BEM-Maßnahmen Veränderungsprozesse im Unternehmen erfolgreich gestalten

Jedes Jahr melden sich in Deutschland Hunderttausende Arbeitnehmer aus gesundheitlichen Gründen arbeitsunfähig. Als Arbeitgeber verlierst du dadurch wertvolle Fachkompetenzen – insbesondere, wenn die Erkrankung länger dauert. Die Erfahrung von langjährigen Mitarbeitern ist schließlich nur schwer zu ersetzen.

Ein wichtiges Instrument, um Arbeitsunfähigkeit zu überwinden und erneuten Fehlzeiten vorzubeugen, ist das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM). Der Gesetzgeber verpflichtet dich als Arbeitgeber sogar zur Durchführung ei­nes BEM un­abhängig von je­der Form der Be­hin­de­rung. Bevor wir uns jedoch damit beschäftigen, wann und wie du Betriebliches Eingliederungsmanagement durchzuführen hast, sehen wir uns ein paar Grundlagen an.

Das erfährst du in diesem Beitrag:

Was ist Betriebliches Eingliederungsmanagement?

Fangen wir damit an, was Betriebliches Eingliederungsmanagement ist und wofür es gedacht ist. Das BEM ist ein Verfahren, mit dessen Hilfe ein Arbeitgeber alle Möglichkeiten ausschöpfen soll, kranke Arbeitnehmer wieder in den Betrieb einzugliedern, ihre Fehlzeiten zu verringern und erneuter Arbeitsunfähigkeit vorzubeugen. Außerdem wird bei längerer Erkrankung gemeinsam mit dem Beschäftigten nach Lösungen gesucht, den Arbeitsplatz des Mitarbeiters langfristig zu erhalten.

Insgesamt soll die Beschäftigungsfähigkeit von Arbeitnehmern mit gesundheitlichen Beeinträchtigungen gesichert werden. Ziel ist es, die Beschäftigten schnellstmöglich wieder in den Arbeitsprozess zu integrieren und dem Arbeitnehmer zu ermöglichen, dass er seine Tätigkeit leistungs- beziehungsweise behindertengerecht ausüben kann. Die Betroffenen selbst soll Betriebliches Eingliederungsmanagement vor Arbeitslosigkeit oder Frühverrentung schützen. Vom BEM profitieren daher alle Beteiligten.

Was sind die Vorteile von BEM?

• In Zeiten des Fachkräftemangels kannst du deine erfahrenen und eingearbeiteten Mitarbeiter inklusive ihrer umfangreichen Kenntnisse im Unternehmen halten.
• Auf Basis der BEM-Maßnahmen kannst du innerbetriebliche Arbeitsabläufe und Strukturen optimieren und dadurch Ausfallzeiten reduzieren.
• Die Lohnfortzahlungskosten sinken und du vermeidest Personalausgaben für Vertretungen oder die Einstellung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter.
• Betriebliches Eingliederungsmanagement sorgt für einen Imagegewinn deines Unternehmens: Dein Bemühen um den Erhalt von Arbeitsplätzen wird sowohl in der Öffentlichkeit als auch bei deinen zukünftigen Fachkräften positiv wahrgenommen.
• Möchtest du einem Arbeitnehmer krankheitsbedingt kündigen, musst du sowieso nachweisen, dass du alle Möglichkeiten ausgeschöpft hast, das Arbeitsverhältnis zu erhalten.
• Chronischen Erkrankungen kann vorgebeugt werden und Arbeitsunfähigkeit nachhaltig überwunden werden.
• Das Sozialhilfesystem wird entlastet und damit profitieren alle Bürger, wenn das Ausscheiden aus dem Erwerbsleben, Ersatzleistungen und Rentenzahlungen vermieden werden können.

Wie sieht die Rechtsgrundlage von BEM aus?

Doch wie sehen die gesetzlichen Voraussetzungen für die Pflicht zu BEM aus? Das Betriebliche Eingliederungsmanagement ist gesetzlich in § 167 SGB IX festgeschrieben. Nach diesem Gesetzbuch erhalten Menschen mit Behinderungen oder Menschen, die von Behinderung bedroht sind, Leistungen, „um ihre Selbstbestimmung und ihre volle, wirksame und gleichberechtigte Teilhabe am Leben in der Gesellschaft zu fördern, Benachteiligungen zu vermeiden oder ihnen entgegenzuwirken.“

Damit wird den besonderen Bedürfnissen von Menschen mit Behinderung oder drohender Behinderung Rechnung getragen. Zu Menschen mit (drohender) Behinderung zählt das Sozialgesetzbuch Personen, die körperliche, seelische, geistige oder Sinnes-Beeinträchtigungen haben, die sie mit hoher Wahrscheinlichkeit länger als sechs Monate an der gleichberechtigten Teilhabe an der Gesellschaft hindern können.

Eine Beeinträchtigung liegt dann vor, wenn der Körper- und Gesundheitszustand von dem für das Lebensalter typischen Zustand abweicht. Damit werden auch Personen mit seelischen Krankheiten oder von solchen bedrohten Menschen berücksichtigt. In unserem Beitrag Was du als Arbeitgeber über seelischen Dauerstress wissen musst findest du viele Informationen zu psychischer Belastung am Arbeitsplatz.

Wer hat Anspruch auf BEM?

Ein BEM-Verfahren muss durchgeführt werden, wenn ein Beschäftigter innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt krank­heits­be­dingt arbeitsunfähig war. Das gilt unabhängig von einer bestehenden Behinderung – also für alle Beschäftigten. Der Zeitraum ist nicht auf das Kalenderjahr beschränkt, sondern bezieht sich auf die zurück­lie­gen­den zwölf Mo­na­te. Außerdem spielen die Erkrankung oder deren Ursache bei der Pflicht zu Betrieblichem Eingliederungsmanagement keine Rolle. Daher ist es irrelevant, ob die Gründe für die Arbeitsunfähigkeit betrieblich oder privat sind. Die ein­zi­ge ge­setz­li­che Vor­aus­set­zung für die Pflicht zum BEM ist die un­un­ter­bro­chene oder wie­der­holte Ar­beits­unfähigkeit in den letzten zwölf Monaten.

Wer ist am Betrieblichen Eingliederungsmanagement beteiligt?

Am BEM können mehrere Personen und Stellen innerhalb und außerhalb des Unternehmens beteiligt sein. Dazu gehören:

1. Der Arbeitgeber oder der BEM-Ansprechpartner als Vertreter des Arbeitgebers,
2. der Beschäftigte,
3. der Betriebsarzt und die Fachkraft für Arbeitssicherheit,
4. die betriebliche Interessenvertretung sowie
5. die Schwerbehindertenvertretung und externe Partner.

Was sind die Pflichten und Aufgaben der am BEM Beteiligten?

Den beteiligten Personen kommen im BEM-Verfahren unterschiedliche Pflichten und Aufgaben zu. Folgendes gilt es für die jeweiligen Parteien zu beachten:

Arbeitgeber

Die Verantwortung, ein BEM-Verfahren durchzuführen, trägst allein du als Arbeitgeber. Du bist dazu verpflichtet, die Arbeitsunfähigkeitszeiten deiner Mitarbeiter in den letzten zwölf Monaten zu erfassen und auszuwerten. In diesem Zuge gilt es zu klären, wie die Arbeitsunfähigkeit des Mitarbeiters möglichst überwunden, mit welchen Leistungen oder Hilfen einer erneuten Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt und der Arbeitsplatz erhalten werden kann.

Diese Aufgaben kannst du aber auch an einen Vertreter übertragen. In größeren Unternehmen kann es zum Beispiel sinnvoll sein, ein festes Integrationsteam zu bilden. Du kannst aber auch einen BEM-Beauftragten ernennen, die Verantwortung an die direkten Vorgesetzten deiner Mitarbeiter delegieren oder einen Vertreter der Personalabteilung für diese Aufgabe bestimmen. Wichtig ist, dass du deinem Vertreter Entscheidungskompetenzen überträgst, sodass individuell und schnell gehandelt werden kann.

Schriftliche Zustimmung zum BEM­-Verfahren einholen

In jedem Fall musst du dir die schriftliche Zustimmung des betroffenen Mitarbeiters oder dessen gesetzlichen Vertreters für Maßnahmen des Betrieblichen Eingliederungsmanagements einholen. Außerdem sollte der Mitarbeiter darüber informiert werden, dass die Teilnahme am BEM-Verfahren freiwillig ist und welche Ziele damit angestrebt werden. Ebenfalls sollte er darüber in Kenntnis gesetzt werden, wie und welche Daten für das Betriebliche Eingliederungsmanagement erhoben und verwendet werden.

Beschäftigte

Damit das BEM erfolgreich wird, reicht es natürlich nicht aus, dass du als Arbeitgeber deinen Pflichten nachkommst. Eine entscheidende Rolle kommt dabei deinem betroffenen Mitarbeiter zu. Ohne seine Mitwirkung werden deine Aktivitäten keine Früchte tragen. Deshalb ist der Erfolg von BEM-Maßnahmen sehr stark von dessen Akzeptanz im Betrieb abhängig. Du solltest also deinen Mitarbeitern und Personalverantwortlichen frühzeitig die Ziele und den Nutzen von BEM erklären und eine vertrauensvolle Gesprächskultur fördern. Dazu gehört es auch, den betroffenen Mitarbeiter in alle Schritte und Maßnahmen des BEM einzuweihen und zu erläutern, dass es sich nicht um ein Kontroll- oder Überwachungssystem handelt. Alle am BEM beteiligten Personen und Stellen sind gleichberechtigte Partner.

Betriebsarzt und Fachkraft für Arbeitssicherheit

Der Betriebsarzt und die Fachkraft für Arbeitssicherheit unterstützen dich als Arbeitgeber im Rahmen der Regelbetreuung in allen Bereichen des Arbeitsschutzes. Sie kennen die Gefahren am Arbeitsplatz sehr gut und sind dir deshalb zum Beispiel bei der Erstellung einer Gefährdungsbeurteilung behilflich. Sie wissen, welche Anforderungen, Besonderheiten sowie individuellen Gesundheitsproblematiken deine Mitarbeiter haben und können dich deshalb sehr gut unterstützen.

Betriebsärzte können durch den direkten Kontakt zu den Arbeitnehmern einschätzen, ob das Anforderungsprofil der Arbeitsstelle aus medizinischer Sicht mit den Fähigkeiten des Mitarbeiters übereinstimmt. Dahingehend kann er Empfehlungen an dich aussprechen und ärztliche Behandlungen sowie präventive und rehabilitative Maßnahmen initiieren. Es bringt dir also viele Vorteile, wenn du deinen Betriebsarzt und die Fachkraft für Arbeitssicherheit nach der Zustimmung deines Mitarbeiters möglichst früh in das BEM-Verfahren einbindest.

Betriebliche Interessenvertretung

Daneben muss grundsätzlich auch die betriebliche Interessenvertretung am BEM beteiligt werden. In Betrieben mit Interessenvertretung ist es deren Aufgabe zu überwachen, ob du deinem Auftrag nach § 167 Abs. 2 SGB IX nachkommst. Sie kann bei Bedarf ein BEM-Verfahren anstoßen, überwacht dieses und wirkt an Problemlösungen mit. Die betriebliche Interessenvertretung wägt verschiedene Interessen ab und stimmt Maßnahmen zum BEM zu oder lehnt diese ab. Aber auch ohne betriebliche Interessenvertretung musst du ein BEM anbieten.

Schwerbehindertenvertretung und externe Partner

Je nach Bedarf kannst du weitere Stellen wie zum Beispiel die Schwerbehindertenvertretung deines Unternehmens in das BEM miteinbeziehen, wenn der betroffene Mitarbeiter zustimmt. Externe Partner, die im Bedarfsfall hinzugezogen werden können, sind auch der Rehabilitationsträger oder das Integrationsamt. Diese können dein Integrationsteam zum Beispiel zu konkreten Leistungen der stufenweisen Wiedereingliederung beraten oder begleitende Hilfen im Arbeitsleben ermöglichen. Welche Leistung von welchem Träger erbracht werden kann, klärt der Rehabilitationsträger.

Wie funktioniert Betriebliches Eingliederungsmanagement?

Kommen wir nun in die Praxis und dazu, wie ein BEM-Verfahren abläuft. Damit das Betriebliche Eingliederungsmanagement erfolgreich wird, ist es sinnvoll, strukturiert vorzugehen und die nachfolgenden Schritte zu durchlaufen:

1. Überblick über Arbeitsunfähigkeitszeiten wahren

Meldet sich ein Mitarbeiter krank, solltest du oder die dafür beauftragte Person überprüfen, ob dieser Mitarbeiter innerhalb der letzten zwölf Monate bereits mehr als sechs Wochen krankheitsbedingt ausgefallen ist. Zu diesen sechs Wochen zählen alle krankheitsbedingten Fehlzeiten, auch die Teilnahme an Rehabilitationsmaßnahmen. Liegen die Voraussetzungen für die Einleitung eines BEM-Verfahrens vor, gilt es Kontakt zum betroffenen Mitarbeiter aufzunehmen.

2. Erstkontakt mit dem Mitarbeiter

Am besten ist es, wenn du mit deinem Mitarbeiter schriftlich Kontakt aufnimmst und ihm erste Informationen zum BEM an die Hand gibst. Wichtig dabei ist, eine Vertrauensbasis zum Mitarbeiter herzustellen und ihm die Ziele der stufenweisen Wiedereingliederung zu vermitteln. Außerdem sollte erwähnt werden, dass eine Teilnahme am BEM absolut freiwillig ist und das Verfahren von ihm jederzeit ohne Angabe von Gründen beendet werden kann. Auch solltest du ihm die beteiligten Personen mitteilen und hervorheben, dass seine Mitarbeit von entscheidender Bedeutung ist. Möchte dein Arbeitnehmer daraufhin nicht an BEM-Maßnahmen teilnehmen, endet hier das Betriebliche Eingliederungsmanagement. Zeigt der Beschäftigte Interesse, wird ein Termin für ein Informationsgespräch vereinbart.

3. Informationsgespräch

Im Informationsgespräch gilt es, den Mitarbeiter detailliert über die Möglichkeiten, Ziele und Grenzen von BEM aufzuklären. Im Fokus dabei steht, inwiefern Arbeitsunfähigkeit überwunden werden kann und mit welchen Hilfen erneuten Fehlzeiten vorgebeugt werden kann. Außerdem sollten offene Fragen, beispielsweise zum Ablauf, den beteiligten Personen oder zum Datenschutz geklärt werden. Hole dir spätestens jetzt die schriftliche Einwilligung zum BEM von deinem Arbeitnehmer und kläre schon vor dem Informationsgespräch mit ihm ab, wer daran teilnehmen darf.

Inhalt und Ergebnis des Gesprächs solltest du dokumentieren und dir eine Ablehnung der stufenweisen Wiedereingliederung ebenfalls schriftlich bestätigen lassen. Natürlich können nicht immer bereits im ersten Informationsgespräch alle relevanten Daten zusammen getragen werden. Oftmals Bedarf es weiterer Informationsgespräche und Untersuchungen, zum Beispiel durch den Betriebsarzt. Hole dir jedoch stets die schriftliche Zustimmung dafür vom Arbeitnehmer. Hast du einen umfassenden Überblick über relevante Daten deines Mitarbeiters, steht das Eingliederungsgespräch an.

4. Eingliederungsgespräch

Beim Eingliederungsgespräch suchen alle am BEM beteiligten Personen unter Berücksichtigung der Fakten gemeinsam nach geeigneten Maßnahmen und wählen die am besten geeigneten Möglichkeiten aus. Außerdem wird die weitere Vorgehensweise vereinbart und eine zeitnahe Umsetzung der Maßnahmen festgelegt.

Maßnahmen des Betrieblichen Eingliederungsmanagements können zum Beispiel sein:

• Arbeitsplatzanpassung durch Umgestaltung des Arbeitsplatzes
• Veränderungen in der Arbeitsorganisation oder der Arbeitszeit
• Erstellen eines Anforderungsprofils für den Arbeitsplatz und daraus abgeleitete Qualifizierungsmaßnahmen
• Wechsel des Beschäftigten an einen anderen Arbeitsplatz
• bei Bedarf unterstützende Maßnahmen durch externe Partner

Maßnahmen, die der Betriebsarzt anbieten kann, sind zum Beispiel:

• Erstellen eines Leistungsprofils des Beschäftigten
• Arbeitsplatzbegutachtung
• Zusammenarbeit mit dem behandelnden Arzt

5. Umsetzung der vereinbarten Maßnahmen

Wurde der Fahrplan für das BEM festgelegt, geht es an die Umsetzung der getroffenen Maßnahmen. Diese sollten zeitnah nach dem Eingliederungsgespräch beginnen. Wichtig ist es, den Mitarbeiter bei allen Leistungen beratend zu unterstützen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.

6. Überprüfung der Wirksamkeit der umgesetzten Maßnahmen

Im letzten Schritt geht es noch darum, die Wirksamkeit der getroffenen Maßnahmen zu überprüfen. Verbessert sich der Gesundheitszustand des Beschäftigten und haben die Maßnahmen den gewünschten Erfolg? Regelmäßige Befragungen können dir dabei helfen, weitere Problemfelder zu erkennen und mögliche Gefährdungen frühzeitig zu erkennen.

Die Gefährdungsbeurteilung als Basis des betrieblichen Gesundheitsschutzes

Durch ein gutes Betriebliches Eingliederungsmanagement kannst du als Arbeitgeber aber nicht nur deinen kranken Mitarbeitern helfen, sondern auch deine gesunden Arbeitnehmer schützen. Denn auf Grundlage der Erfahrungen aus dem Betrieblichen Eingliederungsmanagement kannst du präventiv Maßnahmen für alle deine Beschäftigten einleiten und so dein Unternehmen langfristig erfolgreich gestalten.

Grundlage für alle Maßnahmen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes bildet stets eine aktuelle Gefährdungsbeurteilung, zu dessen Durchführung du als Arbeitgeber verpflichtet bist. Zum Glück ist das aber heutzutage kein Aufwand mehr, denn mit unserer digitalen Software ist die Gefährdungsbeurteilung innerhalb weniger Minuten rechtskonform erstellt. Lediglich ein paar Fragen müssen beantwortet werden. Bist du auf der Suche nach weiteren Informationen in Bezug auf Arbeitssicherheit, Arbeitsmedizin und Arbeitsschutz, helfen wir dir gerne weiter. Das Team von die Deutsche Mittelstandsschutz freut sich auf deine Kontaktaufnahme!

Beitragsbild: © Shutterstock, Flamingo Images