Gefährdungsbeurteilung Home-Office/Telearbeit Praktische Infos zum Arbeitsschutz im Home-Office

Der Wecker klingelt später, keine Fahrt in vollen Bussen und Bahnen oder Stau in der Rushhour sowie mehr Flexibilität bei der Tagesplanung. Bei Arbeitnehmern ist Home-Office beliebt, doch wie gestaltet man als Arbeitgeber sichere und gesunde Telearbeit?

  • 10.11.2020
  • Manuela Mademann

Das Thema Home-Office hat seit der Corona-Pandemie Hochkonjunktur, ist aber eigentlich gar nicht so neu. Längst zeichnete sich ab, dass die Arbeit im Home-Office mit der digitalen Transformation eine ernstzunehmende Alternative gegenüber dem klassischen Arbeitsplatz im Büro darstellt. Damit die Arbeit auch von zu Hause reibungslos vonstatten geht und der Gesundheits- und Arbeitsschutz der Mitarbeiter gewährleistet werden kann, braucht es klare Regeln und eine offene Unternehmenskultur.

Das erfährst du in diesem Beitrag

Was ist Telearbeit?

Vielleicht hast du dich direkt gefragt, was eigentlich Home-Office und Telearbeit ist und ob es einen Unterschied zwischen den beiden Konzepten gibt? Fangen wir mit diesen Fragen an. Zum ersten Mal wurde der Begriff Telearbeit im November 2016 in § 2 Abs. 7 der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) definiert. Telearbeitsplätze sind demnach „vom Arbeitgeber fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich der Beschäftigten.“

Sie gelten erst dann als eingerichtet, wenn die Bedingungen der Telearbeit zwischen Arbeitgebern und Beschäftigten vertraglich festgelegt wurden. In den Vertrag gehört neben der wöchentlichen Arbeitszeit und Dauer der Einrichtung auch die benötigte Ausstattung für den Telearbeitsplatz. Als Arbeitgeber ist es deine Aufgabe, das nötige Mobiliar sowie Arbeits- und Kommunikationsmittel bereitzustellen und zu installieren. Dies kann auch eine von dir beauftragte Person wie zum Beispiel deine Fachkraft für Arbeitssicherheit übernehmen.

Welche Formen der Telearbeit gibt es?

Es wird zwischen verschiedenen Arten der Telearbeit unterschieden:

  • Teleheimarbeit: Der Telearbeiter ist permanent und überwiegend von zu Hause aus tätig und hat dort seinen fest eingerichteten Arbeitsplatz.
  • Alternierende Telearbeit: Der Telearbeiter agiert zum Teil von zu Hause aus und zum Teil in der Betriebsstätte. Je nachdem, welche Arbeiten gerade anfallen, ergibt sich der Arbeitsort.
  • Mobiles Arbeiten/Mobile Telearbeit/Mobile Office: Arbeitnehmer, die viel unterwegs sind, arbeiten von überall aus (z. B. mit einem Notebook). Sie sind weder an das Büro noch an einen häuslichen Arbeitsplatz gebunden und können ihre Arbeit von überall aus erledigen. Dies betrifft vor allem Außendienstmitarbeiter, Führungskräfte und Berater. Mobiles Arbeiten ist bisher nicht rechtskräftig definiert, deshalb gibt es hierfür keine gesetzlichen Verordnungen.
  • Telearbeitszentren/Televillages: Das Unternehmen richtet z. B. in Wohngebieten externe Büros ein, wo mehrere Telearbeiter ihre Aufgaben erledigen (Satellitenbüros). Wenn sich mehrere Unternehmen ein Büro teilen, handelt es sich um ein Nachbarschaftsbüro.
Bisher gibt es nur eine gesetzliche Definition für Telearbeit, nicht aber für Home-Office. © Shutterstock, Ivan Kruk
Die Begriffe Home-Office und Telearbeit werden im Alltag meist synonym verwendet. © Shutterstock, Ivan Kruk

Was ist Home-Office und was ist der Unterschied zu Telearbeit?

Unter Home-Office versteht man umgangssprachlich das Arbeiten von zu Hause aus. Dabei wird im Allgemeinen nicht zwischen den verschiedenen Formen der Telearbeit unterschieden, sondern die Begriffe werden synonym verwendet. Gesetzlich ist der Begriff Home-Office bisher nicht definiert, weshalb es auch (noch) keine klaren Richtlinien gibt, die man als Arbeitgeber beachten muss. Viel mehr beschreibt Home-Office einen übergreifenden Organisationsansatz zur Flexibilisierung der Arbeit.

Wie sehen die rechtlichen Rahmenbedingungen für Telearbeit und Mobile Arbeit aus?

Sowohl im Büro als auch bei der Telearbeit und Mobilem Arbeiten trägst du als Arbeitgeber eine Fürsorgepflicht und Verantwortung für die Sicherheit und Gesundheit deiner Mitarbeiter. Grundlage hierfür bilden das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV).

  1. Das Arbeitsschutzgesetz und Home-Office
    Das Arbeitsschutzgesetz findet auch bei Telearbeit und Mobilem Arbeiten uneingeschränkt Anwendung – es gibt also keine Ausnahmeregelung. Damit ist es deine Pflicht als Arbeitgeber, die Arbeit auch im Home-Office so zu gestalten, dass eine Gefährdung für Sicherheit und Gesundheit möglichst vermieden oder gering gehalten wird. Dazu gehört es auch, Gefährdungen mit Hilfe einer Gefährdungsbeurteilung zu dokumentieren und daraus erforderliche Maßnahmen abzuleiten. Außerdem ist es nach § 15 Abs. 1 ArbSchG erforderlich, deine Mitarbeiter in Sachen Sicherheit und Gesundheit zu schulen und darin zu unterweisen, die Schutzmaßnahmen bei der Arbeit umzusetzen.

  2. Die Arbeitsstättenverordnung und Home-Office
    Für Telearbeitsplätze nach der Definition § 2 Abs. 7 ArbStättV, wie oben bereits beschrieben, gilt neben dem Arbeitsschutzgesetz auch die Arbeitsstättenverordnung. Diese konkretisiert das ArbSchG und dient der Sicherheit und dem Schutz der Gesundheit der Beschäftigten beim Einrichten und Betreiben von Arbeitsplätzen. Die Anforderungen in Bezug auf Telearbeitsplätze sind im Wesentlichen auf die Verordnungen von Bildschirmarbeitsplätzen beschränkt. Es steht also die Einrichtung und Ausstattung des Bildschirmarbeitsplatzes mit Mobiliar, sonstigen Arbeitsmitteln und Kommunikationsgeräten im Vordergrund.

    Mobiles Arbeiten hingegen unterliegt nicht der ArbStättV, da die Arbeit hier nicht an einen fest eingerichteten Arbeitsplatz gebunden ist. Deinen Beschäftigten kommt hier eine erhöhte Verantwortung zu, selbst auf die Einhaltung der Arbeits- und Gesundheitsvorschriften zu achten. Gerade hier ist es besonders wichtig, deine Mitarbeiter zu schulen. Das temporäre „COVID-19 Home-Office“ ohne vertragliche Rahmenbedingungen ist meist ebenfalls kein Teleheimarbeitsplatz und fällt damit nicht unter die ArbStättV. Es gelten also weniger strenge Regeln an die Gestaltung des Arbeitsplatzes.

Wann muss eine Gefährdungsbeurteilung im Home-Office durchgeführt werden?

Liegt laut ArbStättV ein Telearbeitsplatz vor und weicht der Arbeitsplatz von dem im Betrieb ab, muss der Arbeitgeber bei dessen erstmaliger Errichtung eine fachkundige Gefährdungsbeurteilung vornehmen und diese dokumentieren (§ 3 ArbStättV). Durch § 5 ArbSchG gilt jedoch für alle Arbeitsformen die allgemeine Pflicht, spezifische Gefährdungen zu ermitteln. Um diese erstellen zu können, kann eine Besichtigung des häuslichen Arbeitsplatzes oder alternativ die Erfragung der genauen häuslichen Umstände des Mitarbeiters erfolgen. Für eine Besichtigung benötigt der Arbeitgeber das ausdrückliche Zutrittsrecht zur Wohnung vom Arbeitnehmer. Das gilt auch, wenn eine Fachkraft für Arbeitssicherheit die Gefährdungsbeurteilung durchführt. Anders als bei herkömmlichen Arbeitsplätzen im Betrieb muss die Gefährdungsbeurteilung nur einmal durchgeführt und nicht wiederholt werden. Alles Wissenswerte zum Thema Gefährdungsbeurteilung erfährst du in diesem Beitrag.

Arbeitsumgebung und Arbeitsorganisation stellen im Home-Office die größten Risiken dar. © Shutterstock, AstroStar
Gerade im Home-Office sollte auf eine geeignete Arbeitsumgebung geachtet werden, damit die Rückengesundheit nicht leidet. © Shutterstock, AstroStar

Welche Gefahren gibt es am Arbeitsplatz im Home-Office?

Die Gefahren am Arbeitsplatz sind vielfältig: Neben elektrischen oder biologischen Gefährdungen stellen im Home-Office vor allem Arbeitsumgebungsbedingungen und Arbeitsorganisation sowie psychische Belastungen Risiken dar. Klima, Beleuchtung, Raumbedarf und Ergonomie spielen bei der Gefährdungsbeurteilung genauso eine Rolle wie der Arbeitsablauf, die Arbeitszeit und soziale Bedingungen. Wissenswertes über Rückengesundheit bei der Arbeit erfährst du hier. Außerdem gilt psychischer Stress, ausgelöst durch Zeitdruck oder Angst um den Arbeitsplatz, zunehmend als Risikofaktor. Warum ein bisschen Spaß bei der Arbeit so wichtig ist und was du als Arbeitgeber für die Zufriedenheit deiner Mitarbeiter tun kannst, erörtern wir dir in diesem Beitrag.

Wie muss der Arbeitsplatz gestaltet sein?

Grundlage bzw. Ausgangspunkt für jegliche Maßnahmen zum Schutz der Sicherheit und Gesundheit deiner Mitarbeiter bildet deine Gefährdungsbeurteilung. Werden Mitarbeiter zeitweilig und ohne vertragliche Festlegung von Arbeitsplätzen von zu Hause aus tätig, ist der Arbeitnehmer für die Einrichtung seines Arbeitsplatzes selbst zuständig. Hat sich das Home-Office aber zum Beispiel während der Corona Zeit bewährt, möchtest du es deinen Mitarbeitern vielleicht auch zukünftig öfter ermöglichen. Deine Mitarbeiter können zwar vorübergehend durchaus an ihrem Küchentisch arbeiten, aber je länger und öfter sie dies tun, desto wichtiger ist ein ergonomisch gestalteter Arbeitsplatz. Bei der Gestaltung von Home-Office-Arbeitsplätzen sollte mindestens Folgendes berücksichtigt werden:

  • Es sollten externe Bildschirm- und Eingabegeräte (Maus und Tastatur) verwendet werden, um ungünstige Haltungen und einseitige Belastung zu vermeiden.
  • Schreibtisch und Stuhl sollten an die Körpergröße angepasst werden. Es gilt das Arbeiten mit ungesunder Körperhaltung zu vermeiden. Beispielsweise auf der Couch zu arbeiten, empfiehlt sich also nicht. Regelmäßig sollte die Position gewechselt werden, um für Haltungs- und Belastungswechsel zu sorgen.
  • Es ist empfehlenswert, Bildschirme und den Schreibtisch seitlich zum Fenster zu positionieren, um Blendungen bzw. Spiegelungen zu reduzieren.
  • Wenn möglich, sollte der Bildschirm so aufgestellt werden, dass sich die Oberkante auf Höhe der Augen befindet. Außerdem ist ein ausreichender Abstand zwischen Augen und Bildschirm wichtig.
  • Eine gute Beleuchtung, beispielsweise für das Lesen von Texten, ist essentiell.

Warum ist die Planung von Arbeitszeiten wichtig?

Auch bei der Arbeit aus dem Home-Office gilt wie im Büro das Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Es obliegt also auch im Home-Office deiner Verantwortung als Arbeitgeber, die Regelungen zu Höchstarbeitszeit, Ruhepausen und Ruhezeiten sowie das Verbot von Sonn- und Feiertagsarbeit einzuhalten. Eine klare Planung der Arbeitszeiten mit nötigen Absprachen im Team erleichtert außerdem die Arbeitsorganisation. Kurzfristige Änderungen der Arbeitszeiten sollten möglichst vermieden werden, sodass beispielsweise die Kinderbetreuung sicher geplant werden kann. Im Folgenden haben wir dir die wichtigsten Maßnahmen für das Arbeiten von zu Hause zusammengestellt.

Eine durchdachte Tagesplanung sorgt für Struktur im Home-Office. © Shutterstock, NicoElNino
Ein strukturierter Tagesplan hilft bei der Trennung zwischen Arbeit und Freizeit. © Shutterstock, NicoElNino

Welche Maßnahmen helfen bei der Arbeitszeitgestaltung im Home-Office?

  1. Die tägliche Arbeitszeit sollte nach Möglichkeit nicht überschritten werden. So können Fehler vermieden werden, die Konzentrationsfähigkeit bleibt aufrecht erhalten und die Gesundheit wird geschützt.
  2. Regelmäßige Pausen sind nicht nur wichtig, damit die Leistungsfähigkeit erhalten bleibt, sondern auch, um einseitigen Belastungen vorzubeugen. Die gesetzlich vorgeschrieben Mittagspause muss bei einer Arbeitszeit von sechs Stunden mindestens 30 Minuten betragen. Es empfiehlt sich aber, weitere Kurzpausen einzulegen.
  3. Damit deine Mitarbeiter neben der Arbeit ausreichend Erholung finden, gilt auch im Home-Office die gesetzliche Ruhezeit von mindestens elf zusammenhängenden Stunden zwischen zwei Arbeitstagen. In dieser Zeit sollten auch kurze Unterbrechungen wie zum Beispiel das Checken von E-Mails oder kurze Telefonate vermieden werden.
  4. Lässt es sich umgehen, sollte der Arbeit nicht spät abends, also nach 22 Uhr oder nachts, nachgegangen werden.
  5. Ebenfalls sollte auf das Arbeiten am Wochenende verzichtet werden, um die Freizeit und Auszeit nicht zu beeinträchtigen.
  6. Grundsätzlich ist eine klare Trennung zwischen Arbeitszeit und Freizeit sehr wichtig. Auf jegliche Kontaktierung deiner Mitarbeiter außerhalb der Arbeitszeit solltest du, wenn möglich, verzichten. Ständige Erreichbarkeit löst Stress aus und wirkt sich langfristig negativ auf die Gesundheit und Leistungsfähigkeit deiner Beschäftigten aus. Klare Absprachen sind deshalb hilfreich.
  7. Die Erfassung von Arbeitszeiten kann auch im Home-Office sinnvoll sein, um Ruhepausen einzuhalten und den Überblick über geleistete Arbeitszeit zu bewahren.

Warum ist regelmäßige Kommunikation im Home-Office wichtig?

Im Büroalltag ist die Kommunikation einfach. Dort ist es selbstverständlich, schnell beim Kollegen am Schreibtisch vorbeizuschauen, um Rückfragen zu klären und ein kleiner informeller Plausch an der Kaffeemaschine gehört auch dazu. Im Home-Office sieht das Ganze etwas anders aus, dort ist ein Austausch nur bedingt möglich. Damit sich keiner allein gelassen fühlt und Silodenken verringert oder aufgebrochen wird, solltest du als Führungskraft auf einen regelmäßigen Austausch achten.

Gerade in so unsicheren Zeiten wie in den letzten Monaten der Corona-Pandemie sind regelmäßige Bestandsaufnahmen wichtiger denn je. Aufkommenden Sorgen und Fragen deiner Mitarbeiter solltest du mit Ehrlichkeit und Transparenz begegnen, um weiterhin ein gutes Vertrauensverhältnis zu deinen Beschäftigten zu haben und Unsicherheiten abzubauen. Mache ihnen keine falschen Versprechungen, sondern beziehe sie mit ein. Was ist geplant? Wo liegen die Herausforderungen und Probleme? Regelmäßige Termine für fachliche und informelle Meetings sollten deshalb selbstverständlich sein.

Man kann auch im Home-Office den Teamzusammenhalt stärken. © Shutterstock, Travelpixs
Auch im Home-Office kann man seine Pause mit Kollegen verbringen. © Shutterstock, Travelpixs

Wie lässt sich während des Home-Office die Zusammenarbeit aufrechterhalten?

Bei vermehrter Arbeit aus dem Home-Office besteht ein erhöhtes Risiko der sozialen Isolation. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, die Kontakte zu Kollegen und Vorgesetzten über verschiedene Medien zu pflegen:

  • Als erstes ist es für eine erfolgreiche Zusammenarbeit notwendig zu wissen, wann welcher Kollege verfügbar ist. Viele Chatprogramme verfügen beispielsweise über ein Ampelsystem, das den An- bzw. Abwesenheitsstatus der Mitarbeiter zeigt. Ein geteilter virtueller Kalender hilft zudem die Erreichbarkeitszeiten einzusehen. Transparenz und gegenseitige Absprachen sorgen für ein gutes Arbeitsklima.
  • Des Weiteren ist es nicht ratsam, ausschließlich über E-Mails zu kommunizieren. Für ein besseres Zusammengehörigkeitsgefühl sollte ab und an zum Telefon gegriffen werden oder sich per Videokonferenz ausgetauscht werden. Im Prinzip kann die Wahl des Kommunikationsmediums von der Dringlichkeit und Komplexität der Information abhängig gemacht werden:

    1. Ist die Information dringend und komplex, ist die direkte, synchrone Kommunikation per Telefon oder Video sinnvoll.
    2. Ein kurzer Austausch im Chat reicht aus, wenn die Aufgabe dringend, aber nicht sehr komplex ist.
    3. Sind die Informationen zwar nicht dringend, aber komplex, empfiehlt sich ein asynchrones Medium. Eine E-Mail eignet sich zum Beispiel sehr gut, um zusätzliche Informationen wie Dokumente oder Bilder weiterzuleiten.
  • Als Arbeitgeber und Führungskraft solltest du sowohl bei inhaltlichen als auch bei persönlichen Themen ein offenes Ohr für deine Mitarbeiter haben.
  • Damit der Kollegenzusammenhalt und -austausch auch im Home-Office stark bleibt, können zum Beispiel gemeinsame virtuelle Mittagessen oder eine virtuelle Kaffeepause zusammen verbracht werden.

Wie ist die Unfallversicherung im Home-Office geregelt?

Auch am Telearbeitsplatz können Arbeitsunfälle passieren. Ein Unfall infolge einer versicherten Tätigkeit steht unter dem Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung. Ausgenommen davon sind ebenfalls wie im Büro private Tätigkeiten. Der Weg zur Toilette oder in die Küche, um sich etwas zu Essen zu holen, fällt nicht unter die gesetzliche Unfallversicherung. Dabei handelt es sich um eigenwirtschaftliche Tätigkeiten. Die Abgrenzung zwischen versicherter und unversicherter Tätigkeit ist gerade im Home-Office nicht ganz einfach. Zentral ist dabei immer die Frage nach der Handlungstendenz; also welchen Zweck die Handlung hatte, die zu einem Unfall führte.

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Wie kann ich eine Gefährdungsbeurteilung erstellen und wo bekomme ich Hilfe?

Jetzt liegt es an dir, die Gefahren für deine Mitarbeiter bei der Telearbeit oder Mobilem Arbeiten zu beurteilen und daraus die richtigen Maßnahmen abzuleiten. Wie du eine Gefährdungsbeurteilung erstellst und richtig dokumentierst, verraten wir dir in diesem Beitrag. Du hast wenig Zeit oder willst dich nicht in die Materie einarbeiten? Dann nutze doch einfach unsere kostenlose Online Software zur Erstellung von Gefährdungsbeurteilungen. Sie hilft dir bei der rechtssicheren Analyse der aktuellen Gefährdungslage deiner Mitarbeiter. Du benötigst dafür lediglich einen Browser mit Internetzugang und schon erhältst du mit wenigen Klicks deine Gefährdungsbeurteilung. Vergiss nicht deine Mitarbeiter nach der Erstellung der Gefährdungsbeurteilung in den nötigen Arbeitsschutzmaßnahmen zu schulen! Du hast noch Fragen und brauchst weitere Hilfe? Kein Problem, wir freuen uns auf deine Kontaktaufnahme und helfen dir gerne weiter!

Beitragsbild: © Shutterstock, oekka.k

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