Rechtliche Einordnung der Vorschriften Arbeitssicherheit im Homeoffice und bei mobiler Arbeit

Mit der Digitalisierung verändert sich auch die Arbeitswelt. Neue Arbeitsformen machen zeitlich und örtlich unabhängiges Arbeiten möglich und versprechen mehr Flexibilität. Das bringt viele Chancen mit sich, stellt aber auch neue Anforderungen an den Arbeitsschutz. Nicht zuletzt mit der Corona-Pandemie im vergangenen Jahr wurden die Schwachstellen der bisherigen Beschlüsse zu Homeoffice und mobiler Arbeit offensichtlich und verlangten nach neuen Wegen im Bereich Arbeitssicherheit. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat daher die Vorschriften für Homeoffice und mobile Arbeit in Zusammenhang mit Arbeitsschutz überarbeitet und spezifiziert. Welche konkreten Neuerungen es gibt und wie du als Arbeitgeber auch außerhalb der Betriebsstätte für rechtssicheren Arbeitsschutz sorgst, erklären wir dir heute.

In diesem Beitrag erfährst du:

Gelten die Vorschriften für Arbeitsschutz auch für das Homeoffice und mobile Arbeit?

Mit der Corona-Arbeitsschutzverordnung vom 27.01.2021 stellte das Bundesministerium für Arbeit und Soziales klar, dass die Vorschriften der Arbeitssicherheit für alle Arbeitsplätze gelten. Es wird kein Unterschied gemacht, ob sich der Arbeitsort klassisch im Büro befindet, auf Baustellen, bei Dienstleistern vor Ort, zu Hause oder mobil. Der Begriff Homeoffice wurde entsprechend so erweitert, dass die Vorschriften der Arbeitssicherheit nun auch ohne Ausnahme für das Einrichten und den laufenden Betrieb von Homeoffice-Arbeitsplätzen im kaufmännischen und administrativen Bereich verpflichtend sind.

Was ist Homeoffice und mobile Arbeit?

Bevor wir uns damit beschäftigen, welche konkreten Maßnahmen erforderlich sind, klären wir welche Abgrenzungen und Unterschiede es zwischen Homeoffice und der mobilen Arbeit gibt.

1. Homeoffice

Erstmals wurde der Begriff Homeoffice 2016 näher definiert und in die Gesetzgebung mit aufgenommen. Die Novelle 2016 der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättVO) legte fest, dass Homeoffice ein vom Arbeitgeber bereitgestellter Bildschirmarbeitsplatz im Privatbereich des Beschäftigten ist. Die Arbeitsvertragsparteien vereinbaren hierfür eine wöchentliche Arbeitszeit sowie die Dauer der Einrichtung vertraglich. Der Arbeitnehmer bekommt außerdem vom Arbeitgeber Arbeits- bzw. Kommunikationsmittel bereitgestellt. Das Bundesministeriums für Arbeit und Soziales hat mit der Corona-Arbeitsschutzverordnung (Corona-ArbeitsschutzVO) vom 27.01.2021 verdeutlicht, dass bei einer fehlenden Vertriebsvereinbarung oder schriftlichen individualvertraglichen Ergänzung zum Arbeitsvertrag die Vereinbarung auch durch konkludentes Handeln ersetzt und konkretisiert werden kann.

Der Begriff Homeoffice wurde außerdem auf alle Tätigkeiten, die in der Wohnung (Homeoffice) eines Arbeitnehmers ausgeführt werden, erweitert. Wenn auf Arbeitgeberweisung hin regelmäßig oder länger andauernd von zu Hause gearbeitet wird, handelt es sich um Homeoffice. Ein dauerhaftes Arbeiten von zu Hause nennt sich Telearbeit. Darüber erfährst du in diesem Beitrag mehr. Die Verordnung BMAS-FAQ 2.7 stellt zudem klar, dass das Arbeitsschutzgesetz und das Arbeitszeitgesetz bei der Arbeit im Homeoffice ohne Einschränkung Anwendung finden. Dies gilt unabhängig davon, ob Arbeits-/Kommunikationsmittel oder lediglich Zugangsberechtigungen zur Firmen-EDV für eine private Hardwarenutzung bereitgestellt werden.

2. Mobile Arbeit

Unter mobiler Arbeit versteht man hingegen ortsungebundene Tätigkeiten. Arbeitnehmer haben keinen festen Arbeitsort, sondern können von jedem Ort aus tätig sein. Das kann ein anlassbezogenes, gelegentliches Arbeiten von zu Hause aus sein, aber auch beim Kunden, im Café oder im Zug. Wird hingegen regelmäßig und überwiegend von zu Hause aus gearbeitet, ist dies kein mobiles Arbeiten, sondern Homeoffice. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales ist dabei, auch diesen Anwendungsbereich neu zu überarbeiten und möchte die mobile Arbeit noch in dieser Legislaturperiode dem Anwendungsbereich der Arbeitsstättenverordnung unterwerfen. Es soll Rechtssicherheit in Bezug auf mobiles Arbeiten und Arbeitssicherheit für den persönlich haftenden Geschäftsführer hergestellt werden. Und das auch ohne höchstrichterliche Klärung. Ein generelles Arbeitnehmerrecht auf Arbeiten von unterwegs oder von zu Hause soll es aber nicht geben. Übrigens: Die Umbenennung von Homeoffice in mobiles Arbeiten ist nicht rechtsgültig.

Im Entwurf zum Regelungsrahmen mobile Arbeit Stand 26.11.2020 vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales ist bereits in der Gewerbeordnung § 111 Absatz 5 neu festgeschrieben, dass die Regelungen des Arbeitsschutzes für mobiles Arbeiten unberührt bleiben. Konkret muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer vor Beginn der mobilen Arbeit in Textform darüber informieren, wie die entsprechende Sicherheit und Gesundheit gewährleistet wird. Der Arbeitgeber solle sich hierfür insbesondere mit den Gefahren für die Sicherheit und Gesundheit rechtzeitig befassen, die mit mobiler Arbeit verbunden sind. Der Arbeitgeber hat die bei mobiler Arbeit auftretenden Gefährdungen zu beurteilen, Arbeitsschutzmaßnahmen festzulegen und dies zu dokumentieren. Bei den verwendeten Arbeitsmitteln für mobile Arbeit spielt es keine Rolle, ob diese vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt oder mitgebracht werden (“Bring your own device”).

Bei Homeoffice und mobiler Arbeit ist es für den Arbeitgeber jedoch deutlich komplizierter, auf die Arbeitsverhältnisse Einfluss zu nehmen. Schließlich liegt der Arbeitsort außerhalb der Betriebsstätte. Daher gewinnt die Mitwirkungsbereitschaft der Beschäftigten bei mobiler Arbeit oder im Homeoffice im Zusammenhang mit Arbeitsschutz eine besondere Bedeutung. Die Beschäftigten sollen im Hinblick auf erforderliche Sicherheits- und Gesundheitsschutzmaßnahmen vom Arbeitgeber geschult werden und damit selbst dazu befähigt werden, für ihre eigene Sicherheit und Gesundheit zu sorgen. Das ist nicht zuletzt bei der Tätigkeit im Homeoffice von besonderer Bedeutung, da es für private Wohnungen verschärfte Privatsphäregesetze zu beachten gilt, die den Zugang für Externe erschweren. Zu den gesetzlich verpflichtenden Maßnahmen des Arbeitsschutzes gehören aus diesem Grund Unterweisungen der Mitarbeiter.

Wie ist die Arbeitssicherheit festzustellen?

Mit den neuen Konkretisierungen stellt das Bundesministerium für Arbeit und Soziales klar, dass der Arbeitgeber auch in Privathaushalten zu umfangreichen Arbeitsschutzmaßnahmen gemäß § 618 Bürgerliches Gesetzbuch verpflichtet ist. Dazu gehört gemäß § 5 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) die kontinuierliche Beurteilung der Arbeitsbedingungen, also die Erstellung einer Risikoanalyse aller Arbeitsstätten sowie nach § 6 Arbeitsschutzgesetz eine Dokumentation dieser Gefährdungsbeurteilung. Was eine Gefährdungsbeurteilung im Detail ist, erklären wir dir hier genauer.

Naturgemäß ist der Teil nicht für eine Gefährdungsbeurteilung im Homeoffice oder beim mobilen Arbeiten relevant, der sich aus nicht funktionsfähigen technischen Einrichtungen ergeben kann. Dazu zählen zum Beispiel Brandmelde- und Feuerlöscheinrichtungen, Signalanlagen oder raumlufttechnische Anlagen und deren Instandhaltung. Aber auch die Freihaltung von Fluchtwegen oder Notausgängen, da diese meist nicht im Einflussbereich des Arbeitgebers liegen. Durch eine Beurteilung der Gefährdungen hat der Arbeitgeber zu ermitteln, welche Maßnahmen des Arbeitsschutzes erforderlich sind. Der Arbeitgeber muss nach § 6 (1) Arbeitsschutzgesetz außerdem über Unterlagen verfügen, die das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung, die Maßnahmen und das Ergebnis ihrer Überprüfung zeigen.

Welche Gefahren gibt es im Homeoffice und beim mobilen Arbeiten?

§ 1 der Arbeitsstättenverordnung verlangt den Schutz der Beschäftigten beim Einrichten und Betreiben von Arbeitsstätten und § 3 (1) die Beurteilung von Gefährdungen. Eine Gefährdung im Homeoffice kann sich gemäß § 5 (3) Arbeitsschutzgesetz insbesondere aus der Gestaltung des Arbeitsplatzes, dem Einsatz von Arbeitsmitteln, unzureichenden Unterweisungen und/oder psychischen Belastungen ergeben. Bei Bildschirmarbeitsplätzen geht Gefahr insbesondere mit der Belastung der Augen und der Gefährdung des Sehvermögens einher. Aber auch Arbeitsumgebungsbedingungen wie Klima, Beleuchtung, Raumbedarf und Ergonomie fließen in die Gefährdungsbeurteilung mit ein. Zudem stellen Arbeitsorganisation, Arbeitsablauf, Arbeitszeit und/oder soziale Bedingungen ebenfalls Risiken dar. Außerdem solltest du als Arbeitgeber – insbesondere im Homeoffice – auf den notwendigen Datenschutz achten. Das Wichtigste hierzu erfährst du in unserem Artikel Hilfe zum Datenschutz im Homeoffice.

Wie können Gefahren im Homeoffice minimiert werden?

Um sich speziell mit den Gefahren im Homeoffice auseinanderzusetzen und diesen vorzubeugen, hat die INQA – Initiative Neue Qualität der Arbeit – Tipps zum Gesundheitsschutz im Homeoffice im Zusammenhang mit der Homeoffice-Verordnung erarbeitet. Diese sollen insbesondere Gefahren eines improvisierten Homeoffice-Arbeitsplatzes minimieren. Die Empfehlungen sollten der individuellen Situation des Unternehmens, des Mitarbeiters und seines Umfelds im Homeoffice angepasst werden. Die Tipps findest du unter diesem Link.
Einen Überblick gibt dir aber auch unser Beitrag „Praktische Infos zum Arbeitsschutz im Homeoffice“ geben wir dir außerdem einen Überblick, welche Maßnahmen zur Gestaltung der Arbeit im Homeoffice hilfreich sind. Auf Rückengesundheit im Speziellen gehen wir in diesem Artikel genauer ein.

Muss die Gefährdungsbeurteilung regelmäßig wiederholt werden?

Die Gefährdungsbeurteilung als wesentliche Maßnahme des Arbeitsschutzes muss gemäß der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin kontinuierlich überprüft und aktualisiert werden. Eine jährliche Wiederholung ist ideal, um die Arbeitgeberaufgaben pflichtgemäß zu erfüllen. Schon allein, da mögliche Veränderungen am Arbeitsplatz und der Arbeitsmittel im Homeoffice für den Arbeitgeber nicht sichtbar sind. Im BMAS-Bericht “Sozialer Fortschritt als Verantwortung, IV. Nr. 8 Arbeitsschutz, 08/13” schreibt das Bundesministerium für Arbeit und Soziales, dass jedes Abweichen schon jetzt zu unverhältnismäßigen Schwierigkeiten führen kann. Es könnte einen Anreiz für Arbeitnehmer geben, Unfälle im Zweifel vermehrt dem Homeoffice zuzuschreiben.

Der regelmäßig wiederkehrende Prozess der ISO-Norm 45001 erfordert ein Verfahren für die Gefährdungsbeurteilung festzulegen, umzusetzen und die fortlaufende Aktualisierung sowie die Prüfung der Richtigkeit aufrechtzuerhalten. Insbesondere bei allen sicherheitsrelevanten Änderungen, wie Arbeitsmitteln, muss die Gefährdungsbeurteilung fortgeschrieben werden. Im Zusammenhang mit der DIN ISO 45001 ist zu beachten, dass die Norm auch fordert, dass die Sicherheit von und vor Besuchern und anderen Personen mit Zugang zum Arbeitsplatz bzw. hier Homeoffice zu berücksichtigen sind. Wie etwa die Sicherstellung des Schutzes von betrieblichen Daten gegenüber Dritten.

Was muss bei der jährlichen Unterweisung der Mitarbeiter beachtet werden?

Grundlage von Unterweisungen der Mitarbeiter sind die kontinuierlich fortgeschriebenen Gefährdungsbeurteilungen. Nach § 12 Arbeitsschutzgesetz muss die Unterweisung an die Gefährdungsentwicklung angepasst sein und nach § 6 (4) Arbeitsstättenverordnung unverzüglich wiederholt werden, wenn eine Veränderung mit zusätzlichen Gefährdungen verbunden ist. Die Beschäftigten sind jährlich in den Bereichen Arbeitssicherheit, Brandschutz, Datensicherheit und Infektionsschutz zu schulen. Als Arbeitgeber hast du hierfür den Beschäftigten ausreichende und angemessene Informationen anhand der Gefährdungsbeurteilung zur Verfügung zu stellen und musst die Schulungen laut §4 (1) Unfallverhütungsvorschrift 1 der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) dokumentieren. Insbesondere über arbeitsplatzspezifische Maßnahmen und deren Gefahren, wie beispielsweise bei Tätigkeiten an Bildschirmgeräten oder auf Baustellen, muss informiert werden. Mit den regelmäßigen Gefährdungsbeurteilungen überprüfst du außerdem die Einhaltung der Unfallschutzmaßnahmen. Wissenswerte zu den DGUV Vorschriften für Arbeitssicherheit und Arbeitsmedizin kannst du in diesem Beitrag nachlesen.

Welche Rechtsfolgen drohen bei Verstoß?

Die Thematik Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit darf nicht unterschätzt werden, denn Verstöße gegen diese Vorschriften werden mit empfindlichen Geldbußen belegt. Außerdem solltest du als Arbeitgeber beachten, dass du im Falle eines Unfalls oder einer berufsbedingten Erkrankung, die darauf zurückzuführen ist, dass die Arbeitsschutzvorschriften nicht ausreichend eingehalten wurden, persönlich haftest. Bei Körperschaften ist es der Geschäftsführer bzw. Vorstand. Diese Regelung ist auf § 130 Gesetz über Ordnungswidrigkeiten (OWiG) als Auffangtatbestand und anderer Spezialvorschriften zurückzuführen. Außerdem greifen die allgemeinen Haftungsnormen des Zivilrechts, vor allem die §§ 823 ff. Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Wegen der Verletzung wesentlicher und höchstpersönlicher Pflichten des Arbeitsschutzes wird eine Kausalität zwischen dem Pflichtverstoß und dem Schadenereignis vermutet. Es reicht also ein Stolpersturz im nicht ordnungsgemäß verwalteten Homeoffice und du als Geschäftsführer haftest mit deinem persönlichen Vermögen. Diese Haftung gilt gegenüber dem Mitarbeiter sowie dessen Krankenkasse und der für den Betrieb zuständigen BG. Wir verweisen auf die Grundlagen des Arbeitsschutzes.

Welche Lösung gibt es zum systematischen Schutz vor Vorschriftsverletzung?

Grundsätzlich gibt der Gesetzgeber keinen allgemeingültigen Weg für die Durchführung einer ordnungsgemäßen Gefährdungsbeurteilung vor. Die Bundesanstalt baua hat aber auf Grundlage der Arbeitsschutzgesetze eine strukturierte Vorgehensweise erarbeitet, die sich bewährt hat. Empfohlen werden folgende Schritte:

1. organisatorische Vorbereitung der Gefährdungsbeurteilung
2. Ermitteln der Gefährdungen
3. Beurteilen der Gefährdungen
4. Festlegen konkreter Arbeitsschutzmaßnahmen
5. Durchführen der Maßnahmen
6. Überprüfen der Wirksamkeit der Maßnahmen
7. Dokumentation
8. Fortschreiben der Gefährdungsbeurteilung

Damit an Arbeitgeber keine persönlichen Haftungsansprüche gestellt werden können, sind die Durchführungsschritte 2.,3. und 8. maßgeblich. In diesem Beitrag informieren wir dich ausführlich über die Vorgehensweise einer erfolgreichen Gefährdungsbeurteilung. Im Homeoffice ist die Durchführung von Gefährdungsbeurteilungen aber bisher nur mit hohem finanziellen und organisatorischen Aufwand möglich gewesen. Ein Sicherheitsingenieur war vor Ort, im Homeoffice des Beschäftigten, notwendig. Da private Unterkünfte aber unter besonderem Privatsphäreschutz stehen, ist dies nicht immer möglich.

Wie erfülle ich dennoch die Auflagen des Arbeitsschutzes und der Arbeitssicherheit?

Um den komplexeren und dynamischeren Herausforderungen und Anforderungen des Arbeitsschutzes als Arbeitgeber gerecht werden zu können, braucht es neue smarte Lösungen. Die digitale Gefährdungsbeurteilung sowie Unterweisung schließt diese Lücke und ist die kosteneffiziente, zeitlich flexible und absolut rechtssichere Lösung. Die Beschäftigten nehmen die Gefährdungsbeurteilung selbstständig in ihrem Privatbereich vor und beantworten lediglich online einige Fragen. Auf Basis dieser Antworten erstellen Algorithmen automatisch die Gefährdungsbeurteilung nach den gesetzlichen Anforderungen.

Damit bist du nicht nur in wenigen Minuten auf der rechtssicheren Seite, sondern sensibilisierst gleichzeitig deine Beschäftigten hinsichtlich aller wichtigen Arbeitsschutzregelungen. Denn auch wenn die Arbeit im Homeoffice viele Vorteile mit sich bringt, birgt sie auch einige Risiken, die fortlaufenden Handlungsbedarf erfordern. Die Software der digitalen Gefährdungsbeurteilung erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an eine Gefährdungsbeurteilung und schafft darüber hinaus die Möglichkeit der Dokumentation und der Fortschreibung. Hast du Fragen zu den Themen Arbeitsschutz, Arbeitsmedizin oder Arbeitssicherheit? Wir von Deutsche Mittelstandsschutz stehen dir jederzeit beratend zur Seite und beantworten dir gerne alle deine Fragen!

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