Gefährdungsbeurteilung Homeoffice/Telearbeit Praktische Infos zum Arbeitsschutz im Homeoffice

Der Wecker klingelt später, keine Fahrt in vollen Bussen und Bahnen oder Stau in der Rushhour sowie mehr Flexibilität bei der Tagesplanung. Bei Arbeitnehmern ist Homeoffice beliebt, doch wie gestaltet man als Arbeitgeber sichere und gesunde Telearbeit?

  • 17.11.2021
  • Manuela Mademann

Das Thema Homeoffice hat seit der Corona-Pandemie Hochkonjunktur, ist aber eigentlich gar nicht so neu. Längst zeichnete sich ab, dass die Arbeit im Homeoffice mit der digitalen Transformation eine ernstzunehmende Alternative gegenüber dem klassischen Arbeitsplatz im Büro darstellt. Damit die Arbeit auch von zu Hause reibungslos vonstatten geht und der Gesundheits- und Arbeitsschutz der Mitarbeiter gewährleistet werden kann, braucht es klare Regeln und eine offene Unternehmenskultur.

Das erfährst du in diesem Beitrag

Homeoffice: Telearbeit und mobile Arbeit

Wenn wir von zu Hause aus arbeiten, ist meistens die Rede von Homeoffice. Dabei ist es wichtig, noch einmal zwischen zwei Begriffen zu unterscheiden, die beide für ein Arbeiten in den eigenen vier Wänden stehen: Telearbeit und das mobile Arbeiten. Doch worin besteht der Unterschied?

Was ist Telearbeit?

Zum ersten Mal wurden die Begriffe Telearbeit und Homeoffice in der Novelle 2016 der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) näher definiert. Telearbeitsplätze sind demnach „vom Arbeitgeber fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich der Beschäftigten.“ Sie gelten erst dann als eingerichtet, wenn die Bedingungen der Telearbeit zwischen Arbeitgebern und Beschäftigten vertraglich festgelegt wurden. In den Vertrag gehört neben der wöchentlichen Arbeitszeit und Dauer der Einrichtung auch die benötigte Ausstattung für den Telearbeitsplatz. Als Arbeitgeber ist es deine Aufgabe, das nötige Mobiliar sowie Arbeits- und Kommunikationsmittel bereitzustellen und zu installieren. Dies kann auch eine von dir beauftragte Person wie zum Beispiel deine Fachkraft für Arbeitssicherheit (Sifa) übernehmen.

Ein konkretes Beispiel für Telearbeit könnte wie folgt aussehen: Die Mutter eines Mitarbeiters benötigt aufgrund von gesundheitlichen Problemen Unterstützung. Aus diesem Grunde vereinbart ihr vertraglich, dass der Mitarbeiter an vier Tagen in der Woche von zu Hause aus arbeiten darf. Der Bildschirmarbeitsplatz wird für diesen Zweck von dir als Arbeitgeber zur Verfügung gestellt.

Bisher gibt es nur eine gesetzliche Definition für Telearbeit, nicht aber für Home-Office. © Shutterstock, Ivan Kruk
Die Begriffe Homeoffice und Telearbeit werden im Alltag meist synonym verwendet. © Shutterstock, Ivan Kruk

Was ist Homeoffice und der Unterschied zu Telearbeit?

Wie beschrieben ist Telearbeit eine dauerhafte Einrichtung des Arbeitsplatzes zu Hause. Im Gegensatz dazu meint Homeoffice das gelegentliche, regelmäßige oder vorübergehende Arbeiten von zu Hause aus. Ein monatelanges Arbeiten im Homeoffice kann aber durchaus als Telearbeit gewertet werden. Die Arbeitsvertragsparteien vereinbaren für das Homeoffice eine wöchentliche Arbeitszeit sowie die Dauer der Einrichtung vertraglich. Der Arbeitnehmer bekommt außerdem vom Arbeitgeber Arbeits- bzw. Kommunikationsmittel bereitgestellt. Das Bundesministeriums für Arbeit und Soziales hat aber mit der Corona-Arbeitsschutzverordnung (Corona-ArbeitsschutzVO) vom 27.01.2021 verdeutlicht, dass bei einer fehlenden Vertriebsvereinbarung oder schriftlichen individualvertraglichen Ergänzung zum Arbeitsvertrag die Vereinbarung auch durch konkludentes Handeln ersetzt und konkretisiert werden kann.

Neben den Begrifflichkeiten Homeoffice und Telearbeit gibt es darüber hinaus noch das sogenannte mobile Arbeiten.

Was bedeutet mobiles Arbeiten?

Das mobile Arbeiten ist eine Form des Arbeitens, die nicht durch die Arbeitsstättenverordnung geregelt wird. Mobiles Arbeiten bedeutet, dass es Mitarbeitern gestattet ist, neben ihrem Arbeitsplatz im Unternehmen ab und zu auch an anderen Orten tätig zu sein. Beim mobilen Arbeiten kann beispielsweise von zu Hause aus, aber auch von unterwegs gearbeitet werden. Hierfür braucht es tragbare beziehungsweise stationäre Arbeitsgeräte. Mobile Arbeit kann beispielsweise so aussehen, dass ein Mitarbeiter seine E-Mails gelegentlich auch von zu Hause aus schreibt oder Termine in den eigenen vier Wänden vor- und nachbereitet.

Wie sehen die rechtlichen Rahmenbedingungen für Telearbeit und mobiles Arbeiten aus?

Eine wichtige Information gleich zu Beginn: Die Umbenennung von Homeoffice in mobiles Arbeiten ist nicht rechtsgültig! Die rechtlichen Anforderungen an das mobile Arbeiten und die Telearbeit unterscheiden sich. Relevante Grundlagen bilden in diesem Zusammenhang außerdem das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV).

Die Gefährdungsbeurteilung

Handelt es sich bei der Arbeitsform eines Mitarbeiters um Telearbeit, besteht für dich als Arbeitgeber nach § 3 Arbeitsstättenverordnung die Pflicht, eine Gefährdungsbeurteilung durchzuführen. Diese muss erfolgen, bevor der Mitarbeiter die Tätigkeit an seinem Arbeitsplatz aufnimmt. Besonders wichtig ist hierfür auch der Anhang Nr. 6 der Arbeitsstättenverordnung, der für Bildschirmarbeitsplätze gilt. Hilfe bekommst du von dem Betriebsarzt deines Unternehmens sowie der Fachkraft für Arbeitssicherheit.

Nutzen Mitarbeiter das Modell der mobilen Arbeit, findest du nähere Informationen zum Thema Gefährdungsbeurteilung im Arbeitsschutzgesetz. Eine Begehung des Arbeitsplatzes gestaltet sich bei dieser Arbeitsplatzform oftmals schwierig. Aus diesem Grunde ist es wichtig, dass die Gefährdungsbeurteilung genutzt wird, um Risiken im Vorfelde zu benennen und im nächsten Schritt ausschließen zu können. Ein wichtiges Stichwort lautet Unterweisung. Darauf kommen wir gleich noch einmal zu sprechen. Genauso wie bei der Telearbeit kannst du auch bei der mobilen Arbeit auf die Unterstützung der Sifa und des Betriebsarztes zählen.

Die Unterweisung deiner Mitarbeiter

Der § 12 des Arbeitsschutzgesetzes besagt, dass eine Unterweisung zur Arbeitssicherheit und Homeoffice erfolgen muss, bevor die Arbeit begonnen wird. Dies gilt für die Telearbeit und das mobile Arbeiten gleichermaßen. Konkret meint die Unterweisungspflicht, dass Mitarbeiter beispielsweise darüber aufgeklärt werden, dass der Arbeitsplatz sachgemäß aufgebaut wird, Arbeitszeiten befolgt und Geräte richtig verwendet werden. Beide Unterweisungen können digital durchgeführt werden.

Wenn wir von Telearbeit sprechen, sind die Maßnahmen zur Unterweisung noch präziser formuliert, und zwar in der Arbeitsstättenverordnung. So wird wird die Unterweisung beispielsweise auf Basis der Gefährdungsbeurteilung umgesetzt. Darüber hinaus muss die Unterweisung für Mitarbeiter, die einen Telearbeitsplatz haben, einmal pro Jahr stattfinden.

Vorsorge

Gehen Arbeitnehmer einer Bildschirmtätigkeit nach, wird sowohl bei Telearbeit als auch bei mobiler Arbeit eine arbeitsmedizinische Prävention nötig. Dazu zählt die Gefährdungsbeurteilung G37 (digitale Sehtests) und eine Unterweisung zur Bildschirmarbeit.

Arbeitsgeräte zur Verfügung stellen und überprüfen

Für deine in Telearbeit beschäftigten Mitarbeiter gilt laut § 2 der Arbeitsstättenverordnung, dass du als Arbeitgeber alle nötigen Arbeitsgeräte und -utensilien sowie Kommunikationsmittel stellen musst. Dazu können ein PC oder Laptop, die benötigte Software, ein Schreibtisch sowie ein ergonomischer Schreibtischstuhl gehören. Auf die richtige Gestaltung des Arbeitsplatzes gehen wir an späterer Stelle noch einmal genauer ein.

Einen Arbeitslaptop oder PC mit vom Arbeitgeber geprüften Sicherheitsanforderungen zu verwenden, ist aus datenschutzrechtlichen Gründen wichtig. Denn die Pflicht, die Daten deiner Mitarbeiter sowie die von Dritten zu schützen, besteht im Homeoffice genauso wie vor Ort im Unternehmen.

In Bezug auf die Überprüfung der Geräte mit einem Stecker ist es wichtig zu wissen, dass in der Gefährdungsbeurteilung (0515 Elektrosicherheit) bestimmt wird, wie oft diese überprüft werden müssen.

Begehung des Arbeitsplatzes im privaten Umfeld

Damit der Arbeitsplatz eines Mitarbeiters in Telearbeit arbeitsmedizinisch und arbeitssicherheitstechnisch unbedenklich ist, kannst du diesen im Zuge einer Begehung aufbauen und bewerten. Wenn die Telearbeit vereinbart wird, kann dabei auch ein einmaliges Recht auf Zugang zum Arbeitsort festgelegt werden.

Einen Überblick über all diese Informationen findest du untenstehend als Tabelle.

Bei den Anforderungen für das Homeoffice müssen wir zwischen mobiler und Telearbeit differenzieren. © Unfallkasse Baden-Württemberg (UKBW)
Auf einen Blick: Hier siehst du, welche Anforderungen gelten, wenn Mitarbeiter in Telerarbeit beschäftigt sind oder mobil arbeiten. © Unfallkasse Baden-Württemberg (UKBW)

Welche Gefahren gibt es am Arbeitsplatz im Homeoffice?

Die Gefahren am Arbeitsplatz sind vielfältig: Neben elektrischen oder biologischen Gefährdungen stellen im Homeoffice vor allem Arbeitsumgebungsbedingungen und Arbeitsorganisation sowie psychische Belastungen Risiken dar. Klima, Beleuchtung, Raumbedarf und Ergonomie spielen bei der Gefährdungsbeurteilung genauso eine Rolle wie der Arbeitsablauf, die Arbeitszeit und soziale Bedingungen. Wissenswertes über Rückengesundheit bei der Arbeit erfährst du hier. Außerdem gilt psychischer Stress, ausgelöst durch Zeitdruck oder Angst um den Arbeitsplatz, zunehmend als Risikofaktor. Warum ein bisschen Spaß bei der Arbeit so wichtig ist und was du als Arbeitgeber für die Zufriedenheit deiner Mitarbeiter tun kannst, erörtern wir dir in diesem Beitrag.

Arbeitsumgebung und Arbeitsorganisation stellen im Home-Office die größten Risiken dar. © Shutterstock, AstroStar
Gerade im Home-Office sollte auf eine geeignete Arbeitsumgebung geachtet werden, damit die Rückengesundheit nicht leidet. © Shutterstock, AstroStar

Wie muss der Arbeitsplatz gestaltet sein?

Deine Mitarbeiter können zwar vorübergehend durchaus an ihrem Küchentisch arbeiten, aber je länger und öfter sie dies tun, desto wichtiger ist ein ergonomisch gestalteter Arbeitsplatz. Bei der Gestaltung von Arbeitsplätzen im Homeoffice sollte mindestens Folgendes berücksichtigt werden:

  • Es sollten externe Bildschirm- und Eingabegeräte (Maus und Tastatur) verwendet werden, um ungünstige Haltungen und einseitige Belastung zu vermeiden.
  • Schreibtisch und Stuhl sollten an die Körpergröße angepasst werden. Es gilt das Arbeiten mit ungesunder Körperhaltung zu vermeiden. Beispielsweise auf der Couch zu arbeiten, empfiehlt sich also nicht. Regelmäßig sollte die Position gewechselt werden, um für Haltungs- und Belastungswechsel zu sorgen.
  • Es ist empfehlenswert, Bildschirme und den Schreibtisch seitlich zum Fenster zu positionieren, um Blendungen bzw. Spiegelungen zu reduzieren.
  • Wenn möglich, sollte der Bildschirm so aufgestellt werden, dass sich die Oberkante auf Höhe der Augen befindet. Außerdem ist ein ausreichender Abstand zwischen Augen und Bildschirm wichtig.
  • Eine gute Beleuchtung, beispielsweise für das Lesen von Texten, ist essentiell.

Warum ist die Planung von Arbeitszeiten wichtig?

Auch bei der Arbeit aus dem Homeoffice gilt wie im Büro das Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Es obliegt also auch im Homeoffice deiner Verantwortung als Arbeitgeber, die Regelungen zu Höchstarbeitszeit, Ruhepausen und Ruhezeiten sowie das Verbot von Sonn- und Feiertagsarbeit einzuhalten. Eine klare Planung der Arbeitszeiten mit nötigen Absprachen im Team erleichtert außerdem die Arbeitsorganisation. Kurzfristige Änderungen der Arbeitszeiten sollten möglichst vermieden werden, sodass beispielsweise die Kinderbetreuung sicher geplant werden kann. Im Folgenden haben wir dir die wichtigsten Maßnahmen für das Arbeiten von zu Hause zusammengestellt.

Eine durchdachte Tagesplanung sorgt für Struktur im Home-Office. © Shutterstock, NicoElNino
Ein strukturierter Tagesplan hilft bei der Trennung zwischen Arbeit und Freizeit. © Shutterstock, NicoElNino

Welche Maßnahmen helfen bei der Arbeitszeitgestaltung im Homeoffice?

  1. Die tägliche Arbeitszeit sollte nach Möglichkeit nicht überschritten werden. So können Fehler vermieden werden, die Konzentrationsfähigkeit bleibt aufrecht erhalten und die Gesundheit wird geschützt.
  2. Regelmäßige Pausen sind nicht nur wichtig, damit die Leistungsfähigkeit erhalten bleibt, sondern auch, um einseitigen Belastungen vorzubeugen. Die gesetzlich vorgeschrieben Mittagspause muss bei einer Arbeitszeit von sechs Stunden mindestens 30 Minuten betragen. Es empfiehlt sich aber, weitere Kurzpausen einzulegen.
  3. Damit deine Mitarbeiter neben der Arbeit ausreichend Erholung finden, gilt auch im Homeoffice die gesetzliche Ruhezeit von mindestens elf zusammenhängenden Stunden zwischen zwei Arbeitstagen. In dieser Zeit sollten auch kurze Unterbrechungen wie zum Beispiel das Checken von E-Mails oder kurze Telefonate vermieden werden.
  4. Lässt es sich umgehen, sollte der Arbeit nicht spät abends, also nach 22 Uhr oder nachts, nachgegangen werden.
  5. Ebenfalls sollte auf das Arbeiten am Wochenende verzichtet werden, um die Freizeit und Auszeit nicht zu beeinträchtigen.
  6. Grundsätzlich ist eine klare Trennung zwischen Arbeitszeit und Freizeit sehr wichtig. Auf jegliche Kontaktierung deiner Mitarbeiter außerhalb der Arbeitszeit solltest du, wenn möglich, verzichten. Ständige Erreichbarkeit löst Stress aus und wirkt sich langfristig negativ auf die Gesundheit und Leistungsfähigkeit deiner Beschäftigten aus. Klare Absprachen sind deshalb hilfreich.
  7. Die Erfassung von Arbeitszeiten kann auch im Homeoffice sinnvoll sein, um Ruhepausen einzuhalten und den Überblick über geleistete Arbeitszeit zu bewahren.

Warum ist regelmäßige Kommunikation im Homeoffice wichtig?

Im Büroalltag ist die Kommunikation einfach. Dort ist es selbstverständlich, schnell beim Kollegen am Schreibtisch vorbeizuschauen, um Rückfragen zu klären und ein kleiner informeller Plausch an der Kaffeemaschine gehört auch dazu. Im Homeoffice sieht das Ganze etwas anders aus, dort ist ein Austausch nur bedingt möglich. Damit sich keiner allein gelassen fühlt und Silodenken verringert oder aufgebrochen wird, solltest du als Führungskraft auf einen regelmäßigen Austausch achten.

Gerade in so unsicheren Zeiten wie in den letzten Monaten der Corona-Pandemie sind regelmäßige Bestandsaufnahmen wichtiger denn je. Aufkommenden Sorgen und Fragen deiner Mitarbeiter solltest du mit Ehrlichkeit und Transparenz begegnen, um weiterhin ein gutes Vertrauensverhältnis zu deinen Beschäftigten zu haben und Unsicherheiten abzubauen. Mache ihnen keine falschen Versprechungen, sondern beziehe sie mit ein. Was ist geplant? Wo liegen die Herausforderungen und Probleme? Regelmäßige Termine für fachliche und informelle Meetings sollten deshalb selbstverständlich sein.

Man kann auch im Home-Office den Teamzusammenhalt stärken. © Shutterstock, Travelpixs
Auch im Homeoffice kann man seine Pause mit Kollegen verbringen. © Shutterstock, Travelpixs

Wie lässt sich während des Homeoffice die Zusammenarbeit aufrechterhalten?

Bei vermehrter Arbeit aus dem Homeoffice besteht ein erhöhtes Risiko der sozialen Isolation. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, die Kontakte zu Kollegen und Vorgesetzten über verschiedene Medien zu pflegen:

  • Als erstes ist es für eine erfolgreiche Zusammenarbeit notwendig zu wissen, wann welcher Kollege verfügbar ist. Viele Chatprogramme verfügen beispielsweise über ein Ampelsystem, das den An- bzw. Abwesenheitsstatus der Mitarbeiter zeigt. Ein geteilter virtueller Kalender hilft zudem die Erreichbarkeitszeiten einzusehen. Transparenz und gegenseitige Absprachen sorgen für ein gutes Arbeitsklima.
  • Des Weiteren ist es nicht ratsam, ausschließlich über E-Mails zu kommunizieren. Für ein besseres Zusammengehörigkeitsgefühl sollte ab und an zum Telefon gegriffen werden oder sich per Videokonferenz ausgetauscht werden. Im Prinzip kann die Wahl des Kommunikationsmediums von der Dringlichkeit und Komplexität der Information abhängig gemacht werden:
    1. Ist die Information dringend und komplex, ist die direkte, synchrone Kommunikation per Telefon oder Video sinnvoll.
    2. Ein kurzer Austausch im Chat reicht aus, wenn die Aufgabe dringend, aber nicht sehr komplex ist.
    3. Sind die Informationen zwar nicht dringend, aber komplex, empfiehlt sich ein asynchrones Medium. Eine E-Mail eignet sich zum Beispiel sehr gut, um zusätzliche Informationen wie Dokumente oder Bilder weiterzuleiten.
  • Als Arbeitgeber und Führungskraft solltest du sowohl bei inhaltlichen als auch bei persönlichen Themen ein offenes Ohr für deine Mitarbeiter haben.
  • Damit der Kollegenzusammenhalt und -austausch auch im Homeoffice stark bleibt, können zum Beispiel gemeinsame virtuelle Mittagessen oder eine virtuelle Kaffeepause zusammen verbracht werden.

Wie ist die Unfallversicherung im Homeoffice geregelt?

Auch im Homeoffice können Arbeitsunfälle passieren. Ein Unfall infolge einer versicherten Tätigkeit steht unter dem Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung. Ausgenommen davon sind ebenfalls wie im Büro private Tätigkeiten. Der Weg zur Toilette oder in die Küche, um sich etwas zu Essen zu holen, fällt nicht unter die gesetzliche Unfallversicherung. Dabei handelt es sich um eigenwirtschaftliche Tätigkeiten. Die Abgrenzung zwischen versicherter und unversicherter Tätigkeit ist gerade im Homeoffice nicht ganz einfach. Zentral ist dabei immer die Frage nach der Handlungstendenz; also welchen Zweck die Handlung hatte, die zu einem Unfall führte.

Wie kann ich eine Gefährdungsbeurteilung erstellen und wo bekomme ich Hilfe?

Jetzt liegt es an dir, die Gefahren für deine Mitarbeiter bei der Telearbeit oder mobilem Arbeiten zu beurteilen und daraus die richtigen Maßnahmen abzuleiten. Wie du eine Gefährdungsbeurteilung erstellst und richtig dokumentierst, verraten wir dir in diesem Beitrag. Du hast wenig Zeit oder willst dich nicht in die Materie einarbeiten? Dann teste einfach für 30 Tage unsere digitalen Gefährdungsbeurteilungen. Sie helfen dir bei der rechtssicheren Analyse der aktuellen Gefährdungslage deiner Mitarbeiter im Homeoffice. Vergiss nicht, deine Mitarbeiter nach der Erstellung der Gefährdungsbeurteilung in den nötigen Arbeitsschutzmaßnahmen zu unterweisen. Auch diese findest du in digitaler Form im kostenlosen Testzugang. Du hast noch Fragen und brauchst weitere Hilfe? Kein Problem, wir freuen uns auf deine Kontaktaufnahme und helfen dir jederzeit gerne weiter!

Beitragsbild: © Shutterstock, oekka.k

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