Gefährdungsbeurteilung Muster So wird aus einem Muster eine Gefährdungsbeurteilung, die zu eurem Betrieb passt

Was muss ein Muster für die Gefährdungsbeurteilung leisten?

Ein gutes Muster für die Gefährdungsbeurteilung gibt euch eine Struktur vor, in die ihr eure eigenen Arbeitsplätze, Gefährdungen und Maßnahmen eintragt. Ein Formular, das ihr einmal abhakt und abheftet, ist es nicht. Das Gesetz schreibt keine bestimmte Vorlage vor, sondern nur, was am Ende aus euren Unterlagen hervorgehen muss.¹

Der Wunsch ist verständlich: eine Datei herunterladen, an einem Nachmittag ausfüllen, Haken dran. Die Realität sieht anders aus, sobald jemand von außen draufschaut. Stellt euch eine Steuerkanzlei mit acht Leuten vor, die eine Vorlage aus dem Internet ausgefüllt hat. Darin stehen Bildschirmarbeit, Stolperstellen und Brandschutz, also das, was in fast jedem Büro vorkommt. Nicht darin steht, dass zwei Mitarbeiter regelmäßig Belege bei Mandanten abholen, dass in der Abgabesaison bis spät abends gearbeitet wird und dass zu keiner Maßnahme ein Termin oder ein Name eingetragen ist. Die Vorlage sieht vollständig aus, die Gefährdungsbeurteilung ist es nicht.

Was eine Vorlage mindestens abbilden muss, ergibt sich aus einem einzigen Satz im Arbeitsschutzgesetz:

Drei Dinge also: das Ergebnis, die Maßnahmen und das Ergebnis der Überprüfung. Bei gleichartiger Gefährdungssituation dürfen die Unterlagen zusammengefasste Angaben enthalten.¹ Noch deutlicher wird die Leitlinie der Gemeinsamen Deutschen Arbeitsschutzstrategie (GDA), mit der sich Arbeitsschutzbehörden und Unfallversicherungsträger auf eine gemeinsame Bewertung verständigt haben. Die Dokumentation erfordert keine bestimmte Art von Unterlagen, Papier ist ebenso zulässig wie eine Datei. Aus ihr muss aber erkennbar sein, dass die Gefährdungsbeurteilung tatsächlich durchgeführt wurde.²

Damit ist auch klar, woran sich eine Vorlage messen lassen muss. Sie ist gut, wenn sie euch zwingt, eure Arbeit zu beschreiben, Maßnahmen festzulegen und später zu prüfen, ob sie wirken. Wie ihr eine Gefährdungsbeurteilung von Grund auf angeht, erklären wir ausführlich im Leitfaden zum Erstellen der Gefährdungsbeurteilung. Hier geht es um das Werkzeug selbst, also um die Spalten, um ausgefüllte Beispielzeilen und um die Frage, wo eine Vorlage aufhört.

Welche Spalten gehören in eine Vorlage zur Gefährdungsbeurteilung?

Die GDA-Leitlinie nennt vier Mindestinhalte: die Beurteilung der Gefährdungen, konkrete Maßnahmen mit Terminen und Verantwortlichen, die Durchführung der Maßnahmen samt Überprüfung der Wirksamkeit und das Datum der Erstellung oder Aktualisierung. Spezielle Anforderungen aus anderen Arbeitsschutzvorschriften kommen hinzu.² Genau so sind auch die Vorlagen der Berufsgenossenschaften aufgebaut. Die Beispieltabelle der BGW für Arztpraxen hat zum Beispiel Spalten für Handlungsbedarf, Verantwortliche, Fristen und die Prüfung der Wirksamkeit.³

Daraus lässt sich ein Muster ableiten, das für Büro, Praxis und Werkstatt gleichermaßen funktioniert. Oben steht ein Kopf mit Betrieb, Arbeitsbereich oder Tätigkeit, beteiligten Personen und Datum. Darunter folgt eine Tabelle, in der jede Gefährdung eine eigene Zeile bekommt.

Die letzte Spalte brauchen nicht alle. Sobald ihr aber Arbeitsmittel verwendet, verlangt die Betriebssicherheitsverordnung mehr. Das Ergebnis muss dann vor der ersten Verwendung dokumentiert sein und unter anderem Art und Umfang der erforderlichen Prüfungen sowie die Fristen der wiederkehrenden Prüfungen enthalten. Die Dokumentation darf auch elektronisch erfolgen.⁴

Bei der Maßnahmen-Spalte lohnt sich ein zweiter Blick. Wer hier nur eine Freitextzeile hat, schreibt schnell in jede Zeile „Mitarbeiter unterweisen“. Das Arbeitsschutzgesetz gibt eine Rangfolge vor: Gefahren sind an ihrer Quelle zu bekämpfen, individuelle Schutzmaßnahmen sind nachrangig.⁵ Eine Vorlage, die Maßnahmen nach technisch, organisatorisch und persönlich trennt, macht diese Reihenfolge sichtbar. Die Unterweisung bleibt trotzdem eine eigene Pflicht von euch als Arbeitgeber. Sie muss auf den Arbeitsplatz ausgerichtet sein und vor Aufnahme der Tätigkeit stattfinden.⁶

Wie sehen ausgefüllte Beispielzeilen für Büro, Praxis und Werkstatt aus?

Ein leeres Muster sagt wenig. Erst ausgefüllte Zeilen zeigen, wie konkret es werden muss. Der folgende Ausschnitt stammt aus drei ganz unterschiedlichen Betrieben: der Steuerkanzlei aus dem Einstieg, einer Hausarztpraxis mit sechs Beschäftigten und einem Messebauer mit eigener Holzwerkstatt. Die Gefährdungen und Maßnahmen sind allgemein anerkannt und mit Vorschriften oder Handlungshilfen belegt. Namen und Termine tragt ihr selbst ein.

Hinter jeder Zeile steckt eine Vorgabe. Für die Bildschirmarbeitsplätze der Kanzlei verlangt die Arbeitsstättenverordnung reflexionsarme Bildschirme ohne störende Blendung, dreh- und neigbare Monitore und Unterbrechungen der Bildschirmarbeit durch andere Tätigkeiten oder Erholungszeiten.⁷ Für Tätigkeiten an Bildschirmgeräten müsst ihr außerdem eine Angebotsvorsorge anbieten.⁸ Die zweite Kanzlei-Zeile ist kein Luxus: Psychische Belastungen bei der Arbeit stehen ausdrücklich im Gesetz.⁹

In der Hausarztpraxis gilt die Biostoffverordnung. Spitze und scharfe Instrumente sind durch solche mit geringerer Verletzungsgefahr zu ersetzen, soweit das technisch möglich und zur Vermeidung einer Infektion erforderlich ist, und gebrauchte Kanülen dürfen grundsätzlich nicht in die Schutzkappe zurückgesteckt werden.¹⁰ Die BGW nennt als Maßnahmen gegen Hautbelastungen unter anderem, Feuchtarbeit zeitlich zu begrenzen, mit trockenen Tätigkeiten abzuwechseln und einen Hautschutzplan aufzustellen.³ Bei Feuchtarbeit von regelmäßig mehr als zwei Stunden am Tag ist Vorsorge anzubieten, ab vier Stunden ist sie Pflicht.⁸

In der Werkstatt des Messebauers legt die Lärm- und Vibrations-Arbeitsschutzverordnung die Schwellen fest. Der untere Auslösewert liegt bei einem Tages-Lärmexpositionspegel von 80 dB(A), der obere bei 85 dB(A).¹¹ Ab dem unteren Wert müsst ihr Gehörschutz zur Verfügung stellen, ab dem oberen dafür sorgen, dass er auch getragen wird.¹² Für die Elektrohandmaschinen legt ihr in der Gefährdungsbeurteilung Art, Umfang und Fristen der Prüfungen fest, die Prüfung selbst übernimmt eine zur Prüfung befähigte Person.⁴¹³

Was ihr an den Beispielen auch seht: Keine der Zeilen lässt sich eins zu eins in einen anderen Betrieb kopieren. Die Kanzlei hat keine Kanülen, die Praxis keine Formatkreissäge. Und selbst zwei Kanzleien unterscheiden sich, wenn die eine Mandanten vor Ort betreut und die andere nicht.

Wo stößt eine Vorlage an ihre Grenzen?

Jede Vorlage bildet nur ab, woran ihr Verfasser gedacht hat. Die VBG schreibt deshalb über ihre eigenen Arbeitshilfen, dass sie vor Ort im Unternehmen auf Anwendbarkeit und Vollständigkeit überprüft und angepasst werden müssen. Die Maßnahmen aus den Katalogen sind darauf zu prüfen, ob sie zur betrieblichen Situation passen, und die aufgeführten Gefährdungen sind gegebenenfalls um weitere zu ergänzen.¹⁴ Das gilt erst recht für eine Vorlage, die irgendwo im Netz steht.

In der Praxis zeigen sich vier typische Grenzen:

• Fehlende Tätigkeiten: Ein IT-Systemhaus mit zwölf Leuten beurteilt sein Büro sorgfältig, vergisst aber die Techniker, die beim Kunden Server einbauen. Für Arbeitsplätze, die nicht an einem festen Ort liegen, empfiehlt die GDA-Leitlinie, neben der grundlegenden Beurteilung auch eine ortsbezogene vorzuhalten.²
• Psychische Belastung: Kataloge können hier keine abschließende Beurteilung liefern. Die VBG verweist dafür auf eigene Verfahren.¹⁴
• Abgehakte Zeilen ohne Folgen: Ein Kreuz bei „trifft zu“ ersetzt keine Maßnahme mit Namen und Termin.
• Veralteter Stand: Wer umzieht, neue Maschinen anschafft oder Homeoffice einführt, muss die betroffenen Zeilen ergänzen. Eine Vorlage aktualisiert sich nicht von selbst.

Eine Vorlage nimmt euch also das Nachdenken nicht ab. Sie sorgt dafür, dass ihr nichts Grundsätzliches vergesst und dass das Ergebnis nachvollziehbar ist. Die eigentliche Arbeit bleibt der Blick in euren Betrieb: Was tun eure Leute, wo und mit welchen Mitteln.

Welche offiziellen Muster und Handlungshilfen gibt es kostenlos?

Bevor ihr eine beliebige Vorlage aus dem Netz nehmt, lohnt sich der Blick zu eurer eigenen Berufsgenossenschaft. Welche das ist, steht auf eurem Beitragsbescheid. Die Berufsgenossenschaften und Unfallkassen stellen nach Angabe der DGUV eine Vielzahl branchen- und bereichsspezifischer Handlungshilfen zur Verfügung, und ihre Aufsichtspersonen beraten auf Anfrage.¹⁵ Für Kleinbetriebe bis zehn Beschäftigte hat das einen zusätzlichen Vorteil, weil die GDA-Leitlinie die Arbeit mit einer solchen Handlungshilfe ausdrücklich als ausreichende Dokumentation anerkennt.²

Einige Beispiele:

• VBG: Die kostenfreie Software GEDOKU führt durch die Schritte, enthält Vorlagen und richtet sich an Unternehmen bis 50 Beschäftigte. Dazu kommen Basiskataloge, etwa für Büro- und Bildschirmarbeit, Themen- und Branchenkataloge sowie der PRAXIS-CHECK für Betriebe bis zehn Beschäftigte. Für die psychische Belastung bietet die VBG die Kurzanalyse im Team für Betriebe bis 50 Beschäftigte an.¹⁶
• BGW: Für Praxen und andere Gesundheitsberufe gibt es Dokumentationshilfen mit Formblättern zum Ausfüllen und Mustertexten.¹⁷ Die Broschüre für Arztpraxen enthält eine fertige Beispieltabelle mit Gefährdungen und Maßnahmen.³
• Andere Berufsgenossenschaften: Handwerk, Handel oder Gastgewerbe finden die passenden Hilfen bei ihrem jeweiligen Träger. Die DGUV verweist zusätzlich auf ein Portal der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin mit einer Sammlung von Handlungshilfen verschiedener Anbieter.¹⁵

So kommt ihr mit einem Muster Schritt für Schritt zu einer Gefährdungsbeurteilung, die zu eurem Betrieb passt:

Für die Unterweisung leitet ihr die Inhalte direkt aus den Zeilen eurer Vorlage ab. Die DGUV Vorschrift 1 verlangt, dass ihr eure Beschäftigten mindestens einmal jährlich unterweist und das dokumentiert.¹⁸ Unterstützung bekommt ihr von Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt, die euch nach dem Arbeitssicherheitsgesetz bei der Beurteilung der Arbeitsbedingungen beraten.¹⁹²⁰ Die Verantwortung bleibt aber bei euch.