Gefährdungsbeurteilung im Büro Gefährdungsbeurteilung im Büro mit Blick für Kabel, Klima und Kopf

Warum braucht auch ein Büro eine Gefährdungsbeurteilung?

„Bei uns im Büro passiert doch nichts.“ Diesen Satz hört man in Kanzleien, Agenturen und Hausverwaltungen oft, und er stimmt nur zur Hälfte. Schwere Unfälle sind am Schreibtisch selten. Trotzdem braucht jedes Büro mit mindestens einem Beschäftigten eine Gefährdungsbeurteilung, denn das Arbeitsschutzgesetz kennt keine Ausnahme für Büroarbeit und keine Untergrenze bei der Betriebsgröße.¹ Eine Gefährdungsbeurteilung im Büro ist meist schnell gemacht, wenn ihr wisst, worauf ihr schauen müsst.

Die VBG beschreibt das Risiko im Büro so: Es geht weniger um Unfälle oder Berufskrankheiten als um arbeitsbedingte Gesundheitsrisiken, und Muskel- und Skelettbeschwerden gehören zu den häufigen Ursachen für Ausfallzeiten.² Der verspannte Nacken nach acht Stunden am Notebook, das stickige Besprechungszimmer im Hochsommer und der Dauerdruck vor jeder Abgabefrist gehören deshalb genauso in die Beurteilung wie das Verlängerungskabel quer durch den Flur.

Für Bildschirmarbeitsplätze ist die Arbeitsstättenverordnung noch genauer. Sie verlangt ausdrücklich, dass ihr bei der Gefährdungsbeurteilung auch auf Augen und Psyche schaut:

Mit „er“ ist der Arbeitgeber gemeint, also ihr.³ Wie ihr eine Gefährdungsbeurteilung grundsätzlich aufbaut, dokumentiert und fortschreibt, steht in unserer Anleitung mit allen sieben Schritten. In diesem Beitrag geht es um das, was im Büro typischerweise hineingehört. Er ist der Auftakt einer Reihe, in der wir die typischen Gefährdungen einzelner Branchen nacheinander vorstellen.

Welche typischen Gefährdungen gibt es im Büro?

Einen guten Maßstab liefert die Branchenregel für Bürobetriebe, die DGUV Regel 115-401. Sie richtet sich laut VBG an alle Betriebe mit Büroarbeitsplätzen und konkretisiert die Arbeitsstättenverordnung und den Leitfaden für Bildschirm- und Büroarbeitsplätze, die DGUV Information 215-410.²⁴⁵ Die Übersicht fasst die acht Bereiche zusammen, die in fast jedem Büro vorkommen, mit einer typischen Maßnahme und der jeweiligen Grundlage.

Die Tabelle ist ein Startpunkt, kein fertiges Ergebnis. Gleichartige Arbeitsplätze dürft ihr zusammen beurteilen, das spart gerade im Büro viel Zeit.¹ Zehn gleich ausgestattete Sachbearbeitungsplätze sind also eine Zeile, der Empfang mit Publikumsverkehr und das Archiv im Keller sind eigene Zeilen.

Bei Stolpern und Stürzen lohnt ein Gang durch die Räume. Die Arbeitsstättenverordnung verlangt Fußböden ohne Unebenheiten, Löcher, Stolperstellen oder gefährliche Schrägen.⁶ Nach der Branchenregel dürfen Verkehrswege nicht durch Stühle oder abgestellte Gegenstände eingeengt werden, und ab einer Ablagehöhe von 1,80 Meter stellt ihr einen geeigneten Tritt oder eine Leiter bereit, statt dass jemand auf den Drehstuhl steigt.⁴

Bei elektrischen Geräten wie Kaffeemaschine, Ladegerät und Mehrfachsteckdose gilt die Betriebssicherheitsverordnung. Ihr legt in der Gefährdungsbeurteilung Art und Umfang der Prüfungen sowie die Fristen der wiederkehrenden Prüfungen fest.⁷ Die Branchenregel verweist dafür auf die Technischen Regeln TRBS 1201 und TRBS 1203 und verlangt zusätzlich, dass Arbeitsmittel vor jeder Verwendung auf offensichtliche Mängel kontrolliert werden.⁴ Das angeschmolzene Kabel der Teeküche fällt so auf, bevor es zum Problem wird.

Worauf kommt es bei Bildschirm, Raumklima und Psyche an?

Bildschirmarbeit ist im Büro der Normalfall und deshalb fast immer der größte Block der Gefährdungsbeurteilung. Die Arbeitsstättenverordnung verlangt unter anderem frei dreh- und neigbare Bildschirme mit reflexionsarmer Oberfläche und Tätigkeiten, die durch andere Aufgaben oder regelmäßige Erholungszeiten unterbrochen werden.⁶ Der Leitfaden der DGUV empfiehlt dafür vor allem Mischarbeit und sieht mehrere kurze Erholungszeiten als wirksamer an als wenige lange.⁵ Wer regelmäßig am Notebook arbeitet, braucht am Schreibtisch nach demselben Leitfaden externe Tastatur und Maus und bei Bedarf einen zusätzlichen Bildschirm.⁵ Außerdem müsst ihr Beschäftigten an Bildschirmgeräten eine Angebotsvorsorge anbieten, die eine angemessene Untersuchung der Augen und des Sehvermögens umfasst.⁸

Beim Raumklima nennt die Branchenregel klare Werte aus den Technischen Regeln für Arbeitsstätten:

• Temperatur: mindestens 20 °C bei sitzender Tätigkeit, ab 26 °C sind Maßnahmen zu ergreifen, ab 30 °C müssen sie ergriffen werden.
• Licht: mindestens 500 Lux für Schreiben, Lesen und Bildschirmarbeit.
• Lärm: höchstens 55 dB(A) für konzentrierte geistige Arbeit, Drucker und Kopierer möglichst in eigene Technikräume.
• Platz: als Richtwert 8 bis 10 m² je Person, im Großraumbüro 12 bis 15 m².

Alle vier Werte stammen aus der DGUV Regel 115-401.⁴ Wer umbaut oder neue Räume bezieht, findet in der DGUV Information 215-441 zur Büroraumplanung Hilfen für das systematische Planen und Gestalten von Büros.⁹

Psychische Belastungen bei der Arbeit stehen ausdrücklich im Gesetz und sind damit kein freiwilliger Zusatz.¹ Die Branchenregel nennt für Büros typische Auslöser wie unklare Aufgaben und Verantwortlichkeiten, hohe Arbeitsintensität, fehlende Abwechslung, mangelnde Kommunikation und fehlende Rückmeldungen. Als Maßnahmen schlägt sie unter anderem eindeutige Stellenbeschreibungen, Handlungsspielräume, Vertretungsregelungen, klare Kommunikationsregeln und regelmäßiges Feedback vor.⁴ In der Kanzlei während der Fristen oder in der Agentur vor der Präsentation zeigen sich diese Punkte zuerst.

Wie bezieht ihr Brandschutz, Wege und Homeoffice ein?

Im Notfall muss jeder wissen, was zu tun ist. Das Arbeitsschutzgesetz verpflichtet euch, Maßnahmen zur Ersten Hilfe, Brandbekämpfung und Evakuierung zu treffen und dabei auch die Anwesenheit anderer Personen zu berücksichtigen, etwa von Mandanten oder Kunden. Ihr müsst außerdem Beschäftigte benennen, die diese Aufgaben übernehmen.¹⁰ Die Branchenregel empfiehlt mindestens 5 Prozent der Belegschaft als Brandschutzhelfer, geeignete Feuerlöscher und eine regelmäßige Unterweisung in deren Gebrauch. Fluchtwege müssen ständig frei bleiben.⁴ Wer den Kopierer im Flur vor die Notausgangstür schiebt, hat damit schon den ersten Befund für die Begehung.

Wege gehören ebenfalls in die Beurteilung. Der unmittelbare Weg zur Arbeit und zurück ist gesetzlich unfallversichert.¹¹ Für die Hausverwaltung, die Objekte besichtigt, oder das IT-Systemhaus mit Terminen beim Kunden kommen Dienstwege und Fahrten hinzu. Die Branchenregel widmet der Verkehrssicherheit im Außendienst ein eigenes Kapitel.⁴ Dienstfahrzeuge sind Arbeitsmittel und brauchen wie die Geräte im Büro festgelegte Prüfungen.⁷

Arbeiten eure Leute zu Hause, gilt die Pflicht zur Gefährdungsbeurteilung dort genauso.¹ Die DGUV empfiehlt, Beurteilung und Unterweisung an die mobile Bürotätigkeit anzupassen, eine Mustergefährdungsbeurteilung zu nutzen und auf den jeweiligen Arbeitsort zuzuschneiden. Der Mitwirkung der Beschäftigten kommt dabei eine noch stärkere Rolle zu.¹² Ob für euch zusätzlich die Arbeitsstättenverordnung gilt, hängt vom Unterschied zwischen Telearbeit und mobilem Arbeiten ab.

Aus allen Bereichen ergibt sich, worüber ihr euer Team unterweist. Die Unterweisung ist eine eigene Pflicht von euch als Arbeitgeber, sie muss auf den Arbeitsplatz zugeschnitten sein und während der Arbeitszeit stattfinden.¹⁵ Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt unterstützen euch dabei, die Unterweisung selbst gehört aber nicht zu ihrer Betreuung.

Wie sieht die Gefährdungsbeurteilung in Kanzlei, Agentur, Hausverwaltung und IT-Firma aus?

Kein Büro gleicht dem anderen. Vier Beispiele zeigen, wo die Schwerpunkte liegen können:

• Anwaltskanzlei mit sieben Beschäftigten: Die Bildschirmplätze im Sekretariat beurteilt ihr gemeinsam. Eigene Zeilen bekommen das Aktenarchiv im Keller mit hohen Regalen, für das ein Tritt bereitsteht, und die Belastung durch Fristen und schwierige Mandantengespräche.
• Werbeagentur mit zwölf Leuten im Dachgeschoss: Großraum mit Telefonaten und Besprechungen am Tisch nebenan, im Sommer Temperaturen über 26 °C und Kabel für Präsentationstechnik auf dem Boden. Dazu kommen Lastspitzen vor jeder Präsentation beim Kunden.
• Hausverwaltung mit fünf Beschäftigten: Im Büro geht es um Bildschirmarbeit und Publikumsverkehr am Empfang. Außerhalb kommen Objektbesichtigungen mit dunklen Kellertreppen, Fahrten zwischen den Häusern und Konflikte mit verärgerten Mietern hinzu.
• IT-Firma mit 15 Entwicklern, die meist zu Hause arbeiten: Eine Grundbeurteilung für die Arbeitsplätze zu Hause, eine klare Regel zur Erreichbarkeit und eine eigene Zeile für den kleinen Serverraum mit seiner Elektrik.

Wie solche Zeilen mit Maßnahme, Verantwortlichem und Termin aussehen, zeigen die ausgefüllten Beispielzeilen in unserem Beitrag zur Vorlage. Für das Vorgehen im Büro reichen fünf Schritte.

Für die Dokumentation schreibt das Gesetz keine feste Form vor. Aus euren Unterlagen müssen das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung, die festgelegten Maßnahmen und das Ergebnis ihrer Überprüfung hervorgehen.¹⁶ Die VBG nennt als Anlässe für eine Aktualisierung unter anderem neue Arbeitsmittel und veränderte Arbeitsabläufe und hält bei ihren Mitgliedsbetrieben eine Überprüfung alle drei Jahre für bewährt. Rechtlich bindend ist diese Frist nicht.¹⁷