Gefährdungsbeurteilung Schwangerschaft Mutterschutz im Betrieb beginnt lange vor der ersten Schwangerschaft

Braucht ihr die Gefährdungsbeurteilung Schwangerschaft auch ohne schwangere Mitarbeiterin?

„Bei uns ist niemand schwanger, also ist das kein Thema.“ Diesen Satz hören wir oft, und er stimmt nicht. Die Gefährdungsbeurteilung Schwangerschaft gehört nach § 10 Mutterschutzgesetz zu jeder Gefährdungsbeurteilung, und zwar für jede Tätigkeit in eurem Betrieb. Ob gerade eine schwangere oder stillende Frau bei euch arbeitet, spielt dafür keine Rolle.¹²

Ihr prüft also im Rahmen der Beurteilung nach § 5 Arbeitsschutzgesetz für jede Tätigkeit, welchen Gefährdungen eine schwangere oder stillende Frau und ihr Kind ausgesetzt sein können. Am Ende steht eines von drei Ergebnissen: Es sind keine Schutzmaßnahmen nötig, eine Umgestaltung der Arbeitsbedingungen reicht aus, oder die Tätigkeit kann nicht fortgeführt werden.¹ Die Regel des Ausschusses für Mutterschutz zur Gefährdungsbeurteilung nennt das die anlassunabhängige Beurteilung. Sie ist die erste Stufe und soll grundsätzlich erledigt sein, bevor jemand die Tätigkeit aufnimmt.³

Für kleine Betriebe gibt es eine Erleichterung. Bei gleichartigen Arbeitsbedingungen genügt die Beurteilung eines Arbeitsplatzes oder einer Tätigkeit.¹ Eine Steuerkanzlei mit zwölf Leuten an vergleichbaren Bildschirmarbeitsplätzen beurteilt also nicht jeden Schreibtisch einzeln. Sie nimmt sich den typischen Platz in der Sachbearbeitung vor und dazu Empfang und Archiv, wenn dort anders gearbeitet wird.

Seit der letzten Änderung enthält § 10 Absatz 1 außerdem einen dritten Satz. Er befreit euch von der Beurteilung, wenn der Ausschuss für Mutterschutz eine Tätigkeit ohnehin ausgeschlossen hat:

Für Büros und Kanzleien ändert dieser Satz wenig. Wichtiger ist eine andere Pflicht, die oft untergeht: Über das Ergebnis der Beurteilung und den Bedarf an Schutzmaßnahmen informiert ihr alle Personen, die im Betrieb beschäftigt sind, also auch die Männer.⁴ Die AfMu-Regel nennt dafür Aushang, Intranet oder E-Mail und erlaubt ausdrücklich, die Information mit der jährlichen Pflichtunterweisung zu verbinden.³

Wann ist eine Gefährdung für Schwangere unverantwortbar?

Im Mittelpunkt der Beurteilung steht ein sperriger Begriff. Gefährdungen sollt ihr möglichst vermeiden, unverantwortbare Gefährdungen müsst ihr ausschließen.⁵ Was unverantwortbar heißt, legt das Gesetz selbst fest:

Damit ihr das nicht für jede Situation selbst abwägen müsst, zählt § 11 für schwangere Frauen auf, welche Tätigkeiten und Arbeitsbedingungen unzulässig sind. Für stillende Frauen gibt es mit § 12 eine eigene Liste. Diese Punkte aus § 11 begegnen euch in kleinen Betrieben am häufigsten:⁶

• Heben und Tragen: regelmäßig mehr als 5 Kilogramm oder gelegentlich mehr als 10 Kilogramm ohne mechanische Hilfsmittel (Abs. 5 Satz 2 Nr. 1).
• Stehen: nach Ablauf des fünften Schwangerschaftsmonats überwiegend bewegungsarmes ständiges Stehen, wenn es täglich vier Stunden überschreitet (Nr. 3).
• Zwangshaltungen: häufiges erhebliches Strecken oder Beugen, dauerndes Hocken oder gebückte Haltung (Nr. 4).
• Infektionen: Kontakt mit Rötelnvirus oder Toxoplasma, es sei denn, die Frau hat einen ausreichenden Immunschutz (Abs. 2).
• Arbeitstempo: Akkord- und Fließarbeit (Abs. 6).

Dazu kommen Grenzen bei der Arbeitszeit. Zwischen 20 und 6 Uhr dürft ihr schwangere und stillende Frauen grundsätzlich nicht beschäftigen, bis 22 Uhr nur unter den Voraussetzungen des § 28.⁷ Außerdem muss jede Schwangere ihre Tätigkeit bei Bedarf kurz unterbrechen und sich in den Pausen unter geeigneten Bedingungen hinlegen, hinsetzen und ausruhen können.⁵ Auch im kleinsten Büro braucht ihr deshalb einen Platz, an dem das möglich ist.

Die Tabelle ersetzt keine Beurteilung. Sie zeigt nur, wo ihr genauer hinschauen solltet. Wer die allgemeine Beurteilung für den Betrieb noch gar nicht hat, findet in unserem Leitfaden zum Erstellen die Grundschritte. Den Mutterschutz nehmt ihr dort als festen Prüfpunkt pro Tätigkeit auf, statt ihn in einem separaten Ordner zu verstecken.

Was müsst ihr tun, sobald eine Mitarbeiterin ihre Schwangerschaft mitteilt?

Mit der Mitteilung beginnt die zweite Stufe, die anlassbezogene Beurteilung. Ihr prüft, ob eure vorhandenen Ergebnisse vollständig und aktuell sind, und legt dann die Schutzmaßnahmen für diese eine Frau fest.³ Eure Beschäftigte muss euch die Schwangerschaft übrigens nicht mitteilen. Sie sollte es aber früh tun, damit der Schutz greifen kann.² Ab dem Moment, in dem ihr Bescheid wisst, gilt:

Bis die Maßnahmen stehen, darf die Frau nur Tätigkeiten ausüben, für die ihr die erforderlichen Schutzmaßnahmen getroffen habt (§ 10 Abs. 3).¹ Parallel benachrichtigt ihr unverzüglich die Aufsichtsbehörde. Das gilt ebenso, wenn eine Mitarbeiterin mitteilt, dass sie stillt, und die Information dürft ihr nicht unbefugt an Dritte weitergeben.⁸ Zuständig sind die Arbeitsschutz- oder Gewerbeaufsichtsämter der Länder, die Formulare findet ihr auf deren Websites.²

Wie schnell das gehen kann, zeigt ein Gedankenspiel aus der Buchhandlung. Eine Verkäuferin im sechsten Monat steht bisher den ganzen Tag an der Kasse und packt Lieferungen aus. Nach dem Gespräch bekommt sie einen Sitzplatz an der Kasse, die Kartons übernehmen Kollegen, und ihre Schichten enden vor 20 Uhr. Damit sind die Punkte aus § 11 und § 5 abgedeckt, und sie arbeitet weiter. Genau das ist das Ziel des Gesetzes: Die Fortführung der Tätigkeit soll möglich bleiben, und Nachteile für die Frau sollen vermieden werden.⁵

Welche Schutzmaßnahme kommt zuerst und wann gilt ein Beschäftigungsverbot?

Stellt ihr eine unverantwortbare Gefährdung fest, schreibt § 13 eine feste Reihenfolge vor:⁹

1. Arbeitsbedingungen umgestalten: Ihr ändert den Arbeitsplatz oder die Abläufe so, dass die Gefährdung wegfällt.
2. Anderen Arbeitsplatz anbieten: Reicht das nicht oder wäre der Aufwand nachweislich unverhältnismäßig, setzt ihr die Frau an einem anderen geeigneten Arbeitsplatz ein, wenn ihr einen habt und er für sie zumutbar ist.
3. Betriebliches Beschäftigungsverbot: Erst wenn weder Umgestaltung noch Arbeitsplatzwechsel die Gefährdung ausschließen, darf sie nicht weiter beschäftigt werden.

Im ambulanten Pflegedienst kann das bedeuten, dass eine Pflegekraft keine Patienten mehr lagert, sondern Beratungsbesuche, Medikamentenpläne und die Tourenplanung übernimmt. Gibt es solche Aufgaben nicht, bleibt am Ende nur das Verbot. Auch das darf nach der AfMu-Regel nur so weit gehen, wie es erforderlich ist, kann sich also auf einzelne Tätigkeiten beschränken.³

Davon zu unterscheiden ist das ärztliche Beschäftigungsverbot nach § 16. Hier entscheidet nicht ihr, sondern eine Ärztin oder ein Arzt: Ihr dürft eine Schwangere nicht beschäftigen, soweit nach einem ärztlichen Zeugnis ihre Gesundheit oder die ihres Kindes bei Fortdauer der Beschäftigung gefährdet ist.¹⁰ Der Grund liegt dann im individuellen Gesundheitszustand der Frau, nicht in den Arbeitsbedingungen.²

Kurz zu einer Neuerung, die eure Abwesenheitsplanung betrifft: Seit dem 1. Juni 2025 gelten auch nach einer Fehlgeburt Schutzfristen.¹¹ Ab der 13. Schwangerschaftswoche dürft ihr die Frau zwei Wochen nicht beschäftigen, ab der 17. Woche sechs Wochen und ab der 20. Woche acht Wochen. Das gilt nicht, wenn sie sich ausdrücklich zur Arbeit bereit erklärt, und diese Erklärung kann sie jederzeit für die Zukunft widerrufen.¹²

Wie dokumentiert ihr die Beurteilung und was droht bei Fehlern?

Was ihr festhalten müsst, regelt § 14. In die Dokumentation gehören:⁴

• das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung und der Bedarf an Schutzmaßnahmen,
• die festgelegten Schutzmaßnahmen und das Ergebnis ihrer Überprüfung,
• das Angebot eines Gesprächs mit der Frau über weitere Anpassungen oder der Zeitpunkt, an dem es stattgefunden hat.

Ergibt die Beurteilung, dass für Schwangere und Stillende an einem Arbeitsplatz keine Gefährdung besteht, reicht ein Vermerk in der bestehenden Dokumentation nach dem Arbeitsschutzgesetz.⁴ Die schwangere Frau selbst informiert ihr über die Beurteilung und die für sie nötigen Maßnahmen. Auf Verlangen der Aufsichtsbehörde legt ihr Unterlagen vor, aus denen unter anderem Art und Umfang der Beschäftigung und die Ergebnisse der Beurteilung hervorgehen, und bewahrt sie mindestens zwei Jahre nach der letzten Eintragung auf.⁸

Ihr müsst das nicht alles selbst schreiben. Zuverlässige und fachkundige Personen dürft ihr schriftlich mit diesen Aufgaben betrauen.⁵ Betriebsarzt und Fachkraft für Arbeitssicherheit sind dafür die ersten Ansprechpartner; die Verantwortung bleibt aber bei euch.²

Das gilt schon bei Fahrlässigkeit, nicht erst bei Vorsatz.¹³ Welche Folgen Verstöße im Arbeitsschutz insgesamt haben können, lest ihr in unserem Beitrag zu Haftung und Bußgeldern.