Gefährdungsbeurteilung Büroarbeitsplatz Gefahren im Büro und wie du sie am Arbeitsplatz vermeidest

Arbeitsunfälle können überall passieren. Ob auf dem Bau, in Laboren oder an Büroarbeitsplätzen. In Büros? Ja, richtig gehört. Auch in Büroräumen können Arbeitsunfälle immer wieder vorkommen. Auch wenn Büroarbeitsplätze bei Unfällen im Vergleich zu anderen Arbeitsplätzen weniger risikobehaftet sind, werden jährlich trotzdem zahlreiche Unfälle in Büroräumen verzeichnet. Dabei lassen sich Büros in wenigen einfachen Schritten unfallfrei machen.

Wie das geht und was die häufigsten Gefahren im Büro sind, zeigen wir dir in diesem Beitrag.

Das erfährst du in diesem Beitrag:

Was sind die häufigsten physischen Gefahren am Büroarbeitsplatz?

An einem Büroarbeitsplatz können unterschiedliche physische Gefahren lauern, die auf den ersten Blick vielleicht gar nicht so auffällig sind. Trotzdem können durch diese Risiken Verletzungen oder Gesundheitsschäden bei dir oder deinen Arbeitnehmer*innen entstehen. Lass uns die häufigsten physischen Gefahren im Büro im Folgenden näher durchleuchten.

1. SRS-Unfälle (Stolpern, Rutschen, Stürzen)

Zu den häufigsten Ursachen für Verletzungen und Arbeitsunfälle in Bürobetrieben, gehören die SRS-Unfälle. Allerdings werden diese oftmals unterschätzt. Sie treten auf, wenn ein*e Mitarbeiter*in durch Stolpern, Ausrutschen oder Stürzen zu Fall kommt. Dabei können SRS-Unfälle in unterschiedlichen Situationen passieren, sowohl am Arbeitsplatz, im öffentlichen Raum oder im Homeoffice.

Eine typische Situation in deinem Bürobetrieb ist beispielsweise das Stolpern über lose Kabel am Arbeitsplatz. Dein*e Mitarbeiter*in steht von ihrem bzw. seinem Bürotisch auf, bleibt mit dem Fuß am Laptop-Ladekabel hängen und stolpert. Oder ein Kaffee wurde verschüttet, jedoch nicht richtig aufgewischt. Sollte danach jemand darüber laufen, könnte diese Person auf dem Boden ausrutschen.

2. Umgang mit Maschinen und Werkzeugen im Büroalltag

Das Arbeiten mit Maschinen und Werkzeugen klingt auf den ersten Blick eher nach Produktion oder Werkstatt, aber auch im Büro gibt es einige relevante Anwendungsbereiche, die leicht übersehen werden. Die unsachgemäße Verwendung von Maschinen oder technischen Geräten kann ernsthafte Verletzungen hervorrufen.

Typische Gefahrenquellen im Büro sind zum Beispiel Aktenvernichter beziehungsweise Aktenschredder. Fehlen wichtige Sicherheitsabdeckungen oder wird er unvorsichtig verwendet, können Fingerquetschungen oder Schnittverletzungen entstehen.

Aber auch kleinere Montagearbeiten durch deine eigenen Mitarbeiter*innen können risikobehaftet sein. Beim Aufhängen von Deko und einer falschen Handhabung des Werkzeugs können beispielsweise Verletzungen an Händen oder anderen Körperteilen entstehen.

3. Heben und Tragen von schweren Lasten, Paketen oder Arbeitsmittel

Das Heben und Tragen kann in Büros zu Verletzungen führen. Normalerweise sollte dies nicht so häufig auf deine Mitarbeiter*innen zukommen, trotzdem gibt es im Büroalltag auch einige Situationen, die zu Arbeitsunfällen, führen können.

Ein Beispiel ist der Transport von Präsentationstechnik wie Beamer, Monitore oder Flipcharts. Aufgrund der unhandlichen Form oder fehlender Tragegriffe, kann sich dein*e Mitarbeiter*in an der Schulter oder am Handgelenk verletzen. Ebenso kann ein ungünstiger Hebevorgang, beispielsweise beim Heben eines Druckpapierstapels zum Nachauffüllen des Druckers, zu Rückenschmerzen oder Muskelverspannungen führen.

4. Ergonomische Fehlhaltungen auf Büromöbeln

Ein weiterer Faktor für physische Gefahren in Bürobetrieben ist eine fehlende ergonomische Arbeitsplatzgestaltung in deinem Betrieb. Dazu gehört eine ungesunde Sitz- und Bildschirmposition.

Verspannungen im Nacken- und Lendenbereich können bei deinen Mitarbeitenden auftreten, wenn sie an ihrem Arbeitsplatz mit hochgezogenen Schultern oder mit Oberschenkeln, die nicht parallel zum Boden sind, sitzen. Das kann zum Beispiel vorkommen, wenn der Bürostuhl der Mitarbeitenden nicht höhenverstellbar ist.

Ebenso kann ein Monitor, der zu tief, zu hoch oder zu weit entfernt steht, eine ungesunde Kopfhaltung begünstigen, was wiederum zu Nackenschmerzen oder zu anhaltenden Haltungsschäden führen kann. Tipps, wie du in deinem Betrieb für gesunde Büroarbeit sorgst, findest du hier.

Welche Risiken von psychischen Belastungen treten in Bürobetrieben auf?

Psychische Gefahren am Arbeitsplatz, insbesondere in Büros, können sowohl kurzzeitige als auch langfristige negative Auswirkungen auf die Gesundheit und Effizienz deiner Mitarbeitenden haben. Dabei können psychische Risiken am Arbeitsplatz, beeinflusst durch die jeweilige Arbeitsumgebung, die Arbeitsinhalte oder auch durch soziale Beziehungen am Arbeitsplatz, hervorgerufen werden.

Lies gerne diesen Beitrag, wenn du wissen möchtest, wie du Stresssymptome bei deinen Mitarbeitenden erkennst. Die gängigsten Risiken für eine psychische Belastung in Büros schauen wir uns jetzt an.

1. Dauerhafte Arbeitsbelastung im Betrieb

Eine temporäre Arbeitsüberlastung kennen wahrscheinlich die meisten Arbeitnehmer*innen in Bürobetrieben. Die Gründe dafür können sehr unterschiedlich sein. Sei es eine hohe Fluktuation im Unternehmen oder vermehrte Krankheitsfälle, die wiederum durch andere Mitarbeiter*innen ersetzt werden müssen. Trotzdem kann eine dauerhafte Arbeitsüberlastung zu psychischen Beschwerden wie Erschöpfung, Schlafproblemen oder sogar zu einem Burnout führen.

Auch das Gefühl von ständiger Erreichbarkeit, was insbesondere Arbeitnehmer*innen aus dem Homeoffice kennen, kann zu Erschöpfungssymptomen führen. Darüber hinaus können auch zu kurze oder fehlende Ruhepausen zu psychischen Belastungen bei deinen Mitarbeitenden führen.

2. Unklare Rollen oder Aufgabenverteilung im Team

Wenn sich die Manager*innen in deiner Firma uneinig sind, keine klare Priorisierung der Aufgaben durchgeführt wird, sich Zuständigkeiten überschneiden oder gar ganz fehlen, dann kann dies in deinem Team Folgen haben. Es kann zu Unsicherheiten, ständigen Rückfragen oder sogar zu Stress durch den Kontrollverlust und den Verlust der Übersichtlichkeit führen.

3. Mangelnde Wertschätzung der Arbeitsleistung oder fehlendes Feedback

Genau so wichtig ist es, deinen Mitarbeiter*innen regelmäßig Feedback über ihre Arbeit zu geben. Es könnte ansonsten ein Gefühl entstehen, dass die Leistungen deiner Mitarbeitenden nicht gesehen werden. Ebenso gilt es, Kritik stets sachlich zu äußern. Bleibt Kritik ganz aus oder wird unsachlich und auf eine unangebrachte Art überbracht, kann es bei deinen Mitarbeiter*innen zu Selbstzweifeln, Demotivation und schlussendlich zu einer „inneren Kündigung” führen.

4. Konflikte mit Kolleg*innen oder Vorgesetzten am Arbeitsplatz

Zwischenmenschliche Beziehungen bei Mitarbeitenden sind in Büroräumen oft unvermeidbar, dementsprechend ist es besonders wichtig bei Neueinstellungen darauf zu achten, dass unterschiedliche Personen gut miteinander zusammenarbeiten können. Konflikte können trotzdem immer entstehen, es ist nur wichtig, dass diese entsprechend frühzeitig geklärt werden. Mehr über das betriebliche Konfliktmanagement kannst du in diesem Beitrag lesen.

Zu Konflikten, die die psychische Belastung deiner Mitarbeitenden erhöhen, zählen Missverständnisse innerhalb des Teams, Machtspiele und Mobbing. Dazu kann auch eine schlechte Gesprächskultur oder ein mangelndes Vertrauen gegenüber Kolleg*innen beitragen. Mitarbeitende, die dies erleben, isolieren sich oftmals sozial, haben Angst vor dem Gang in die Büroräume oder zeigen depressive Symptome auf.

5. Lärm und eine dauerhafte Ablenkung im Großraumbüro

Besonders in Großraumbüros, wo viele unterschiedliche Mitarbeiter*innen gemeinsam an einem Ort unterschiedliche Tätigkeiten behandeln, kann es häufig zu Lärmstörungen oder Ablenkungen kommen. Beispielsweise, wenn eine Mitarbeiter*in laut mit seinem bzw. ihrem Telefon ein Kundengespräch führt, während sich andere an ihrem Bildschirm konzentrieren müssen.

Solche Unterbrechungen im Workflow deiner Mitarbeitenden, z. B. durch laute Meetings, Telefonate oder Gespräche, können zu einer erhöhten Reizbarkeit, inneren Anspannung sowie Konzentrationsschwächen führen.

6. Ständiger Wechsel in den Arbeitsprozessen und eine fehlende Planbarkeit

In einigen Start-Ups oder kleineren Unternehmen, in denen Arbeitsprozesse noch nicht etabliert und optimiert sind, kann es aufgrund der fehlenden Planbarkeit auch zu psychischen Belastungen bei Arbeitnehmer*innen kommen. Wird in einem Betrieb häufig umstrukturiert oder werden ständig neue Tools eingeführt, kann in deinem Team Frustration entstehen. Das Gefühl von Stabilität wird deinen Mitarbeitenden nicht gegeben, was zu einem Kontrollverlust oder Zukunftsängsten führen kann.

7. Isolation im Homeoffice und daraus resultierende psychosoziale Vereinsamung

Arbeiten viele deiner Mitarbeiter*innen aus dem Homeoffice, gibt es andere Herausforderungen, die beachtet werden sollten. Wenig bis gar kein Kontakt zu den Kolleg*innen sowie ein fehlender informeller Austausch, beispielsweise beim Plausch in der Kaffeeküche, kann gravierende Folgen haben. Eine Isolation im Homeoffice kann zu Einsamkeit, Entfremdung vom Team sowie zu einer sinkenden Arbeitsmotivation führen.

Welche chemischen und biologischen Risiken haben Arbeitnehmende im Büro zu befürchten?

Auch wenn chemische und biologische Risiken in Bürobetrieben deutlich seltener auftreten als in Laboren oder in der Industrie, gibt es trotzdem einige realistische Gefahrenquellen, die man nicht unterschätzen sollte, insbesondere durch Alltagsgegenstände oder das Arbeitsumfeld selbst.

1. Chemische Risiken durch Reinigungs- und Desinfektionsmittel sowie Büroausstattung

In Bürobetrieben ist es gängig, dass externe Reinigungskräfte die Büroräume säubern, aber auch in Sanitärräumen können Reinigungs- oder Desinfektionsmittel zum Einsatz kommen. Werden diese nicht gekennzeichnet oder unsachgemäß gelagert, können bei deinen Mitarbeiter*innen Reizungen auf der Haut, in den Atemwegen oder Augen entstehen.

Auch Kleber, Marker oder Bastelmaterialien mit Lösungsmitteln können bei einer zu häufigen Nutzung zu Kopfschmerzen oder Hautreaktionen führen.

2. Raumluftbelastung durch Druckeremissionen und neue Büromöbel

Laserdrucker geben mitunter Tonerstaub oder Ozon ab, was in schlecht belüfteten Räumen die Atemwege deiner Mitarbeitenden reizen kann. Beim Umzug deines Unternehmens oder der Neuanschaffung von Büromöbeln können zudem Ausgasungen von Lösungsmitteln oder Weichmachern die Raumluft belasten und bei empfindlichen Personen allergische Reaktionen auslösen.

3. Biologische Risiken durch Keime oder eine schlechte Raumhygiene

In Gemeinschafts-Bürobetrieben, wo viele Mitarbeiter*innen sich gleichzeitig aufhalten, verbreiten sich Viren und Bakterien sehr leicht über gemeinsam genutzte Geräte wie Tastaturen, Laptops, Telefone oder Türgriffe. Insbesondere, wenn diese unzureichend gesäubert werden. Ebenso können schlecht gewartete Klimaanlagen Keime wie Legionellen verteilen und Atemwege belasten.

4. Schimmel, Tiere und Allergene im Büro

Eine schlechte Belüftung deiner Büroräume kann zu einer Schimmelbildung führen, beispielsweise an den Fenstern oder hinter den Möbeln. Das kann wiederum bei einigen Arbeitnehmer*innen zu Reizhusten oder allergischen Reaktionen führen. Genauso können Tierhaare – beispielsweise von Bürohunden –, Milben oder andere Schädlinge Auslöser für gesundheitliche Beschwerden bei empfindlichen Personen sein.

Welche elektronischen Gefahren können in Büros lauern?

Ob Computer, Monitore oder die geliebte Kaffeemaschine, in Bürobetrieben nutzen Arbeitnehmer*innen Elektrogeräte ganz selbstverständlich. Dennoch ist auch hier Vorsicht geboten, da Elektronik erhebliche Risiken birgt, wenn sie falsch verwendet oder nicht regelmäßig gewartet wird. Schauen wir uns die häufigsten elektronischen Gefahren im Bürobetrieb an.

1. Elektrische Risiken durch Geräte und Anschlüsse

In sehr vielen Büros werden Verlängerungskabel, Mehrfachsteckdosen oder Netzteile verwendet, meist improvisiert unter Schreibtischen oder in Besprechungsräumen. Sind Kabel und Isolierungen beschädigt, defekt oder überlastet, kann dies zu Stromschlägen, Kurzschlüssen oder sogar zu Bränden führen.

2. Unsachgemäßer Umgang mit Elektrogeräten im Büro

Elektronische Geräte wie Wasserkocher, Drucker oder Kaffeemaschinen werden häufig ohne eine technische Einweisung verwendet. Sind diese beschädigt, überhitzt oder falsch angeschlossen, dann besteht Brand- oder Stromschlaggefahr. Insbesondere bei einer fehlenden Wartung oder einem unbeaufsichtigten Betrieb.

Was sind geeignete Präventionsmaßnahmen für mehr Sicherheit im Büro?

Wie du siehst, birgt ein Bürobetrieb tatsächlich einige Risiken oder Gefahren, vor denen du deine Mitarbeitenden in jedem Fall schützen solltest. Die gute Nachricht: Viele der genannten Gefahren lassen sich mit überschaubarem Aufwand deutlich reduzieren. Die Voraussetzung dafür ist, dass dein Unternehmen klare Strukturen aufweist und deine Mitarbeitenden ausführlich geschult werden.

Als Unternehmer*in kannst du hier gezielt ansetzen, um die physische und psychische Gesundheit deines Teams zu schützen. Ein erster Schritt zur Prävention ist eine Gefährdungsbeurteilung zu erstellen. Du hast viele Mitarbeitende, die aus dem Homeoffice arbeiten? Dann schaue gerne in diesen Beitrag und erfahre mehr über die Gefährdungsbeurteilung für das Homeoffice.

Physische Gefahren im Büro vermeiden

Ob Stolperfallen oder Möbel, die sich nicht ergonomisch anpassen lassen, oft entstehen physische Risiken durch eine Nachlässigkeit im Arbeitsumfeld. Diese Maßnahmen können bei der Prävention helfen:

• Laufwege freihalten: Achte darauf, dass keine Kisten, Stühle oder Geräte die Laufwege deiner Mitarbeiter*innen versperren. Darüber hinaus müssen Flure und Gänge stets sauber und trocken sein. Ist dies nicht gegeben, dann müssen diese entsprechend gekennzeichnet werden.
• Treppenhäuser sichern: Treppenhäuser sollten immer gut beleuchtet sein und Geländehandläufe besitzen, an denen sich deine Mitarbeiter*innen festhalten können.
• Kabelmanagement optimieren: Lose Kabel und Kabelanschlüsse gehören in Kabelkanäle oder unter Abdeckungen.
• Rutschgefahren reduzieren: Das Verwenden von rutschhemmenden Matten in Eingangs- bzw. Ausgangsbereichen oder in Feuchträumen, kann ein Ausrutschen reduzieren. Ebenso sollten verschüttete Flüssigkeiten sofort beseitigt werden. Im Idealfall sollten entsprechende Hinweisschilder darauf hinweisen.
• Schwere Gegenstände sicher lagern: Lagere schwere Gegenstände immer unten oder auf dem Boden. Befestige Regale an der Wand und nutze geeignete Steighilfen beim Herunterholen von Gegenständen.
• Ergonomische Möbel nutzen: Verspannungen, Schmerzen oder Haltungsschäden können durch den Einsatz von höhenverstellbaren Stühlen, korrekt eingestellten Monitoren sowie flexiblen Tischlösungen vorgebeugt werden. Du möchtest mehr über ergonomische Maßnahmen erfahren, dann schau gerne auch in diesen Beitrag.
• Regelmäßige Sicherheitsrundgänge durchführen: Auf diese Weise kannst du Veränderungen im Büroalltag rechtzeitig erkennen und Risiken frühzeitig während des Rundgangs beseitigen.

Psychische Belastungen erkennen und reduzieren

Psychische Symptome wie ein Burnout oder andere Begleitsymptome durch psychische Belastungen, wie eine hohe Reizbarkeit oder fehlende Motivation in deinem Team, können die Arbeitsleistung deiner Arbeitnehmer*innen stark beeinflussen. Gerade deswegen ist es für dich wichtig, hier gezielt einzugreifen. Maßnahmen können sein:

• Die Arbeitsorganisation im Betrieb strukturieren: Klare Abläufe, realistische Deadlines bei Aufgaben sowie eine transparente Kommunikation können Stress reduzieren.
• Rollen und Verantwortlichkeiten klären: Vermeide doppelte Zuständigkeiten oder Unklarheiten im Team. Das spart Nerven und gibt den Teammitgliedern Orientierung.
• Eine Feedbackkultur fördern: Regelmäßige und wertschätzende Rückmeldungen von Vorgesetzten an Beschäftigte kann das Vertrauen im Team stärken und die Motivation steigern.
• Homeoffice professionell begleiten: Vereinbare feste Arbeitszeiten im Homeoffice, plane virtuelle Check-ins und stelle deinen Mitarbeitenden ergonomische Arbeitsmittel auch für zu Hause bereit.

Chemische und biologische Risiken minimieren

Auch alltägliche Dinge wie Desinfektions- oder Reinigungsmittel sowie neue Büromöbel können für Mitarbeitenden zur Belastung werden, wenn nicht richtig mit ihnen umgegangen wird.

Wichtig bei der Prävention ist:

• Gefahrstoffe sicher lagern: Reinigungs- und Desinfektionsmittel müssen entsprechend gekennzeichnet, abgeschlossen und getrennt vom alltäglichen Arbeitsplatz gelagert werden.
• Raumluft verbessern: Ein regelmäßiges Lüften der Büroräume, spezielle Luftreiniger oder CO₂-Messgeräte helfen dabei, das Raumklima in deinem Betrieb gesund zu halten.
• Hygienestandards etablieren: Einfache und verständliche Regeln zur Desinfektion von Geräten wie Tastaturen, Türklinken oder Gemeinschaftsflächen, senken das Infektionsrisiko in deiner Firma.
• Technische Anlagen warten lassen: Lüftungs- und Klimageräte in deinem Betrieb sollten regelmäßig gewartet werden, um Schimmel- oder Keimbildung zu verhindern.

Elektrische Sicherheit in Bürobetrieben gewährleisten

Gegenstände, die im Büro vermeintlich harmlos aussehen, können im schlimmsten Fall zu Stromschlägen oder Bränden führen.

Darum gilt auch hier:

• Deine Elektrogeräte regelmäßig prüfen lassen: Auch Kaffeemaschinen, Netzteile oder Drucker müssen funktionstüchtig und sicher installiert sein. Die Bestellung einer Elektrofachkraft kann hier ebenfalls sinnvoll sein.
• Steckdosen nicht überlasten: Mehrfachsteckdosen sollten nicht in einer Reihe geschaltet oder dauerhaft beansprucht werden.
• Defekte Kabel sofort austauschen: Bereits kleinere Schäden an Netzteilen oder an Ladegeräten sollten ernst genommen und sofort ausgetauscht werden.
• Sicherheitsbewusstsein fördern: Eine kurze Einweisung deiner Mitarbeitenden zum richtigen Umgang mit der Büroelektronik hilft, Unfälle oder eine falsche Gerätehandhabung zu vermeiden. Nutze hier unsere SMART CAMPUS Plattform, um Zeit zu sparen und deinen Mitarbeitenden die Schulung flexibel digital anzubieten.

Jeder Arbeitsunfall ist einer zu viel, schütze dich jetzt mit der Deutschen Mittelstandsschutz

Wir von der Deutschen Mittelstandsschutz wissen, jedes Risiko auf der Arbeit, auch im Bürobetrieb, kann massive Auswirkungen auf die Leistungseffizienz deines Unternehmens haben. Gerade deswegen ist es enorm wichtig, dass du auf die richtigen Präventionsmaßnahmen setzt. Unser Leistungsangebot reicht von Arbeitssicherheit über Arbeitsmedizin bis hin zu Brandschutz oder Elektrosicherheit. Lass uns gemeinsam daran arbeiten, deinen Betrieb risikofrei und rechtssicher zu gestalten.

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