Gefährdungsbeurteilung dokumentieren Das sind deine Pflichten als Unternehmer bei der Gefährdungsbeurteilung

Wir erzählen dir vermutlich nichts Neues, wenn wir sagen, dass du für die Sicherheit und Gesundheit deiner Mitarbeiter verantwortlich bist – aber hast du schon einmal etwas von Gefährdungsbeurteilungen und der Dokumentationspflicht gehört? Hier erfährst du mehr.

  • 28.05.2020
  • Katharina Bonn

Je nach Branche bringt eine Tätigkeit verschiedene Gesundheitsrisiken für die Mitarbeiter mit sich. Diese können sowohl die Arbeitsstätte im Allgemeinen als auch den individuellen Arbeitsplatz betreffen. Deine Pflicht als Arbeitgeber ist es, die Arbeitssicherheit sowie eine effektive arbeitsmedizinische Vorsorge zu gewährleisten. Dabei spielen die sogenannte Gefährdungsbeurteilung und deren Dokumentation eine zentrale Rolle.

Das erfährst du in diesem Beitrag

Was ist eine Gefährdungsbeurteilung überhaupt?

Bei der Gefährdungsbeurteilung handelt es sich um eine Analyse der Risiken und Gefahren, die eine Arbeitstätigkeit für Arbeitnehmer mit sich bringt. Diese Gefahrenanalyse ist ein wichtiges Instrument, um Arbeitsunfällen, berufsbedingten Krankheiten und psychischen Belastungen durch Vorsorgemaßnahmen entgegenzuwirken. Damit sind Gefährdungsbeurteilungen ein wichtiger Teil des betrieblichen Gesundheitsmanagements und nach dem Arbeitsschutzgesetz für dich als Arbeitgeber auch gesetzlich verpflichtend.

Welche Gefährdungen birgt der Arbeitsplatz?

Wie bereits eingangs erwähnt, hängen Gefährdungen am Arbeitsplatz stark von der Branche ab, in der du tätig bist. So ist bei manchen Tätigkeiten die körperliche Belastung besonders groß, während für andere Berufsgruppen vielleicht eher psychischer Stress in Verbindung mit der Arbeit ein Problem darstellt. Laut Paragraph 5 des Arbeitsschutzgesetzes können Gefährdungen am Arbeitsplatz folgende Ursachen haben:

  1. die Gestaltung/Einrichtung der Arbeitsstätte als Ganzes sowie des individuellen Arbeitsplatzes
  2. physikalische, chemische und biologische Faktoren
  3. die Gestaltung, die Auswahl und die Nutzung von Arbeitsmitteln, insbesondere von Geräten, Stoffen, Maschinen und Anlagen
  4. Arbeits- und Fertigungsverfahren, die Abläufe von Arbeitsprozessen, die Arbeitszeit und das Zusammenspiel dieser Faktoren
  5. nicht ausreichende Qualifikation und Unterweisung der Arbeitnehmer
  6. psychische Belastungen
Die Belastungen am Arbeitsplatz können sowohl körperlicher als auch psychischer Art sein. © Shutterstock, G-Stock Studio
Die Belastungen am Arbeitsplatz werden im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung ermittelt, um entsprechende Gegenmaßnahmen treffen zu können. © Shutterstock, G-Stock Studio

Wie erstellt man eine Gefährdungsbeurteilung?

Für die erfolgreiche Erstellung einer Gefährdungsbeurteilung ist es wichtig, nach einem festen Muster vorzugehen. Dieses Vorgehensweise besteht aus sieben Schritten, die wie folgt lauten:

  1. Arbeitsbereiche und Tätigkeiten festlegen
  2. Gefährdungen ermitteln
  3. Gefährdungen beurteilen
  4. Maßnahmen festlegen
  5. Maßnahmen durchführen
  6. Wirksamkeit prüfen
  7. Gefährdungsbeurteilung fortschreiben

Was die einzelnen Schritte genau beinhalten, kannst du in diesem Beitrag nachlesen. Falls du dich gerade fragst, ob du bei der Aufrechterhaltung der Arbeitssicherheit auf dich alleine gestellt bist, können wir dich beruhigen. Der Betriebsarzt und die Fachkraft für Arbeitssicherheit (FaSi) deren Bestellen nach dem Arbeitssicherheitsgesetz ebenfalls verpflichtend ist, unterstützen dich mit ihrer Expertise. Beide Positionen stehen in direktem Kontakt mit den Mitarbeitern und können einschätzen, in welchen Bereichen Belastungen und Gefährdungen vorliegen. Auch der Sicherheitsbeauftragte deines Unternehmens trägt zur Aufrechterhaltung der Arbeitssicherheit bei.

Schwangere Mitarbeiterinnen bedürfen eines besonderen Schutzes. © Shutterstock, Syda Productions
Die Gefährdungsbeurteilung für schwangere Mitarbeiterinnen muss von Anfang an vorliegen. © Shutterstock, Syda Productions

Gibt es Gruppen, die in der Beurteilung besonders berücksichtigt werden?

Ja, es gibt unter deinen Mitarbeitern Personen, die eines besonderen Schutzes bedürfen. Dazu gehören schwangere Mitarbeiterinnen. Das Mutterschutzgesetz sieht vor, dass weder die Gesundheit der werdenden Mutter noch die des Kindes durch die Tätigkeit am Arbeitsplatz gefährdet werden dürfen. Deshalb ist es wichtig, dass von Anfang an eine Gefährdungsbeurteilung von Arbeitsplätzen für Schwangere vorliegt. Du darfst diese also nicht erst erstellen, wenn eine Mitarbeiterin dir von ihrer Schwangerschaft berichtet. Neben schwangeren Mitarbeiterinnen müssen auch jugendliche Mitarbeiter nach den Bestimmungen des Jugendarbeitsschutzgesetzes besonders geschützt werden.

Warum ist es wichtig, die Gefährdungsbeurteilung zu dokumentieren?

Die Gefährdungsbeurteilung ist also ein wichtiger Bestandteil der Arbeitsmedizin und Arbeitssicherheit in deinem Unternehmen. Um Schutzmaßnahmen planen zu können, ist es deshalb wichtig, Risiken und Gefährdungen im Rahmen einer Dokumentation schriftlich festzuhalten. Darüber hinaus wird die Dokumentation genutzt, um die Wirksamkeit der Maßnahmen überprüfen zu können. Somit spielt die Dokumentation eine wichtige Rolle bei der beständigen Optimierung des Arbeits- und Gesundheitsschutzes. Außerdem bildet sie die Basis für Betriebsanweisungen zum Schutz deiner Mitarbeiter. Auch für die FaSi, den Betriebsarzt und den Sicherheitsbeauftragten ist die Dokumentation wichtig, um anstehende Aufgaben priorisieren zu können. Wenn es einmal zu einem Arbeitsunfall kommen sollte, dient sie darüber hinaus als Nachweis für die Umsetzung deiner Arbeitgeberpflichten zum Schutz der Mitarbeiter.

Außerdem bildet die Dokumentation die Grundlage für:

  • die Tätigkeit des Arbeitsschutzausschusses
  • das Informationsrecht, das der Personal- und Betriebsrat haben
  • das Informationsrecht deiner Mitarbeiter bezüglich möglicher Gefahren am Arbeitsplatz
  • das Betriebliche Wiedereingliederungsmanagement (BEM)
  • Prüfungen durch die Berufsgenossenschaft und anderen Behörden

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Seit wann besteht die Dokumentationspflicht für Gefährdungsbeurteilungen?

Die Pflicht, die Gefährdungsbeurteilung nicht nur durchzuführen, sondern auch zu dokumentieren, gibt es seit dem 21. August 1997. Diese findet sich in Paragraph 6 (1) des Arbeitsschutzgesetzes wieder. Für dich als Arbeitgeber ist es wichtig zu wissen, dass die Gefährdungsbeurteilung samt Dokumentation vorliegen muss, bevor deine Mitarbeiter mit ihrer Arbeit beginnen. Dies ist in Paragraph 3 der Arbeitsstättenverordnung festgehalten.

Bei der Gefährdungsbeurteilung und deren Dokumentation kannst du auf die Expertise des Arbeitsmediziners bauen. © Shutterstock, fizkes
Die Betriebsärztin bzw. der Betriebsarzt unterstützt dich bei der Erstellung der Gefährdungsbeurteilung sowie deren Dokumentation. © Shutterstock, fizkes

Was muss die Dokumentation beinhalten?

Die Dokumentation muss eine Reihe verschiedener Informationen beinhalten. Dazu gehört zunächst einmal die Bezeichnung des Arbeitsbereiches beziehungsweise des Arbeitsplatzes sowie die Analyse des Betriebszustandes. Darüber hinaus muss dokumentiert werden, wer die Gefährdungsbeurteilung durchgeführt hat. Im nächsten Schritt müssen die Gefährdungen und Belastungen am Arbeitsplatz systematisch aufgeführt und genau beschrieben werden. Neben der Beschreibung der Gefahren muss die Dokumentation auch eine Einschätzung des Risikos beinhalten. Dazu gehört ebenfalls, die Beurteilungskriterien für die Risiken mit aufzuführen.

Neben den Gefährdungen ist es außerdem wichtig, die Schutzziele anzuführen. Dabei musst du konkrete technische, personenbezogene und organisatorische Maßnahmen benennen. Die Dokumentation beinhaltet außerdem die Nennung von verantwortlichen Personen, die Ergebnisse von Mitarbeiterbefragungen, Unfallberichte sowie die Resultate, die die Kontrolle der durchzuführenden Maßnahmen ergeben hat. Schließlich dürfen auch das Datum der Gefährdungsbeurteilung sowie der Name der Person, die diese durchgeführt hat, nicht fehlen.

Generell gilt, dass die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung stets aktuell sein muss. Wenn es Änderungen im Arbeitsablauf, den verwendeten Arbeitsmitteln oder in einem Gesetz gibt, ist es notwendig, die Risiken neu zu bewerten. Auch ein Arbeitsunfall ist ein Grund für eine erneute Gefährdungsbeurteilung. Nähere Informationen zu der Dokumentation erhältst du von Unfallversicherungsträgern sowie unter den Leitlinien der Aufsichtsbehörden.

Gilt die Dokumentationspflicht für jedes Unternehmen?

Ja, jedes Unternehmen muss für die Sicherheit und Gesundheit seiner Mitarbeiter sorgen und diese Bemühungen entsprechend dokumentieren. Die Unfallverhütungsschrift DGUV Vorschrift 1 besagt, dass die Dokumentationspflicht erfüllt wird, wenn du ein arbeitsschutztechnisches Betreuungsmodell gewählt hast. Dadurch wird die Gefährdungsbeurteilung und deren Dokumentation automatisch mit abgedeckt. Sollte eine staatliche Behörde die Dokumentation angeordnet haben, gilt dies allerdings nicht. Für Betriebe mit zehn oder weniger Beschäftigten gelten flexiblere Bestimmungen.

Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung: Wie sieht es in diesem Bereich mit dem Datenschutz aus? © Shutterstock, fizkes
Die Einsicht der Dokumentation darf von bestimmten Behörden eingefordert werden. © Shutterstock, fizkes

Wie sieht es mit dem Thema Datenschutz aus?

Der Schutz von personenbezogenen Daten hat seit der Bekanntgabe der DSGVO am 25. Mai 2018 einen noch höheren Stellenwert erhalten. Diese Art von Daten gehören generell nicht in die Dokumentation einer Gefährdungsbeurteilung, da hierbei lediglich die Arbeitsbedingungen beschrieben und evaluiert werden sollen. Deine Mitarbeiter haben das Recht, über die Gefahren am Arbeitsplatz informiert zu werden, und wenn nötig, Einsicht in die Dokumentation zu erhalten. Auch die Unfallversicherungsträger sowie staatliche Arbeitsschutzbehörden können den Zugriff auf die Dokumentation fordern.

In welcher Form muss die Dokumentation erfolgen?

Bei der Form der Dokumentation gibt es keine Vorgaben. Es bleibt dir als Unternehmer überlassen, ob du die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung lieber klassisch auf Papier oder fortschrittlich und digital erstellen möchtest. Wenn du dir noch unsicher bist, empfehlen wir dir jedoch unsere Online Gefährdungsbeurteilung. Diese führt dich Schritt für Schritt durch den Prozess und gibt dir wichtige Hinweise bei der Erstellung der Gefährdungsbeurteilung. Somit kannst du sicher sein, dass du keine Vorgaben vergessen hast und die Erstellung und Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung auch garantiert rechtssicher ist. Solltest du die Dokumentation schnell vorweisen müssen, wie zum Beispiel bei einer Betriebsprüfung durch die Berufsgenossenschaft oder nach einem Arbeitsunfall, kannst du die Dokumentation mit wenigen Klicks herunterladen oder per E-Mail versenden. Damit sparst du nicht nur unnötiges Papier, sondern auch deine wertvolle Zeit. Die Online Gefährdungsbeurteilung ist ein fester Bestandteil des Online Basisschutz der Deutschen Mittelstandsschutz. Wenn du noch Fragen zu dem Thema hast, kannst du uns jederzeit gerne kontaktieren.

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Beitragsbild: © Shutterstock, Tortoon

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