Betriebsbeauftragte So bereitest du dich auf eine Betriebsprüfung vor

Warum wird gerade mein Betrieb geprüft und auf welche Aspekte wird geachtet? Diese und andere Fragen stellst du dir sicherlich gerade, wenn die Begehung deines Betriebes kurz bevorsteht. Du kannst dich jedoch zurücklehnen: Wir versorgen dich mit allen nötigen Informationen, die du zur Vorbereitung auf die Betriebsprüfung benötigst.

Inhalte in diesem Beitrag:

Warum kommt die Berufsgenossenschaft überhaupt?

Generell haben Berufsgenossenschaften als Träger der gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) nach dem Sozialgesetzbuch die Verpflichtung, Betriebsprüfungen in ihren Mitgliedsunternehmen vorzunehmen und sicherzustellen, ob die geltenden Bestimmung für den Arbeitsschutz eingehalten werden.

Neben dem Arbeitsschutz wird ebenfalls überprüft, ob die Schutzmaßnahmen für die Gesundheit der Mitarbeiter*innen gewährleistet werden und die Sicherheitstechnik auf dem neuesten Stand ist. Potenzielle Gefährdungen sollen von Anfang an erkannt und analysiert werden. Im Anschluss können dann entsprechende vorbeugende Maßnahmen ergriffen werden. Darüber hinaus soll eine Betriebsbegehung sowohl dich als Führungskraft als auch deine Mitarbeiter*innen für das wichtige Thema Gesundheits- und Arbeitsschutz sensibilisieren. 

Neben der allgemeinen Überprüfungspflicht kann es folgende konkrete Gründe für einen Besuch geben:

• Die technische Aufsichtsperson, die deinem Betrieb zugeteilt ist, hat die Absicht, sich bei dir vorzustellen.
• Dein Betrieb ist ein Kleinbetrieb.
• Eine Begehung kann auch der Erstellung von Statistiken dienen.
• Deine Mitarbeiter*innen sollen einer Gefahrenklasse zugeordnet werden.
• Es wurde eine Beschwerde über den Betrieb bei der DGUV eingereicht.
• Eine*r deiner Mitarbeiter*innen hatte einen Arbeitsunfall.

Was wird in einer Betriebsbegehung durch die Berufsgenossenschaft geprüft?

Die Betriebsbegehung ist eine Maßnahme, um eine Gefährdungsbeurteilung nach dem Arbeitsschutzgesetz (§ 5) abgeben zu können. Das Protokoll über die bestehenden Mängel ist ein wichtiger Teil der Gefährdungsbeurteilung. 

Die folgenden potentiellen Belastungen beziehungsweise Gefährdungen werden kontrolliert:

• mechanische Gefährdungen
• elektrische Gefährdungen
• chemische Gefährdungen
• biologische Gefährdungen
• Brand- und Explosionsgefährdungen
• thermische Gefährdungen (Hitze und Kälte) 
• physikalische Gefährdungen, z. B. durch Lärm, Vibration, Strahlung, Druck
• Gefährdungen am Arbeitsplatz, z. B. durch Klima, Beleuchtung, Raumgestaltung, Möblierung, einschließlich Mehrfachbelastungen
• physische Belastungen 
• arbeitsschwere Belastungen aus Wahrnehmung und Handhabung 
• psychomentale Belastungen, z. B. durch Tätigkeitsinhalt, Arbeitsablauf oder spezielle Arbeitsbedingungen
• Gefährdungen durch Mängel in der Organisation, Information, Kooperation und Qualifikation

Bei einer allgemeinen Betriebskontrolle werden alle Gefährdungsbereiche untersucht. Es können aber auch Begehungen durchgeführt werden, bei denen nur bestimmte Bereiche, Tätigkeitsfelder oder Gruppen von Personen überprüft werden. Bei diesen Begehungen spricht man von Schwerpunktbegehungen.

Wer ist an der Betriebsprüfung beteiligt?

An der Begehung des Betriebes ist die Fachkraft für Arbeitssicherheit, der zuständige Betriebsarzt/die Betriebsärztin, ein*e Vertreter*in des Betriebsrates und eine Führungskraft pro Abteilung beteiligt. Die technischen Belange werden durch die sogenannten technischen Aufsichtsbeamten, kurz TAB, durchgeführt, bei denen es sich in den meisten Fällen um Meister*innen, Naturwissenschaftler*innen oder Ingenieur*innen handelt.

Es ist sinnvoll, dass du als Leiter*in des Betriebes ebenfalls bei der Betriebsbegehung dabei bist, genau wie die verantwortlichen Sicherheitsbeauftragten. Das unterstreicht die Wichtigkeit der Arbeitssicherheit und motiviert die anderen Mitarbeiter*innen, sich mit dem Thema zu beschäftigen.

Wie bereite ich mich auf die Betriebsbegehung vor?

Das Wichtigste bei der Betriebsbegehung ist, dass du mit den Prüfern gut kooperierst. Zeige deinen guten Willen, um bestehende Mängel schnellstmöglich zu beheben. Eine gute Atmosphäre zwischen allen Beteiligten ist dabei das A und O. Überlege dir vorher, in welchem Raum die Entsprechung stattfinden soll und bereite diesen entsprechend vor. Es ist wichtig, dass der/die Prüfer*in die Unterlagen in aller Ruhe sichten kann.

Wie läuft die Betriebsbegehung durch die Berufsgenossenschaft ab?

Die Betriebsbegehung besteht aus einem Vorgespräch, der Begehung und einer Nachbesprechung. Während des Vorgespräches wird die Gefährdungsbeurteilung stichprobenartig überprüft. Außerdem wird das Thema Arbeitsunfälle allgemein besprochen und auf Änderungen und Entwicklungen im Arbeits- und Gesundheitsschutz hingewiesen. 

Danach folgt die Begehung des Betriebes. Im anschließenden Nachgespräch werden die Ergebnisse und Auffälligkeiten der Begehung zusammengefasst. Dann werden die Konsequenzen dieser Ergebnisse diskutiert. Daraus resultieren Vereinbarungen darüber, wie bestehende Mängel beseitigt werden können und innerhalb welcher Frist dies geschehen soll. Schließlich wird ein Folgetermin vereinbart.

Welche Dokumente muss ich vorlegen?

Gegenüber der Berufsgenossenschaft besteht eine Auskunftspflicht und Unterstützungspflicht: Die Berufsgenossenschaften verlangen eine Reihe verschiedener Dokumente.

• Aufgabenübertragung im Arbeitsschutz („Übertragung von Unternehmerpflichten“ z. B. auf eine*n Betriebsleiter*in laut ArbSchG)
• schriftliche Bestellungen: Hierzu gehört die Sicherheitsfachkraft, der Betriebsarzt / die Betriebsärztin, Sicherheitsbeauftragte*r, betriebliche Ersthelfer*innen, Gefahrgutbeauftragte*r und weitere.
• schriftliche Beauftragungen (Kranbetrieb, Gabelstapler etc.)
• Nachweis arbeitsmedizinischer Vorsorgeuntersuchungen
• Unterweisungsnachweise (Dokumentation der Erst- und Folgeunterweisungen)
• Verzeichnisse von Arbeits- und Betriebsmitteln: Arbeitsmittel und Betriebsmittel
• Betriebsanweisungen
• Aktuelle Gefährdungsbeurteilung
• Gefahrstoffverzeichnis
• Sicherheitsdatenblätter
• Nachweis zu Erste-Hilfe Einrichtungen, Verbandbuch
• Notfall- und Evakuierungsplanung
• Prüfberichte über den Brandschutz, Rettungseinrichtungen elektrische Anlagen und Betriebsmittel
• Verzeichnis notwendiger PSA (Persönliche Schutzausrüstungen, z. B. Gehörschutz)
• Hautschutzplan
• Regelungen zum Einsatz von externen Mitarbeiter*innen, Ferienjobber*innen etc.

Muss ich die Berufsgenossenschaft reinlassen?

Hast du vom Sonderzugangsrecht der Berufsgenossenschaft gewusst? Unter einem Sonderzugangsrecht versteht man die Genehmigung, auch ohne die Einwilligung des Hausrechtsinhabers einzutreten. Rechtlich handelt es sich hierbei nicht um einen Hausfriedensbruch. Auch die Polizei, Staatsanwaltschaft, der Zoll, die Steuerfahndung und Gerichtsvollzieher haben ein Sonderzugangsrecht. Hierbei gibt es eine Einschränkung: Das Recht greift nur bei Gefahr im Verzug oder wenn ein Durchsuchungsbeschluss vorliegt.

Genauso gilt das Sonderzugangsrecht für die Feuerwehr, Rettungsdienste und den Notarzt, wenn eine gefährliche Situationen vorliegt. Das Interessante: Sowohl die Gewerbeaufsicht als auch die Berufsgenossenschaft können von diesem Recht Gebrauch machen, ohne dass eine besondere Voraussetzung gegeben sein muss. 

Im Einzelnen haben die Prüfer*innen im Rahmen ihrer Untersuchung folgende Rechte:

• Auch dann während der Betriebs- und Geschäftszeiten Grundstücke und Betriebsstätten besichtigen, wenn der/die Unternehmer*in oder z. B. die Fachkraft für Arbeitssicherheit nicht vor Ort sind.
• bei Betriebsbegehungen die Anwesenheit des Unternehmers/der Unternehmerin, der Fachkraft für Arbeitssicherheit etc. verlangen
• vom Unternehmer/der Unternehmerin Auskünfte verlangen bzw. betriebliche Unterlagen (z. B. Betriebsanleitungen, Sicherheitsdatenblätter, Unterweisungsnachweise) einsehen
• Arbeitsmittel und persönliche Schutzausrüstungen prüfen
• Arbeitsverfahren und Arbeitsabläufe untersuchen
• Messungen vornehmen (z. B. zur Lärm- oder Vibrationsbelastung)
• Untersuchen, ob und auf welche betrieblichen Ursachen ein Unfall, eine Erkrankung oder ein Schadensfall zurückzuführen sind.
• verbindliche Anordnungen bezüglich der Unfallverhütung – also im schlimmsten Fall Bußgelder verhängen oder die Stilllegung von Betriebsteilen veranlassen

Was passiert, wenn während der Betriebsbegehung Mängel festgestellt werden?

Jeder Mangel, der während der Betriebskontrolle bemerkt wird, muss protokolliert werden. In diesem Zuge wird auch festgehalten, wer innerhalb einer bestimmten Frist für die Beseitigung der Mängel zuständig ist. Das Protokoll fällt in den Aufgabenbereich der Fachkraft für Arbeitssicherheit, ansonsten liegt diese Aufgabe bei dir als Leitung des Unternehmens. Auch über die Beseitigung von Mängeln musst du unterrichtet werden. Die Auflistung der Mängel muss außerdem an die Führungskräfte des jeweiligen Zuständigkeitsbereiches weitergeleitet werden.

Wie kann ich Betriebsprüfung durch die Berufsgenossenschaft nachbereiten?

Unser Tipp: Es ist ratsam, ein eigenes Protokoll der Betriebsbegehung anzufertigen. Sollte es zu Unstimmigkeiten über das Besprochene kommen, hast du alles Schwarz auf Weiß und kannst in deinen Unterlagen nachlesen. 

Wenn es Auflagen gibt, solltest du eine Liste mit den nötigen Maßnahmen und einzuhaltenden Terminen schreiben. Außerdem müssen Verantwortliche bestimmt werden, die die Überprüfung der ausgeführten Maßnahmen übernehmen. Du solltest davon ausgehen, dass die Überprüfung durch die Berufsgenossenschaft direkt nach Ablauf der Frist erfolgt.

Bei Fragen zur Betriebsbegehung durch die Berufsgenossenschaft sind wir für dich da!

Wir hoffen, dass wir dir bei deinen Fragen weiterhelfen konnten. Wir helfen dir aber auch gerne bei der Erfüllung der Auflagen und der Beschaffung der erforderlichen Dokumente Hilfe. Am besten nutzt du dafür die Soforthilfe der Deutschen Mittelstandsschutz. Wir garantieren, dass unsere Sicherheitsingenieure innerhalb von 48 Stunden bei deinem Unternehmen sind und dich persönlich und direkt beraten. Wir übernehmen die schriftliche Bestellung der notwendigen Fachkräfte für Arbeitssicherheit und des Betriebsarztes/der Betriebsärztin. Auch bei der Erstellung einer Gefährdungsbeurteilung sind wir dir gerne behilflich.

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