Unterweisung Fremdfirmen Handwerker, Reinigungsdienst und Zeitarbeitskraft vor dem ersten Handgriff richtig einweisen

Wer unterweist Fremdfirmen und Leiharbeitnehmer in eurem Betrieb?

Bei der Unterweisung von Fremdfirmen und Leiharbeitnehmern kommt es darauf an, wer die Arbeit anleitet. Zeitarbeitskräfte unterweist ihr als Einsatzbetrieb selbst, und zwar vor dem ersten Arbeitstag.¹ Beschäftigte einer Fremdfirma unterweist deren eigener Arbeitgeber. Ihr müsst sie aber über die Gefahren in eurem Betrieb informieren, euch mit der Firma abstimmen und euch vergewissern, dass ihre Leute passende Anweisungen bekommen haben.²

In vielen kleinen Betrieben fällt dieser Teil des Arbeitsschutzes erst auf, wenn jemand danach fragt. Die Unterweisung für das eigene Team ist organisiert, die Liste ist unterschrieben. Für den Reinigungsdienst, der abends die Steuerkanzlei putzt, für den Elektriker, der in der Physiopraxis neue Leuchten montiert, oder für die Zeitarbeitskraft, die im Lager des Onlineshops beim Weihnachtsgeschäft hilft, gibt es dagegen nichts. Die Ursache ist fast immer dieselbe: Arbeitsschutz endet gedanklich an der eigenen Personalliste. Das Gesetz zieht die Grenze anders. Maßgeblich ist, wer in euren Räumen arbeitet und wessen Gefahren ihn dort treffen können.

Bevor ihr klärt, was zu tun ist, lohnt sich deshalb ein Blick auf die Vertragsform. Bei einer Arbeitnehmerüberlassung gilt eine Person als überlassen, wenn sie in eure Arbeitsorganisation eingegliedert ist und euren Weisungen unterliegt.³ Bei einem Werk- oder Dienstvertrag mit einer Fremdfirma dagegen bestellt ihr ein Ergebnis, etwa saubere Büros oder eine fertige Elektroinstallation. Die Leute der Firma arbeiten nach den Anweisungen ihres eigenen Chefs.

Diese Unterscheidung bestimmt, wer welche Unterlagen braucht. Die Grundlagen der Unterweisung für das eigene Team, also Häufigkeit, Themen und Nachweis, findet ihr im Beitrag zur Unterweisung im Arbeitsschutz. Hier geht es um die Menschen, die nicht auf eurer Gehaltsliste stehen.

Was gilt bei Leiharbeitnehmern aus der Zeitarbeit?

Für die Zeitarbeit ist die Rechtslage eindeutig. Das Arbeitsschutzgesetz legt die Unterweisungspflicht ausdrücklich auf den Betrieb, in dem die Leiharbeitskraft tatsächlich arbeitet:

Das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz bestätigt das aus der anderen Richtung. Die Tätigkeit beim Entleiher unterliegt den Arbeitsschutzvorschriften, die für dessen Betrieb gelten, und die Arbeitgeberpflichten daraus treffen den Entleiher, ohne dass der Verleiher aus der Verantwortung entlassen wird. Insbesondere müsst ihr die Leiharbeitskraft vor Beginn der Beschäftigung und bei Veränderungen in ihrem Arbeitsbereich über die Gefahren und die Schutzmaßnahmen unterrichten. Zusätzlich gehört dazu der Hinweis, ob besondere Qualifikationen, eine besondere ärztliche Überwachung nötig sind oder ob am Arbeitsplatz erhöhte besondere Gefahren bestehen.⁴

Für euch heißt das: Die Zeitarbeitskraft bekommt dieselbe arbeitsplatzbezogene Erstunterweisung wie ein neuer eigener Mitarbeiter, nur angepasst an ihre Vorkenntnisse. Wer schon jahrelang in Lagern gearbeitet hat, braucht keine Einführung in das Tragen von Kartons. Er muss aber wissen, wo bei euch die Fluchtwege sind, welche Regalhöhe tabu ist und wer Ersthelfer ist.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Onlineshop mit sechs Beschäftigten und kleinem Lager holt sich für November und Dezember zwei Zeitarbeitskräfte. Am ersten Morgen zeigt die Lagerleitung den Arbeitsplatz, erklärt Leiter, Rollwagen und Cuttermesser, den Weg zum Verbandkasten und den Sammelplatz. Sie fragt nach, was die beiden schon kennen, lässt sich einen Handgriff vormachen und hält Datum, Inhalte und Namen schriftlich fest. Das dauert eine halbe Stunde und ist genau die Unterweisung, die das Gesetz verlangt.

Die Zeitarbeitsfirma bleibt trotzdem im Boot. Sie bleibt Arbeitgeber, kümmert sich um Grundunterweisung und Auswahl geeigneter Leute und schließt mit euch einen Überlassungsvertrag. Die VBG empfiehlt, darin eine Arbeitsschutzvereinbarung aufzunehmen. Dort wird unter anderem geregelt, wer die Gefährdungsbeurteilung beisteuert, wer persönliche Schutzausrüstung stellt, wer arbeitsmedizinische Vorsorge organisiert und wer am Einsatzort unterweist. Außerdem sieht die VBG vor, dass die Zeitarbeitsfirma ihre Leute am Arbeitsplatz besucht und dabei prüft, ob der Einsatzbetrieb tatsächlich unterweist.⁵

Bleibt eine Zeitarbeitskraft länger bei euch, nehmt sie einfach in euren regulären Unterweisungsrhythmus auf. So fällt sie bei der jährlichen Wiederholung oder bei neuen Arbeitsmitteln nicht durchs Raster.

Welche Pflichten habt ihr, wenn eine Fremdfirma bei euch arbeitet?

Bei Fremdfirmen verteilt das Gesetz die Aufgaben anders. Die Firma unterweist ihre eigenen Beschäftigten, denn sie ist deren Arbeitgeber. Arbeiten aber Beschäftigte mehrerer Arbeitgeber an einem Arbeitsplatz, müsst ihr zusammenarbeiten. Soweit es für Sicherheit und Gesundheitsschutz erforderlich ist, informiert ihr euch gegenseitig und eure Beschäftigten über die Gefahren und stimmt die Schutzmaßnahmen ab.² Dazu kommt eine Pflicht, die oft übersehen wird:

Für Mitgliedsbetriebe einer Berufsgenossenschaft ergänzt die DGUV Vorschrift 1 diese Pflichten an zwei Stellen.⁶

• Zusammenarbeit und Koordination (§ 6): Arbeiten Beschäftigte mehrerer Unternehmer oder selbstständige Einzelunternehmer an einem Arbeitsplatz, arbeitet ihr zusammen. Soweit es zur Vermeidung einer gegenseitigen Gefährdung erforderlich ist, bestimmt ihr eine Person, die die Arbeiten aufeinander abstimmt. Zur Abwehr besonderer Gefahren bekommt sie eine Weisungsbefugnis. Auch hier müsst ihr euch vergewissern, dass Personen, die in eurem Betrieb tätig werden, angemessene Anweisungen erhalten haben.
• Vergabe von Aufträgen (§ 5): Beauftragt ihr jemanden, Einrichtungen zu planen, herzustellen, zu ändern oder instand zu setzen, gebt ihr ihm schriftlich auf, die maßgeblichen Arbeitsschutzvorgaben zu beachten. Bei Aufträgen an ein Fremdunternehmen unterstützt ihr es außerdem bei der Gefährdungsbeurteilung zu den Gefahren, die es nur in eurem Betrieb gibt.

Geht es um Arbeitsmittel, also Maschinen, Leitern, Geräte oder Anlagen, kommt die Betriebssicherheitsverordnung dazu. Danach dürft ihr nur Auftragnehmer beauftragen, die für die Arbeiten die nötige Fachkunde haben. Ihr informiert sie über Gefährdungen durch eure Arbeitsmittel, und sie informieren euch über Gefährdungen durch ihre Arbeiten. Können Beschäftigte anderer Arbeitgeber gefährdet werden, stimmt ihr die Gefährdungsbeurteilungen und Schutzmaßnahmen ab. Besteht eine erhöhte Gefährdung für Beschäftigte anderer Arbeitgeber, ist schriftlich ein Koordinator zu bestellen. Klärt im Vertrag, wer das übernimmt. Eure eigene Verantwortung bleibt davon unberührt.⁷

Wie das im Alltag aussieht, zeigen zwei typische Fälle. Eine Steuerkanzlei mit zwölf Leuten lässt ihre Räume abends von einer Gebäudereinigung putzen. Die Reinigungskräfte unterweist ihr Arbeitgeber, auch zum Umgang mit den eigenen Reinigungsmitteln. Die Kanzlei sagt der Firma aber, was nur sie weiß: wo der Notausgang ist, dass die Kellertreppe schlecht beleuchtet ist, welcher Raum mit dem Serverschrank nicht feucht gewischt wird und was im Notfall zu tun ist, wenn abends niemand mehr im Haus ist.

Anders liegt es in einer Physiotherapiepraxis, in der ein Elektriker im laufenden Betrieb Leuchten tauscht. Hier kreuzen sich die Wege: Patienten im Flur, eine Leiter vor dem Behandlungsraum, kurzzeitig abgeschaltete Stromkreise. Die Praxisinhaberin bespricht vor Beginn mit dem Elektriker, welche Bereiche abgesperrt werden, wann welche Räume stromlos sind und wer ihre Mitarbeiterinnen informiert. Damit ist die Abstimmung nach § 8 ArbSchG erledigt, und auch ihr eigenes Team weiß, worauf es achten muss.

Wie läuft die Einweisung vor Arbeitsbeginn in der Praxis ab?

Eine feste Form schreibt keine der Vorschriften vor. Bewährt hat sich ein kurzer, immer gleicher Ablauf, der sich an der Art der Tätigkeit orientiert. Für die Fensterreinigung reicht ein Gespräch von wenigen Minuten, für Arbeiten an der Elektroanlage im laufenden Betrieb braucht es mehr Abstimmung. Die DGUV Information 215-830 bietet eine ausführliche Hilfe für die Zusammenarbeit mit Fremdfirmen im Rahmen von Werkverträgen.⁸

Für die Einweisung selbst hilft ein einseitiges Merkblatt, das ihr einmal erstellt und jedem Auftrag beilegt. Darauf stehen die Punkte, die für alle Externen gelten, egal ob sie Fenster putzen oder Server warten. Die Inhalte leitet ihr aus eurer Gefährdungsbeurteilung ab, ergänzt um die Hausregeln, die nur bei euch gelten. Die Betriebsanweisungen für eure Geräte gehören dazu, wenn Externe sie benutzen sollen.

Den Spieß umgedreht kennen viele VBG-Betriebe aus eigener Erfahrung. Die Techniker eines IT-Systemhauses arbeiten regelmäßig in fremden Serverräumen und Kellern. Dort ist ihr Arbeitgeber für die Unterweisung zuständig, der Kunde muss aber über seine Gefahren informieren. Wer als Dienstleister selbst nach einer kurzen Einweisung beim Kunden fragt, schützt seine Leute und zeigt, dass er die Regeln kennt.

Bei einer Betriebsprüfung fragt die Aufsichtsperson häufig nach Regelungen für Fremdfirmen und externe Beschäftigte. Wie ihr euch darauf vorbereitet, lest ihr im Beitrag zur Betriebsprüfung der BG.

Wichtiger als das Bußgeld ist die Frage nach einem Unfall. Dann zählt, ob ihr nachweisen könnt, dass ihr informiert, abgestimmt und eingewiesen habt. Ein unterschriebenes Merkblatt im Auftragsordner ist dafür ein guter Anfang.