der Fachkraft für Arbeitssicherheit ab.

Überprüfen der Durchführung und der Wirksamkeit der Maßnahmen

Die Durchführung der Maßnahmen allein genügt natürlich nicht. Denn nur, wenn diese auch überprüft werden, kann mit Sicherheit gesagt werden, ob deine Mitarbeiter wirklich ausreichend geschützt sind oder nicht. Für die Überprüfung der Maßnahmen gibt es vorgeschriebene Termine. Aber auch danach solltest du die Qualität deiner Arbeitsschutzmaßnahmen regelmäßig überprüfen.

Wie wird die Überprüfung genau durchgeführt?

Am besten ist es, wenn du diese drei Schritte befolgst:

• Prüfe, ob die Personen, die mit der Umsetzung der Maßnahmen betraut wurde, dies termingerecht getan haben.
• Vergewissere dich, dass potenzielle Gefahrenquellen tatsächlich eliminiert worden sind und es ob gegebenenfalls neue Risiken gibt.
• Dokumentiere die Ergebnisse schriftlich.

Was ist, wenn ein Risiko nach wie vor besteht?

Sollte eine Gefährdung trotz getroffener Schutzmaßnahmen immer noch bestehen, solltest du versuchen, den Grund hierfür herauszufinden. Dafür kannst du auch den Betriebsarzt um Hilfe bitten und dich von der Fachkraft für Arbeitssicherheit beraten lassen. Danach müssen dann neue Maßnahmen zum Schutz deiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter festgelegt werden, die anschließend ebenfalls überprüft werden.

Was ist, wenn sich die Berufsgenossenschaft ankündigt?

Da die Maßnahmen zur Sicherung des Arbeitsschutzes gesetzlich geregelt sind, werden diese auch dementsprechend streng kontrolliert. Die Berufsgenossenschaften überprüfen im Zuge einer Betriebsbegehung, ob der Arbeitsplatz für deine Mitarbeiter gesundheitlich unbedenklich und arbeitstechnisch sicher gestaltet ist.

Auch für den Besuch der Berufsgenossenschaft ist es wichtig, dass du die Dokumentation über eine Gefährdungsbeurteilung vorlegen kannst. In diesem Beitrag erfährst du, wie du dich auf eine Betriebsbegehung vorbereiten kannst. Wenn du noch keine Gefährdungsbeurteilung oder andere sicherheitstechnische Vorsorgemaßnahmen vorliegen hast, kannst du dich an unsere Soforthilfe wenden. Unser Experten sind rund um die Uhr für dich erreichbar und helfen dir dabei, dein Unternehmen innerhalb von 48 Stunden rechtssicher zu machen.

Fortschreiben der Gefährdungsbeurteilung

Wie oft müssen Gefährdungsbeurteilungen eigentlich erstellt werden? Wenn du dir diese Frage auch schon einmal gestellt hast, können wir dir sagen, dass es sich beim Arbeitsschutz um einen Prozess handelt, der kontinuierlich kontrolliert und verbessert werden muss. Schließlich können sich Gegebenheiten am Arbeitsplatz ja auch einmal ändern. Wenn folgende Ereignisse eintreten, solltest du die Gefährdungen am Arbeitsplatz neu beurteilen:

• Arbeitsunfälle beziehungsweise viele Beinaheunfälle
• vermehrte Fehlzeiten aufgrund von Krankheiten
• neue Arbeitsmittel und -stoffe
• neue Desinfektionsmittel
• die Neu- oder Umgestaltung von Arbeitsplätzen/ -bereichen
• veränderte Arbeitsabläufe
• Gesetzesänderungen

Dabei musst du eine Gefährdungsbeurteilung jedoch nicht komplett neu vornehmen, sondern brauchst dich nur auf die Bereiche fokussieren, in denen es Änderungen gab.

Wie kann der Gesundheitsschutz beständig verbessert werden?

Einen ganz wichtigen Punkt haben wir eben schon angesprochen. Du musst – gemeinsam mit dem Betriebsarzt und der Fachkraft für Arbeitssicherheit – ein Auge auf die gesundheitlichen und arbeitssicherheitstechnischen Entwicklungen in deinem Unternehmen haben. Außerdem ist auch in diesem Punkt die Kommunikation mit deinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gefragt. Sie können dir am besten sagen, in welchen Bereichen Probleme bestehen. Wenn du noch nie eine Gefährdungsbeurteilung erstellt hast, empfehlen wir dir unsere Software zur Erstellung von Gefährdungsbeurteilungen. Damit erhältst du in wenigen Minuten eine Analyse der aktuellen Gefährdungslage mit detaillierten Vorschlägen und Maßnahmen zum Schutz deiner Mitarbeiter.

Beitragsbild: © Shutterstock, Pentium5