Arbeitswelt 2025 Änderungen 2025 – Das kommt auf dein Unternehmen zu

Mit dem Start des neuen Jahres ist es wieder so weit: Es treten gesetzliche Änderungen und Neuerungen in Kraft, die auch rechtliche und arbeitssicherheitsrelevante Bereiche betreffen. Welche Punkte sind für dein Unternehmen relevant? Bedeuten die neuen Regelungen einen Mehraufwand für dich oder eine willkommene Erleichterung? 

Damit du mit deinem Betrieb bestens vorbereitet ins neue Jahr startest, haben wir wichtige aktuelle Änderungen im Bereich Arbeitssicherheit für dich in diesem Beitrag zusammengefasst.

Das erfährst du in diesem Beitrag:

1. Gefährdungsbeurteilung im Mutterschutz

Im Hinblick auf die Gefährdungsbeurteilung im Mutterschutz wurde mit dem Beginn des neuen Jahres eine Regelung eingeführt, die potenziell eine organisatorische und rechtliche Entlastung für dich als Unternehmer*in bedeutet. Bis Ende 2024 bestand für dich als Arbeitgeber*in die Pflicht, eine Gefährdungsbeurteilung für Schwangere und Stillende durchzuführen. Ab 2025 entfällt diese Pflicht für Tätigkeiten und Bereiche, die ohnehin als zu gefährdend für Schwangere und Stillende eingestuft und für diese ausgeschlossen sind. Diese Aussetzung der Pflicht gilt jedoch nur, wenn der Ausschuss für Mutterschutz bestimmte Tätigkeiten oder Arbeitsbedingungen als unzulässig für Schwangere und Stillende erklärt.

2. Textform statt Schriftform

Für eine Vielzahl von relevanten Dokumenten für die Arbeitssicherheit entfällt mit dem Jahreswechsel die nach § 126 BGB vorgesehene Pflicht zur Schriftform. Diese verlangte bisher eigenhändige Unterschriften aller Beteiligten, damit diese Dokumente wirksam wurden. Stattdessen gilt aktuell die Verpflichtung zur Textform nach § 126b BGB. Dies bedeutet, dass eine deutliche Willenserklärung gegeben werden muss, bei der die erklärende Person genannt wird. Diese muss auf einem dauerhaften Datenträger gespeichert werden. Eine handschriftliche oder elektronische Signatur ist dann oftmals nicht mehr nötig. Dies gilt unter anderem für Arbeitnehmerüberlassungsverträge, Anträge auf Elternzeit und das Jugendarbeitsschutzgesetz (ausgenommen davon sind § 6 Abs. 4 S. 1 und § 21a Abs. 2 JArbSchG).

3. Elektronische Form für Arbeitsverträge

Mit dem Jahreswechsel wird durch § 126a BGB die elektronische Form für Arbeitsverträge ermöglicht. Konkret bedeutet dies für dich als Arbeitgeber*in, dass du E-Mail und elektronische Signaturdienste nutzen kannst, um wesentliche Vertragsbedingungen an deine Arbeitnehmer*innen zu übermitteln. Die elektronische Form ist auch für Arbeitszeugnisse möglich, benötigt jedoch die Einwilligung deiner Mitarbeiter*innen.

Um arbeitsrechtliche Dokumente elektronisch zu übermitteln, empfiehlt es sich für dich als Unternehmer*in, entsprechende digitale Signatur- und Vertragsdienste zu nutzen. Bedenke dabei jedoch, dass diese den rechtlichen Anforderungen entsprechen. Zudem solltest du als Arbeitgeber*in darauf zu achten, dass das Dokument laut § 2 NachwG (Nachweisgesetz) für deine Arbeitnehmer*innen zugänglich ist und gespeichert sowie ausgedruckt werden kann.

Ausgenommen von dieser Erleichterung sind Bereiche, die ein erhöhtes Risiko für Schwarzarbeit haben, wie zum Beispiel das Baugewerbe, und befristete Arbeitsverhältnisse. Für diese gilt nach wie vor die Schriftform und die eigenhändige Unterschrift.

4. Änderung der Aushangspflicht

Als Arbeitgeber*in gilt für dich die sogenannte Aushangspflicht. Sie verlangt, dass du deinen Arbeitnehmenden die Möglichkeit gibst, sich ohne großen Aufwand über ihre Rechte und Pflichten, wie zum Beispiel zum Arbeitszeitgesetz oder Mutterschutz, zu informieren. Bisher galt das „Schwarze Brett“ an einer geeigneten Stelle im Betrieb als hauptsächlicher Informationsweg. Ab 2025 ergibt sich für dich die Möglichkeit, dieser Verpflichtung auch über digitale Kommunikations- und Informationswege nachzukommen, wie zum Beispiel dem Intranet. Doch Achtung: Alle deine Mitarbeiter*innen müssen jederzeit und ohne Einschränkungen Zugang zu den relevanten Informationen haben. Wenn du dies – unabhängig vom Grund – nicht über die digitalen Kommunikations- und Informationswege garantieren kannst, ist zusätzlich ein physischer Aushang im Betrieb erforderlich.

5. PSA-BV-Änderungen 

Zum Beginn des neuen Jahres wurde die PSA-BV (Verordnung über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Benutzung persönlicher Schutzausrüstungen bei der Arbeit) geändert. Die erfolgte Anpassung an die EU-Verordnung (EU) 2016/425 verlangt von Arbeitgeber*innen eine sorgfältige Prüfung der PSA, um die Übereinstimmung mit den Kriterien zu gewährleisten. Laut § 2 PSA-BV darfst du als Arbeitgeber*in nur PSA bereitstellen, die den Verordnungsanforderungen entsprechen, ergonomisch sind und den individuellen Bedürfnissen und gesundheitlichen Erfordernissen deiner Mitarbeiter*innen gerecht werden. Bei Nutzung durch verschiedene Mitarbeiter*innen musst du sicherstellen, dass die PSA hygienisch einwandfrei bleiben. Mithilfe von Wartungs-, Reparatur- und Hygienemaßnahmen sicherst du die Funktionsfähigkeit der PSA.

6. Pflicht zur E-Rechnung 

Mit Beginn des Jahres 2025 ist dein Unternehmen – auch Kleinstunternehmen – in der Pflicht, elektronische Rechnungen zu empfangen und verarbeiten können. Rechnungen müssen ab diesem Zeitpunkt im standardisierten XML-Format, in der Regel die Formate ZUGFeRD oder XRechnung, übermittelt werden, um eine maschinenlesbare Verarbeitung zu garantieren. Ziel ist es, den Verwaltungsaufwand zu verringern und die Digitalisierung voranzutreiben. In 2025 sind für dein Unternehmen zunächst nur das Empfangen und Verarbeiten von E-Rechnungen Pflicht. In den nächsten Jahren werden schrittweise Anforderungen erweitert, sodass ab 2028 sämtliche Unternehmen E-Rechnungen empfangen, verarbeiten, erstellen und versenden. Stelle deine Rechnungsstellungssysteme rechtzeitig auf geeignete Softwarelösungen um, um mögliche Strafen zu vermeiden.

7. Neue NIS-2-Richtlinie 

Am 1. März 2025 tritt die NIS-2-Richtlinie in Kraft. Dabei handelt es sich um eine EU-weite Gesetzgebung zur Cybersicherheit, die unter anderem mit erhöhten Sicherheitsanforderungen und strengeren Meldepflichten bei Sicherheitsvorfällen einhergeht – besonders für Unternehmen aus kritischen Infrastrukturen, wie dem Gesundheitswesen oder Finanzen.
Die betroffenen Unternehmen müssen verschiedene Anforderungen erfüllen, wie zum Beispiel:

• ein umfassendes Sicherheitskonzept und Risikomanagement,
• die Einrichtung eines Systems zum Management von Sicherheitsvorfällen (Incident-Management-System) zur Sicherstellung der Geschäftsabläufe,
• die Überwachung von Systemen und Netzwerken,
• die regelmäßige Schulung von Mitarbeiter*innen, um ihre Sicherheitskompetenzen zu verbessern.

Bei Nichteinhaltung drohen deinem Unternehmen empfindliche Sanktionen.

8. Inkrafttreten des Barrierefreiheitsstärkungsgesetzes 

Am 28. Juni 2025 tritt das neue Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) in Kraft. Ab diesem Zeitpunkt müssen Websites sowie Dienstleistungen und Produkte für alle Personen unabhängig von ihren individuellen Einschränkungen barrierefrei zugänglich sein. Wichtige Anforderungen sind dabei unter anderem: einfache Bedienbarkeit, Alt-Texte für Bilder, Vorlesefunktionen und gute Farbkontraste. 

Um etwaige Bußgelder zu vermeiden, sollten Unternehmen und Selbstständige zeitnah ihre Angebote prüfen und gegebenenfalls anpassen. 

Vorsicht für Kleinstunternehmen: Nur Kleinstunternehmen, die Dienstleistungen erbringen, sind von der Verpflichtung vorerst ausgenommen. Gehört dein Kleinstunternehmen zu jenen, die Produkte wie unter anderem Hardware herstellen, bist du zur Barrierefreiheit verpflichtet.

Mit der Deutschen Mittelstandsschutz zu einem sicheren Arbeitsplatz für deine Mitarbeiter*innen auch in 2025 

Mit dem Beginn des Jahres 2025 kommen neue Regelungen auf dich als Arbeitgeber*in zu, die mit erheblichen Erleichterungen bei vielen Tätigkeiten und Prozessen einhergehen und dir Zeit und organisatorischen Aufwand ersparen. Viele der neuen Regelungen sind jedoch auch mit einem organisatorischen Mehraufwand und Investitionen verbunden. Sie fordern von dir Anpassungen in deinen gängigen Arbeitsprozessen, Prüfung der bestehenden Systeme oder die Einrichtung neuer, um unliebsame rechtliche und finanzielle Konsequenzen zu umgehen. 

Wir von der Deutsche Mittelstandsschutz unterstützen dich, bei allen Maßnahmen, die du für einen rechtssicheren Arbeitsschutz benötigst und stehen dir bei allen Fragen rund um Arbeitssicherheit zur Seite. Unsere Web-Plattform SMART CAMPUS steht dir außerdem für Mitarbeiterunterweisungen oder Gefährdungsbeurteilungen zur Verfügung – ganz bequem und digital. 

Hol dir noch heute dein erstes, unverbindliches Angebot ein. Wir freuen uns auf deine Anfrage!

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