Mitarbeiter*innen mit Online-Unterweisungen schulen Unterweisungen – deine Pflicht als Unternehmer*in

Arbeitsunfälle und Gesundheitsgefahren geschehen meist durch menschliches Fehlverhalten. Eine der wirksamsten Methoden, um dem vorzubeugen, sind regelmäßige Unterweisungen. Aber worin müssen deine Mitarbeiter*innen unterwiesen werden? Hier erfährst du, welche Maßnahmen zur Wahrung der Arbeitssicherheit und Arbeitsmedizin ergriffen werden müssen. Und wie du deine Mitarbeiter*innen noch vor dem Einstieg in den Job sowie fortlaufend mit Online-Unterweisungen vorbereiten kannst. Außerdem erfährst du, wie du als Arbeitgeber*in davon profitierst.

Das erfährst du in diesem Beitrag:

Warum sind Unterweisungen für Mitarbeiter*innen überhaupt wichtig?

Mit der Einführung von § 12 ArbSchG bist du als Arbeitgeber*in verpflichtet, deine Mitarbeiter*innen ausreichend über Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz zu unterweisen oder sie durch fachkundige Personen unterweisen zu lassen.

Zudem sind ausführliche Unterweisungen deiner Mitarbeiter*innen wichtige präventive Schutzmaßnahmen für dich und dein Unternehmen. Arbeitsunfälle jeglicher Art können minimiert werden und du kannst sicherstellen, dass alle Mitarbeiter*innen auf einem Wissensstand sind sowie über die Fähigkeiten verfügen, ihre Arbeit selbstständig und sicher auszuführen.

Insbesondere im Arbeitsalltag befolgen Mitarbeiter*innen die Sicherheitsvorkehrungen und Schutzmaßnahmen oft nachlässig. Durch eine jährliche Unterweisung frischst du das Wissen und die Aufmerksamkeit deiner Mitarbeiter*innen auf, erlangst Rechtssicherheit und vermeidest Arbeitsunfälle. Regelmäßige Unterweisungen sind dadurch ein essentieller Bestandteil für eine nachhaltige Unternehmensentwicklung.

Wer trägt die Verantwortung für die Sicherheit und Gesundheit von Mitarbeiter*innen?

Grundsätzlich sind alle Mitarbeiter*innen laut dem § 15 ArbSchG verpflichtet, bei ihrer Arbeit die Arbeitsschutzbestimmungen und Weisungen der Arbeitgeber*innen zu beachten und selbst für die Gesundheit und Sicherheit aller zu sorgen, die durch ihre Handlungen betroffen werden können.

Die tatsächliche Verantwortung für den Arbeitsschutz trägst aber stets du als Arbeitgeber*in. Jedoch kannst du in deinem Unternehmen verschiedene Aufgaben und Pflichten, wie zum Beispiel die Arbeitsschutzunterweisung, an andere zuverlässige Personen abgeben. Solltest du etwa zeitlich oder örtlich nicht in der Lage sein, die nötigen Check-Up-Gespräche für deine Elektrosicherheit durchzuführen, kannst du diese Pflichten an andere Führungskräfte oder Expert*innen übertragen.

Um die Verantwortung für die Planung und Durchführung der Unterweisungen deinen Mitarbeiter*innen zu übertragen, schreibt die DGUV eine schriftliche Übertragung vor. Wichtig ist dabei eine klare Benennung des Aufgabenbereichs und dass du dich vergewisserst, dass die beauftragte Person alle nötigen Kenntnisse und Fähigkeiten oder eine entsprechende Ausbildung besitzt.

Welche Unterweisungen sind Pflicht für alle Mitarbeiter*innen?

Um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen, musst du als Arbeitgeber*in Unterweisungen zur Arbeitssicherheit, Brandschutz und Erste Hilfe durchführen und diese regelmäßig auffrischen, um Sicherheit und Gesundheit in deinem Unternehmen zu gewährleisten. Eine Auffrischung wird notwendig:

• vor Aufnahme der Tätigkeit oder Neueinstieg eines Mitarbeiter*in,
• bei Veränderung in den Aufgabenbereichen und nach Unfällen,
• bei Einführung neuer Arbeitsmittel oder Technologien,
• alle 12 Monate.

Je nach Art deines Unternehmens erweitert sich die Menge an nötigen Unterweisungen, z. B. wenn in deinem Unternehmen spezielle Maschinen verwendet werden – diese erfordern dann eine eigene Unterweisung.
Grundlegend sind folgende Unterweisungen in jedem Unternehmen Pflicht:

1. Erste Hilfe

Alle Betriebsangehörigen müssen regelmäßig – mindestens aber einmal jährlich –
über die Erste-Hilfe-Einrichtungen und das richtige Verhalten bei Unfällen und akuten Erkrankungen im Betrieb unterwiesen werden (§ 4 DGUV Vorschrift 1).

Bei einer Erste-Hilfe-Unterweisung geht es darum, dass alle Mitarbeiter*innen im Falle eines Unfalls oder einer Erkrankung wissen, welche Schritte eingeleitet werden müssen, z. B.:

• Wo und wie soll bei einem Unfall der Notruf abgesetzt werden?
• Was ist bei einem Arbeitsunfall zu tun?
• Welche Pflichten hat jeder im Bezug auf die Erste Hilfe?
• Wo befinden sich Erste-Hilfe Materialien?
• Welche Ersthelfer sind vor Ort?

Generell empfehlen wir zusätzlich zu den jährlichen Erste-Hilfe-Kursen weitere Vorsorge, um das Risiko weitmöglichst einzuschränken. Dafür geeignet sind Vorsorgeuntersuchungen sowie die Beratung zum Wiedereinstieg von Mitarbeiter*innen nach längerer Krankschreibung. Hier findest du mehr Informationen zum Thema Erste Hilfe.

2. Brandschutz

Auch die Brandschutzunterweisung wird vom Arbeitsschutzgesetz vorgeschrieben und ist mindestens einmal im Jahr durchzuführen. Zusätzlich kann es noch besondere Anlässe geben, die eine Brandschutzunterweisung erforderlich machen, etwa ein Arbeitsunfall oder eine Änderung des Tätigkeitsbereichs.

Bei der Unterweisung im Brandschutz musst du oder dein Brandschutzbeauftragter, deinen Mitarbeiter*innen nachhaltig vermitteln, wie sie durch sicherheitsbewusstes und umsichtiges Handeln die Brandgefahr im Unternehmen mindern können. Zudem müssen für den Ernstfall allen Mitarbeiter*innen die Flucht- und Rettungspläne sowie die Brandschutzordnung des Gebäudes bekannt sein.
Was muss deine Brandschutzunterweisung enthalten?

• Gesetzliche Grundlagen für Brandschutz in Unternehmen
• Allgemeine Verhaltensregeln
• Verhalten im Brandfall
• Notruf 112 richtig absetzen
• Ursachen für Brände
• Regeln für Evakuierung und Sammelplätze
• Fluchtwege und Brandschutztüren
• Brandschutzzeichen und Brandklassen
• Umgang mit Feuerlöschern
• Ausbildung von Brandschutzhelfer*innen im Unternehmen
• Umgang mit Gefahrstoffen

3. Arbeitssicherheit

Damit sich deine Mitarbeiter*innen an ihrem Arbeitsplatz sicher verhalten können, müssen sie die möglichen Gefährdungen kennen, die sie dort erwarten. Die Unterweisungen für Arbeitssicherheit sind Pflicht für jeden deiner Mitarbeiter*innen und müssen regelmäßig einmal im Jahr durchgeführt werden. So erhalten sie ein Verständnis für die vorhandenen Arbeitsschutzmaßnahmen, mit denen sie im Arbeitsalltag konfrontiert werden. Ziel ist, dass alle Mitarbeiter*innen ihrer Tätigkeit in Eigenverantwortung nachgehen. Dazu gehört z. B.:

• Pflichten Arbeitgeber*in/Arbeitnehmer*innen
• Grundbetreuung und Fachkraft für Arbeitssicherheit
• Organisation und Zuständigkeiten
• Gesundheitliche Gefährdungen durch Arbeitsmittel und Verhalten
• Verhalten im Notfall
• Dokumentation Notfall/Unfall
• Kenntnisse über Fluchtwege und Sammelplatz
• Gefahrenquelle und Sicherheitskennzeichen
• Tragen von persönlicher Schutzausrüstung (PSA)

Je nach Unternehmen umfasst das Thema Arbeitssicherheit mehrere Unterweisungen. Um herauszufinden, welche Gefährdungen in deinem Unternehmen eine Unterweisung benötigen, muss eine Gefährdungsbeurteilung durchgeführt werden. Mehr zum Thema Gefährdungsbeurteilung erfährst du in diesem Beitrag.

Warum ist eine Unterweisung in Elektrosicherheit so wichtig?

Ob Baustelle, Büro, Labor oder Werkstatt: kein Arbeitsplatz kommt ohne elektrischen Strom und elektronische Geräte aus. Die Elektrosicherheit ist daher ein unverzichtbarer Bestandteil neben den verpflichtenden Sicherheitsunterweisungen für deine Mitarbeiter*innen. Verfügst du in deinem Unternehmen über elektrische Anlagen und Arbeitsmittel, bist du gemäß der DGUV Vorschrift 3 verpflichtet, die Elektrosicherheit in deinem Unternehmen aufrecht zu halten. Um diese Sicherheit zu gewährleisten bist du nach dieser Vorschrift ebenfalls verpflichtet, einen Experten*in für Elektrosicherheit zu ernennen.

Weshalb ist die Datenschutz Unterweisung für Mitarbeiter relevant?

Mit dem Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Mai 2018 ist die Schulung von Mitarbeiter*innen im Bereich Datenschutz fast obligatorisch geworden. Datenschutzmaßnahmen wie Zugangskontrollen und Passwortrichtlinien sind eine wichtige Grundlage, aber keine hundertprozentige Sicherheit. Entscheidend ist, dass deine Mitarbeiter*innen verantwortungsbewusst mit den sensiblen Daten deines Unternehmens umgehen. Sie sind ein hohes Gut und müssen entsprechend von allen Beteiligten vor dem Zugriff von Dritten geschützt werden.

Dafür sollten alle betroffenen Mitarbeiter*innen über ein Basiswissen im Datenschutz verfügen. Dazu gehört, was unter sensiblen bzw. besonderen Arten von Daten zu verstehen ist, was Daten mit Personenbezug sind, weshalb Menschen ein Recht auf Privatsphäre haben und welche Risiken bei Datenschutzverstößen bestehen. Wie beim Thema Elektrosicherheit empfiehlt sich die Ernennung eines geeigneten Datenschutzbeauftragten. In diesem Beitrag erfährst du mehr über das Thema Datenschutz.

Welche weiteren Unterweisungen gibt es?

Jedes Unternehmen benötigt verschiedene Unterweisungen. Der Bedarf orientiert sich an den auszuführenden Tätigkeiten deiner Mitarbeiter*innen. Arbeiten deine Mitarbeiter*innen mit Baumaschinen, gibt es eine tätigkeitsbezogene Unterweisung im Führen von derselben. Hier ein paar Beispiele, um dir eine Idee von klassischen Unterweisungsthemen zu geben:

• Ladungssicherung
• Arbeiten mit Gefahrstoffen
• Gefahrguttransport
• Arbeiten auf hoch gelegenen Arbeitsplätzen
• Bildschirm– und Büroarbeitsplätze
• Hygieneunterweisung gem. § 43 Infektionsschutzgesetz
• Arbeiten in Behältern und engen Räumen
• Arbeiten im Gesundheitsbereich

Da in vielen Unternehmen das Arbeiten von Zuhause ein wichtiger Bestandteil geworden ist, laufen viele Unterweisungen auch online ab, zum Beispiel Datenschutz im Homeoffice. Entsprechende Angebote für Online-Unterweisungen findest du auf unserer Web-Plattform SMART CAMPUS.

Analog oder online: Wie laufen die Unterweisungen für Mitarbeiter*innen ab?

Das notwendige Wissen, das durch eine Unterweisung vermittelt werden soll, wird zumeist im klassischen Frontalunterricht vermittelt, z. B. in Form einer Präsentation. Hinzu kommt das Aushändigen von Unterlagen, in denen Teilnehmer*innen alle für sie relevanten Inhalte nachlesen können. Bei den Basis-Unterweisungen sind abschließend Wissensfragen zu beantworten, um ein Teilnahmezertifikat zu erhalten.

Wichtig ist ebenfalls die anschließende Dokumentation der Unterweisung. Besonders bei Pflichtunterweisungen wie einer Unterweisung Arbeitsschutz ist eine schriftliche Bestätigung der Mitarbeiter*innen, dass diese Unterweisung stattgefunden hat, wichtig. Ohne eine ausführliche Dokumentation kann die Unterweisung rechtlich nicht anerkannt werden.

Die andere Möglichkeit ist, die Unterweisungen online durchzuführen. Der Gesetzgeber überlässt es dir als Arbeitgeber*in, welche Form der Durchführung du bevorzugst. Bei einer Online-Unterweisung liegen die Vorteile klar auf der Hand: deine Mitarbeiter*innen haben einen geringer Aufwand.
Sie können die Unterweisungen am Arbeitsplatz durchführen. Und sie sind kostengünstiger als analog durchgeführte Unterweisungen. Solltest du deine Unterweisungen über uns durchführen lassen, erhältst du selbstverständlich eine Zertifizierung deines Unternehmens, wodurch du rechtlich immer auf der sicheren Seite bist.

Wie kann man eine Unterweisung interessanter gestalten?

Grundsätzlich empfehlen wir, eine Unterweisung nicht in einem reinen Monolog abzuhalten. Deine Mitarbeiter*innen können sich wichtige Schutzmaßnahmen besser merken, wenn sie gemeinsam im Dialog herausfinden, welche Maßnahmen als geeignet infrage kommen.

Auch Fallbeispiele, zum Beispiel in Form von Videos, können helfen, die notwendigen Schutzmaßnahmen zu visualisieren. Du kannst etwa ein Video zeigen, wie jemand eine Maschine falsch handhabt, und deine Mitarbeiter*innen bitten aufzulisten, wie die gezeigte Person sich richtig zu verhalten hat. Eine weitere Möglichkeit: Unterweisungen online gestalten!

Wie funktioniert eine Online-Unterweisung?

Durch Corona sind viele Unternehmen in ihrer Arbeit eingeschränkt worden. Viele Mitarbeiter*innen haben im Homeoffice weitergearbeitet. Aber auch dort bleiben Arbeitsschutzunterweisungen wichtig, etwa zum Thema Datenschutz und Arbeitssicherheit. Mittlerweile sind deshalb viele auch als Online-Unterweisung oder E-Learning verfügbar. Hier eine beispielhafte Abfolge einer Online-Unterweisung:

1. Erhalt von Information
2. Fallbeispiele anhand Infografiken oder Videos
3. Fehlerfindung der Fallbeispiele durch deine Mitarbeiter*innen
4. Selbstcheck mit Verständnisfragen

Gerade die theoretischen Bereiche einer Unterweisung lassen sich online durchführen. Manche Teile einer Unterweisung müssen aber weiterhin vor Ort praktiziert werden, damit deine Mitarbeiter*innen Prozesse in der Praxis üben können, zum Beispiel das Bedienen von Maschinen oder das korrekte Anlegen einer Schutzausrüstung.

Welchen Vorteil haben Online-Unterweisungen?

Online-Unterweisungen stellen nicht nur ein abwechslungsreiches Lernerlebnis für deine Mitarbeiter*innen dar. Auch für dich als Arbeitgeber*in bringen Online-Unterweisungen mehrere attraktive Vorteile:

1. Zeitersparnis
2. Kostenersparnis
3. Unabhängige Durchführung der Unterweisung
4. Flexibilität in der Gestaltung des Arbeitsalltags

Und das Beste: Alle Mitarbeiter*innen bestimmen selbst wann, wo, wie oft und wie schnell ein Thema erlernt werden soll. Wichtig ist nur, dass du als Verantwortlicher veranlasst, dass alle Mitarbeiter*innen ihre notwendigen Unterweisungen in von dir bestimmten Zeitabständen durchführen und mit einem Zertifikat zur Dokumentation abschließen.

Wie ist es um die Rechtssicherheit von Online-Unterweisungen bestellt?

Eine Online-Unterweisung kann nur rechtssicher sein, wenn sie denselben Auflagen genügt wie eine Präsenz-Unterweisung. Es müssen dafür mehrere Kriterien erfüllt werden:

• Die Inhalte sind auf den Arbeitsplatz angepasst.
• Das Verständnis deiner Mitarbeiter*innen wurde geprüft.
• Alle Lernzielbereiche sind erreicht worden.
• Eine rechtssichere Dokumentation ist gewährleistet.

Darüber hinaus müssen deine Mitarbeiter*innen jederzeit die Möglichkeit haben, mit Führungskräften zu kommunizieren.

Rechtssicherheit durch Gefährdungsbeurteilung

Die Grundlage der Sicherheitsunterweisung, die Gefährdungsbeurteilung, spielt auch bei der Rechtssicherheit von Online-Unterweisungen eine tragende Rolle. Aus ihr werden die erforderlichen Maßnahmen abgeleitet. Nur aus einer ausführlichen Gefährdungsbeurteilung können die notwendigen und relevanten Online-Unterweisungen zur Gewährleistung der Arbeitssicherheit abgeleitet werden.

Theorie online – Praxis persönlich

Dieser Leitfaden gilt prinzipiell für jede Unterweisung. Theoretisches Wissen darf rechtssicher online vermittelt werden. Sobald die Schutzmaßnahmen jedoch das Handeln in der Praxis involvieren, ist das Üben vor Ort erforderlich. Bei einer Brandschutzunterweisung müssen beispielsweise folgende Abfolgen geübt werden:

• Durchführen einer Evakuierung
• Verhalten im Brandfall
• Verhalten am Sammelplatz
• Informationskette im Notfall durchspielen
• Arbeitsumfeld überprüfen
• Freihaltung der Fluchtwege und Brandschutztüren

Welche Online-Unterweisungen werden von der Deutschen Mittelstandsschutz angeboten?

Damit du als Unternehmer*in bestmöglich auf die Zukunft vorbereitet bist, bieten wir von der Deutschen Mittelstandsschutz dir alles, was du für eine Zertifizierung deines Unternehmens brauchst. Das schließt natürlich auch die Online-Unterweisungen ein. Deshalb erhältst du von uns nach Wunsch eine Multi-User-Lizenz für unsere Web-Plattform SMART CAMPUS. Damit erhältst du unsere E-Learning-Module für folgende Online-Unterweisungen:

• Arbeitssicherheit (Pflicht)
• Brandschutz (Pflicht)
• Erste-Hilfe-Kurs online (Pflicht)
• Datenschutz online
• Elektrosicherheit online
• und viele andere Unterweisungen

Sowie natürlich alle wichtigen und rechtskonforme Gefährdungsbeurteilungen für dein Unternehmen. Zusätzlich unterstützen wir dich bei der Ernennung nötiger Fachkräfte, führen verpflichtende Arbeitsschutzausschüsse durch und arbeiten eng mit Gewerbeaufsicht und Berufsgenossenschaft zusammen, damit du als Unternehmer*in in Zukunft einfach sicher bist. Mehr dazu findest du hier.
Wir freuen uns auf deine Kontaktaufnahme!

Beitragsbild: Shutterstock, fizkes