Digitalisierung in der Buchhaltung Einführung der E-Rechnung: Das musst du als Arbeitgeber*in beachten

Durch das am 27. März 2024 eingeführte Wachstumschancengesetz sind auch für Unternehmen neue Regelungen und Änderungen eingetreten. Seit dem 01. Januar 2025 ist bei Umsätzen von inländischen Unternehmen die elektronische Rechnung zu verwenden. Auch bei dieser Einführung gibt es bestimmte Anforderungen und Übergangsregelungen für dich als Unternehmer*in. Wer von den neuen Änderungen betroffen ist und was das für dein Unternehmen bedeutet, klären wir in diesem Beitrag.

Das erfährst du in diesem Beitrag:

Was ist eine E-Rechnung?

Du kennst dich als Arbeitgeber*in wahrscheinlich mit allerlei Rechnungen aus. In der Vergangenheit gab es unterschiedliche Möglichkeiten, Rechnungen auszustellen, sei es in Papierform, als PDF oder sogar handschriftlich. Mit der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) hat sich dies nun grundlegend verändert: Seit dem 01. Januar 2025 werden Rechnungsinformationen vollständig digital und in einem standardisierten Format übermittelt. Aber was genau ist eine E-Rechnung?

Die elektronische Rechnung ermöglicht nicht nur das vereinfachte Versenden, sondern auch das automatisierte Empfangen und Weiterverarbeiten von Rechnungsdaten. Das bedeutet, dass auf diese Weise alle Prozesse – von der Rechnungserstellung über den Versand bis hin zur Buchung und Zahlung – durchgehend digital bearbeitet werden.

Anders als bei der klassischen Papierrechnung oder einer Bilddatei, wie beispielsweise einer PDF, stellt eine E-Rechnung ihre Rechnungsinhalte in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz dar, denn sie basiert auf einem XML-Datenformat. Diese Struktur ermöglicht es Buchhaltungs- und ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning System), die Daten automatisch zu verarbeiten. Gängige Formate für E-Rechnungen sind zum Beispiel ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) oder XRechnung, die den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Was sind die gesetzlichen Grundlagen zur Einführung der E-Rechnung in Deutschland?

Damit eine einheitliche und effiziente Verarbeitung elektronischer Rechnungen sichergestellt wird, basiert die Einführung der E-Rechnung auf einer schrittweisen Umsetzung von EU-Vorgaben sowie nationalen Gesetzen. Die rechtlichen Grundlagen wurden auf EU-, Bundes- und Länderebene festgelegt:

• Die EU-Richtlinie 2010/45/EU zur Änderung der gemeinsamen Rechnungserstellungsvorschriften:
  Diese Richtlinie führte unter anderem Regelungen zur Gleichstellung von Papier- und elektronischen Rechnungen ein. Außerdem legte sie fest, dass elektronische Rechnungen die gleiche rechtliche Gültigkeit haben wie Papierrechnungen.
• Das Steuervereinfachungsgesetz 2011:
  In Deutschland wurden Vorgaben der EU-Richtlinie 2010/45/EU durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 in nationales Recht umgesetzt. Dieses Gesetz beseitigte die bisherige Voraussetzung der qualifizierten elektronischen Signatur für E-Rechnungen.
• Die EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungserstellung bei öffentlichen Aufträgen:
  Diese Richtlinie verpflichtete öffentliche Auftraggeber*innen in der EU, elektronische Rechnungen zu akzeptieren, sofern diese den europäischen Normen entsprechen. Auf diese Weise sollte der Rechnungsverkehr im öffentlichen Auftragswesen noch einmal vereinfacht und digital gestaltet werden.
• Das Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU in Deutschland:
  Die oben beschriebene EU-Richtlinie wurde in Deutschland wiederum durch ein eigenes Gesetz umgesetzt. Es verpflichtete öffentliche Auftraggeber*innen, spätestens ab November 2020 Rechnungen im standardisierten elektronischen Format (zum Beispiel als XRechnung) entgegenzunehmen. Die Grundlage für die schrittweise Ausweitung der E-Rechnung wurde somit auf weitere Bereiche gelegt.
• Die E-RechV (E-Rechnungsverordnung):
  Die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes regelt die E-RechV. Dabei legt sie fest, welche technischen Formate (wie beispielsweise das Format der XRechnung) akzeptiert werden und welche Anforderungen an elektronische Rechnungen gestellt werden.
• Aktuelle Änderungen und nationale Vorschriften ab 2025:
  Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland wird ab 2025 auf viele private Unternehmen ausgeweitet.

Warum wird die E-Rechnung verpflichtend eingeführt?

Die Einführung der elektronischen Rechnung soll die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen in Deutschland vorantreiben. Ähnliche Digitalisierungsmaßnahmen wurden auch schon bei der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung durchgeführt. Mithilfe der E-Rechnung sollen künftig Unternehmensprozesse vereinfacht werden. Ein manuelles Erfassen von Rechnungsdaten ist dann nicht mehr nötig. Außerdem werden durch die elektronische Rechnung ein doppelter Arbeitsaufwand und die dabei entstandenen Fehler vermieden.

Zudem ergeben sich durch diese neue Regelung für Rechnungsaussteller*innen sowie -empfänger*innen große Einsparpotenziale, wenn ein großer Teil von Buchungsbelegen nur noch in strukturierter elektronischer Form vorliegt, die dann wiederum medienbruchfrei weiterverarbeitet werden können.

Für wen ist die E-Rechnung ab 2025 verpflichtend?

Ab dem 01. Januar 2025 wurde die elektronische Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen inländischen B2B-Unternehmen in Deutschland verpflichtend. Das bedeutet, dass für Umsätze zwischen Unternehmer*innen regelmäßig eine elektronische Rechnung verwendet werden soll.

Aber nicht nur die elektronische Rechnung wird für dich als Arbeitgeber*in Pflicht. Was es 2025 noch für Änderungen gibt, erfährst du in diesem Beitrag.

Zur Info: Als ein inländisches Unternehmen gilt ein Unternehmen, welches seinen Sitz, seine Geschäftsleitung oder eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte in der Bundesrepublik Deutschland hat. Besteht kein Sitz, dann zählt der Wohnsitz oder der gewöhnliche Aufenthaltsort des oder der Unternehmer*in.

Ebenfalls wichtig: Private Endverbraucher*innen (B2C) sind von diesen Regelungen nicht betroffen.

Gibt es Ausnahmen von der verpflichtenden E-Rechnung?

Alle Regelungen rund um die verpflichtende elektronische Rechnung gelten nur, wenn überhaupt eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung besteht. Diese Regelungen gelten somit nicht für:

• Rechnungen an Endverbraucher*innen (B2C-Umsätze)
• Steuerfreie Umsätze gemäß § 4 Nummer 8 bis 29 UStG (Umsatzsteuergesetz) – wie zum Beispiel steuerfreie Finanzdienstleistungen, Versicherungsleistungen, Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin oder auch steuerfreie Grundstücksvermietungen

Bei diesen Fällen ist die Ausstellung einer Rechnung aus umsatzsteuerlicher Sicht freiwillig und wird nicht gesetzlich gefordert. Besteht jedoch eine umsatzsteuerliche Verpflichtung eine Rechnung auszustellen, dann besteht keine E-Rechnungspflicht bei:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro Bruttobetrag
  Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von bis zu 250 Euro fallen unter § 33 UStDV (Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung) und dürfen weiterhin in Papierform oder als PDF-Datei ausgestellt werden.
• Leistungen von Kleinunternehmen (§ 19 UStG)
  Unternehmen, die die Kleinunternehmerregelung nutzen, sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Die Voraussetzungen dafür sind:
  • Gesamtumsatz im Vorjahr war maximal 22.000 Euro
  • Voraussichtlicher Gesamtumsatz im laufenden Jahr wird höchstens 50.000 Euro betragen
• Fahrausweise als Rechnungen (§ 34 UStDV)
  Fahrkarten für den öffentlichen Personennahverkehr (beispielsweise Bus- oder Bahntickets) gelten als Rechnungen, unterliegen jedoch keiner E-Rechnungspflicht.
• Leistungen an nicht-unternehmerische juristische Personen
  Wird eine Rechnung an juristische Personen ohne unternehmerische Tätigkeit ausgestellt, ist keine E-Rechnung erforderlich. Ein Beispiel hierfür sind Vereine ohne einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb.
• Bestimmte Grundstücksleistungen
  Werden Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück erbracht, gilt die E-Rechnungspflicht nur unter diesen Bedingungen:
  • Der oder die Empfänger*in ist eine Privatperson (B2C-Regelung)
  • Der oder die Unternehmer*in nutzt die Leistung für nichtunternehmerische Zwecke

Welche Regelungen ändern sich zu elektronischen Rechnungen?

Bis zum 31. Dezember 2024 galten ausgeführte Umsätze bereits als elektronische Rechnung, wenn diese in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wurden. Selbst ein per E-Mail versandtes PDF-Dokument erfüllte diese Definition und wurde als E-Rechnung anerkannt.

Seit dem 01. Januar 2025 hat sich diese Regelung geändert. Nun liegt eine E-Rechnung nur noch dann vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird sowie eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein PDF-Dokument erfüllt diese Kriterien nicht, da es nur eine unstrukturierte, bildhafte Darstellung der Rechnung aufweist.

Darüber hinaus fallen Rechnungen, die die Voraussetzungen für eine E-Rechnung nicht erfüllen, seit dem 01. Januar 2025 unter die Bezeichnung „sonstige Rechnung”. Das gilt insbesondere für Papierrechnungen oder andere Rechnungen in einem unstrukturierten elektronischen Format, wie beispielsweise einem PDF-Dokument.

Bei der Entscheidung über das Rechnungsformat ist der Zeitpunkt des Umsatzes entscheidend: Wurde der jeweilige Umsatz vor dem 01. Januar 2025 ausgeführt, so kann die Rechnung noch nach den alten Regelungen ausgestellt werden, sollte sie erst später übermittelt werden. Umsätze, die ab dem 01. Januar 2025 ausgeführt werden, unterliegen jedoch den neuen Regelungen.

Gibt es Übergangsregelungen für Unternehmen?

Ja, die gibt es. Unternehmen haben die Möglichkeit, die Umstellung auf die E-Rechnung schrittweise vorzunehmen. Im Zeitraum vom 01. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 können sich die jeweiligen Rechnungsaussteller*innen dazu entscheiden, anstatt einer elektronischen Rechnung eine sogenannte „sonstige Rechnung” auszustellen, darunter auch Papierrechnungen. Allerdings gibt es auch dafür eine Voraussetzung: Der oder die Empfänger*in muss dem Format zustimmen. Der Grund dafür ist: Es kann nicht davon ausgegangen werden, dass alle Empfänger*innen ein unstrukturiertes Format akzeptieren oder verarbeiten können.

• Auch hier gibt es weitere Regelungen für kleinere Unternehmen: Weist der oder die Rechnungsausteller*in einen Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 Euro auf, verlängert sich die Übergangsfrist zur Einführung der E-Rechnung noch bis zum Ablauf des Jahres 2027.

Erst nach dem Ablauf dieser Übergangsfristen wird bei den Umsätzen inländischer Unternehmen die Verwendung einer konformen E-Rechnung verpflichtend eingeführt.

Diese Regelungen geben Unternehmen die nötige Flexibilität, sich schrittweise auf die neuen Anforderungen einzustellen. Während der Übergangszeit können sich Unternehmen beispielsweise für Vertragspartner*innen entscheiden, die noch Papierrechnungen ausstellen, oder selbst ein bestehendes Rechnungsformat beibehalten. Wichtig ist jedoch, dass rechtzeitig Maßnahmen zur Implementierung der E-Rechnung getroffen werden, um die gesetzliche Frist einzuhalten.

Ist eine PDF-Rechnung das gleiche wie eine elektronische Rechnung?

Mit der Umstellung auf die E-Rechnung sind viele Fragen entstanden, wie beispielsweise, ob eine PDF-Rechnung das gleiche wie eine elektronische Rechnung ist. Aus technischer Sicht sind diese Begriffe nicht eindeutig. Bildhafte Darstellungen, wie in diesem Beispiel die PDF-Datei, sind dennoch gemäß der Definition der EU-Richtlinie 2014/55/EU keine E-Rechnung.

Das sind ihre Unterschiede im Detail:

• Papierrechnung:
  Das traditionelle Format der Papierrechnung ist eine bildhaft repräsentierte Rechnung, die jedoch keine automatische und elektronische Weiterverarbeitung ermöglicht. Selbst wenn das Papierdokument mittels Scans digitalisiert wird, liegen die jeweiligen Rechnungsinformationen nicht strukturiert vor und müssen nachfolgend manuell oder über zusätzliche Systeme in die jeweilige Buchführungssoftware übernommen werden. Die Papierrechnung ist dementsprechend im Sinne der EU-Richtlinie keine elektronische Rechnung.
• PDF-Rechnung:
  Man möge meinen, dass die PDF, da sie bereits im elektronischen Format ausgestellt wird, das gleiche wie die elektronische Rechnung ist – dem ist jedoch nicht so. Bei einer PDF-Rechnung handelt es sich zwar um eine digitale und bildhaft repräsentierte Rechnung, sie ermöglicht jedoch ebenfalls keine automatische und elektronische Verarbeitung. Für eine korrekte elektronische Weiterverarbeitung müssen die Rechnungsinformationen genau wie bei der Papierform manuell oder über zusätzliche Systeme (z. B. Texterkennungssysteme) in die entsprechende Buchführungssoftware übertragen werden. Die PDF-Rechnung steht also für eine rein bildhafte Repräsentation der Rechnung.
• E-Rechnung:
  Der ausschlaggebende Unterschied zwischen eingescannten Papier- oder PDF-Rechnungen und E-Rechnungen liegt darin, dass die elektronische Rechnung nach EU-Norm eine Rechnung ist, die in einem strukturierten Format ausgestellt wird. Ohne Medienbrüche, wie die Verwendung von unterschiedlichen Buchungssoftwares, kann die E-Rechnung automatisch übermittelt, empfangen und verarbeitet werden. Das bedeutet, dass sie im Gegensatz zu den anderen Rechnungsmethoden:
  • Als ein reines semantisches Datenformat konzipiert ist und auf diese Weise sowohl eine direkte Verarbeitung als auch einen direkten Import der Rechnungsdaten in die verarbeitenden Systeme ermöglicht.
  • Auf einem XML-Format basiert, das vorrangig der maschinellen Verarbeitung dient und sich auch nicht für eine Sichtprüfung eignet. Allerdings kann der XML-Datensatz der E-Rechnung mithilfe von Visualisierungsprogrammen auch lesbar dargestellt werden.

Und wie sieht eine E-Rechnung aus? Damit die Unterschiede deutlicher werden, haben wir euch hier eine bildhafte Abbildung erstellt:

Was muss bei der Übermittlung einer E-Rechnung beachtet werden?

Die Einführung der elektronischen Rechnung bringt einige Anforderungen mit sich, die du als Arbeitgeber*in selbstverständlich beachten musst. Insbesondere bei der Übermittlung von E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber*innen gibt es klare Vorgaben, um die gesetzlichen Regelungen einzuhalten. Aber wie werden diese Rechnungen übermittelt?

• Für reguläre Unternehmen und KMUs
  Die meisten Unternehmen senden und empfangen ihre E-Rechnungen direkt über ihre jeweilige Buchungssoftware oder ERP-Systeme, die auf Formate wie XRechnung oder ZUGFerD ausgelegt sind. Sollte dein Unternehmen bereits eine digitale Buchhaltung nutzen, solltest du sicherstellen, dass diese die neuen gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
• Für Unternehmen mit öffentlichen Auftraggeber*innen
  Falls du Rechnungen an Behörden oder öffentliche Institutionen stellst, musst du diese über spezielle Plattformen einreichen:
  • Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) für Rechnungen an Bundesbehörden.
  • Onlinezugangsgesetzkonforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) für Rechnungen an einige Länder und Kommunen. Hierbei wird eine Leitweg-ID benötigt, die die korrekte Zuordnung der Rechnung ermöglicht.

Was passiert, wenn man keine E-Rechnung empfangen kann?

Durch die E-Rechnungspflicht verstoßen Unternehmen, die ab 2025 keine E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können, gegen gesetzliche Vorgaben. Die Nicht- oder nicht rechtzeitige Ausstellung einer elektronischen Rechnung gemäß § 26a, Absatz 1 Nummer 1 und Absatz 2 des UStG kann erhebliche Konsequenzen nach sich ziehen:

• Kein Vorsteuerabzug möglich: Ein Unternehmen, das keine E-Rechnungen empfangen kann, riskiert, den Vorsteuerabzug nicht geltend machen zu können. Dies kann zu erheblichen finanziellen Nachteilen führen, da die gezahlte Umsatzsteuer dann nicht vom Finanzamt erstattet wird.
• Bußgelder und Strafen: Kommen Unternehmen den rechtlichen Anforderungen nicht nach, können sie durch empfindliche Geldstrafen von bis zu 5.000 Euro geahndet werden. Die Höhe der Strafe kann je nach Schwere des Verstoßes sowie der Dauer der Nichtkonformität variieren.
• Compliance-Verstöße: Ein Verstoß gegen die E-Rechnungspflicht stellt auch einen Verstoß gegen die steuerliche Compliance dar. Finanzbehörden erwarten eine lückenlose und elektronische Dokumentation sowie eine revisionssichere Archivierung der eingegangenen Rechnungen. Erfolgt eine Steuerprüfung, kann eine fehlende Einhaltung der Vorgaben zusätzliche Sanktionen oder Nachzahlungen auslösen.

Du als Unternehmer*in solltest daher unbedingt sicherstellen, dass dein Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen zur Ausstellung und zum Empfang von E-Rechnungen erfüllt. Wenn es um digitale Veränderungen in deinem Unternehmen geht, sollten auch Maßnahmen zur Cybersicherheit von dir berücksichtigt werden, mehr dazu erfährst du hier.

Was sind die Vorteile der E-Rechnung?

Die elektronische Rechnung bietet jede Menge Vorteile sowohl für die Rechnungsersteller*innen als auch für die Rechnungsempfänger*innen. Schauen wir uns die genauen Vorteile im Folgenden an:

Vorteile für die Rechnungsersteller*innen:

• Schnellere Prozesse: Rechnungen werden durch die Automatisierung schneller erstellt, übermittelt und bearbeitet.
• Kürzere Zahlungszeiten: Eine automatische Verarbeitung kann zu pünktlicheren Zahlungen führen.
• Weniger Fehler: Die Fehlerquote sinkt durch die automatische Datenverarbeitung.
• Kosteneinsparungen: Keine Kosten mehr für Papier, Druck oder Porto.
• Nachhaltigkeit: Weniger Papierverbrauch bedeutet auch eine umweltfreundlichere Rechnungsstellung.
• Höhere Prozessqualität: Automatische Validierung stellt sicher, dass alle Pflichtangaben enthalten sind.
• Flexibles Arbeiten möglich: Rechnungen können ortsunabhängig erstellt werden.

Und wie sehen die Vorteile für die Rechnungsempfänger*innen aus:

• Effiziente Verarbeitung: Rechnungen werden automatisch eingelesen und verbucht.
• Bessere Datenqualität: Weniger manuelle Eingaben reduzieren die Fehlerquote.
• Zeit- und Kosteneinsparungen: Keine aufwendige manuelle Bearbeitung der Rechnung nötig.
• Dezentrale Bearbeitung: Rechnungen können ortsunabhängig geprüft und freigegeben werden.
• Erhöhte Transparenz: Digitale Rechnungen ermöglichen eine schnellere Nachverfolgung und Archivierung.

Ein großer Vorteil für Unternehmen ist, dass sie durch den Einsatz von E-Rechnungen gesetzliche Vorschriften leichter einhalten, da die digitale Dokumentation revisionssicher erfolgt.

Gibt es betriebliche Nachteile, wenn auf die E-Rechnung verzichtet wird?

Wir haben uns gemeinsam die rechtlichen Konsequenzen angeschaut, die bei Nichteinhaltung der rechtlichen Vorgaben entstehen, aber gibt es auch Nachteile für das eigene Unternehmen?

• Verlust des Anschlusses an moderne Geschäftsprozesse
• Wettbewerbsnachteile, denn Geschäftspartner*innen bevorzugen zunehmend automatisierte Prozesse
• Verzögerungen im Zahlungsverkehr
• Mehraufwand, der den Cashflow beeinträchtigen könnte
• Effizienzverlust
• Fehleranfälligkeiten
• Compliance-Risiken

Du siehst, ein Verzicht auf die E-Rechnung kann langfristig zu ineffizienten Geschäftsprozessen, vermeidbaren Kosten und Wettbewerbsnachteilen führen. Du solltest dich also frühzeitig mit der Implementierung der neuen Prozesse befassen, um die Vorteile der digitalen Rechnungserstellung auszuschöpfen.

Wie bereitest du dein Unternehmen am besten auf die E-Rechnung vor?

Viele Unternehmer*innen wissen vielleicht schon, dass die E-Rechnung kommt, aber nicht genau, wie sie sich konkret darauf vorbereiten können. Wir haben dir dafür eine Checkliste erstellt:

Digitalisierung und Automatisierung mit der Deutschen Mittelstandsschutz

Die Einführung der E-Rechnung ab 2025 bringt einige Änderungen mit sich – doch mit der richtigen Vorbereitung kannst du den Übergang reibungslos gestalten und gleichzeitig von den Neuerungen profitieren. Die elektronische Rechnung spart Zeit, Kosten und reduziert Fehler in der Buchhaltung. Wichtig ist hierbei jedoch, dass du als Arbeitgeber*in aktiv wirst und die Buchungssoftware deines Unternehmens auf die richtigen Vorgaben überprüfst.

Wir von der Deutsche Mittelstandsschutz unterstützen dich bei allen Fragen rund um die Arbeitssicherheit und geben dir Tipps für rechtssichere Geschäftsprozesse. Für Mitarbeiterunterweisungen oder verpflichtende Gefährdungsbeurteilungen steht dir außerdem unsere Web-Plattform SMART CAMPUS zur Verfügung, mit der die gesetzlichen Vorschriften einfach erklärt und digital umgesetzt werden können.

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Beitragsbild: © Adobe Stock, Andrey Popov