Entgeltfortzahlung bei Krankenfall Entgeltfortzahlung Arbeitsunfähigkeit: So sicherst du dein Team ab!

Deine Pflichten bei Arbeitsunfähigkeit: Ein Leitfaden zur Entgeltfortzahlung

Als Unternehmer oder HR-Verantwortlicher stehst du täglich vor vielfältigen Aufgaben. Eine davon ist die korrekte Abwicklung der Entgeltfortzahlung bei Arbeitsunfähigkeit . Dieses Thema ist für dich und dein Team von großer Bedeutung, da es sowohl rechtliche Pflichten als auch soziale Verantwortung berührt. Eine fehlerhafte Abwicklung kann rechtliche Konsequenzen haben und das Vertrauen deiner Mitarbeiter beeinträchtigen. Du sorgst dafür, dass deine Mitarbeiter in schwierigen Zeiten finanziell abgesichert sind. Dieser Leitfaden hilft dir, alle wichtigen Aspekte klar zu verstehen und souverän zu handeln.

Die Grundlagen der Lohnfortzahlung bei Krankheit

Das Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) ist die zentrale Rechtsgrundlage. Es sichert deinem erkrankten Mitarbeiter für eine bestimmte Zeit die Fortzahlung seines regelmäßigen Arbeitsentgelts zu. Dein Ziel ist es, diese Regelungen präzise anzuwenden. So schaffst du Transparenz und Rechtssicherheit im Umgang mit Krankheitsfällen. Damit ein Mitarbeiter Anspruch auf Lohnfortzahlung hat, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Die Arbeitsunfähigkeit muss unverschuldet durch Krankheit verursacht sein. Zudem muss das Arbeitsverhältnis bereits mindestens vier Wochen bestehen; dies ist die sogenannte Wartezeit gemäß § 3 Abs. 3 EFZG. Dein Mitarbeiter ist verpflichtet, die Arbeitsunfähigkeit unverzüglich zu melden und, falls sie länger als drei Kalendertage dauert, eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorzulegen. Diese Frist kann im Arbeitsvertrag auch verkürzt sein. Die unverschuldete Arbeitsunfähigkeit bedeutet, dass der Arbeitnehmer seine Erkrankung nicht vorsätzlich oder grob fahrlässig herbeigeführt hat. Ein Sportunfall ist beispielsweise in der Regel unverschuldet. Alkohol am Steuer mit anschließendem Unfall wäre hingegen selbstverschuldet. Bei einem solchen Selbstverschulden entfällt dein Anspruch auf die Fortzahlung des Entgelts.

Dauer und Umfang der Entgeltfortzahlung

Dein Unternehmen zahlt die Lohnfortzahlungspflicht für maximal sechs Wochen, also 42 Kalendertage. Nach Ablauf dieser Frist übernimmt in der Regel die Krankenkasse die Zahlung des Krankengeldes. Es ist wichtig, diese Sechswochenfrist genau zu überwachen. Gleiches gilt für die Berechnung des fortzuzahlenden Entgelts. Der Betrag der Entgeltfortzahlung Arbeitsunfähigkeit entspricht dem Arbeitsentgelt, das der Mitarbeiter ohne die Arbeitsunfähigkeit erhalten hätte. Dies beinhaltet das Grundgehalt sowie regelmäßige Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit. Auch vermögenswirksame Leistungen oder Sachbezüge fließen hierbei ein. Einmalzahlungen oder Überstunden, die unregelmäßig anfallen, werden in der Regel nicht berücksichtigt. Bei einer Wiedererkrankung deines Mitarbeiters ist die Situation komplexer. Tritt eine erneute Arbeitsunfähigkeit aufgrund derselben Krankheit innerhalb von sechs Monaten nach Ende der ersten Krankheit auf, so werden die Zeiten der Arbeitsunfähigkeit addiert. Die Sechswochenfrist gilt dann als Gesamtzeitraum. Beginnt die erneute Krankheit nach mehr als sechs Monaten oder durch eine andere Ursache, beginnt die neue Lohnfortzahlungsfrist erneut. Achte auf die genaue Dokumentation, um dies korrekt zu handhaben.

Was passiert bei mehreren Krankheitsfällen?

Wenn dein Mitarbeiter innerhalb von zwölf Monaten mehrfach an derselben Krankheit erkrankt, addieren sich die Zeiten der Arbeitsunfähigkeit für die Entgeltfortzahlung auf die maximal sechs Wochen. Nach Ablauf dieser sechs Wochen endet deine Lohnfortzahlungspflicht . Die Krankenkasse zahlt dann Krankengeld, wenn der Mitarbeiter weiterhin arbeitsunfähig ist. Dies gilt, wenn zwischen zwei Krankheitsphasen weniger als sechs Monate liegen. Die Bestimmung, ob es sich um dieselbe Krankheit handelt, kann schwierig sein. Im Zweifel hole ärztliche Auskünfte über die Krankenkasse ein. Du als Arbeitgeber musst nicht überprüfen, ob es sich um die gleiche oder eine neue Krankheit handelt, sofern der Arzt dies bestätigt. Deine Pflicht ist die korrekte Abwicklung der Entgeltfortzahlung.

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)

Seit Januar 2023 ist die eAU für gesetzlich Versicherte verpflichtend. Dein Mitarbeiter muss sich weiterhin beim Arzt krankschreiben lassen, erhält aber keine Papierbescheinigung mehr. Der Arzt übermittelt die Daten elektronisch an die Krankenkasse. Du als Arbeitgeber rufst die Daten dann bei der Krankenkasse ab. Dieser Prozess vereinfacht die administrative Abwicklung. Du musst sicherstellen, dass deine Systeme kompatibel sind. Frage die Krankenkasse deines Mitarbeiters nach der eAU, nachdem er dich über die Arbeitsunfähigkeit informiert hat. Dies erspart dir das Sammeln und Archivieren von Papierdokumenten und macht den Prozess effizienter.

Arbeitgeberpflichten und U1-Verfahren

Deine Pflicht als Arbeitgeber*in geht über die reine Zahlung hinaus. Du musst die Arbeitsunfähigkeit und die Dauer der Lohnfortzahlung genau dokumentieren. Dies ist wichtig für mögliche Rückfragen oder Prüfungen. Eine sorgfältige Aktenführung schützt dich und dein Unternehmen. Als Kleinunternehmen hast du oft Anspruch auf eine Erstattung deiner Aufwendungen für die Lohnfortzahlung. Dies geschieht über das sogenannte Umlageverfahren U1. Unternehmen mit maximal 30 Mitarbeitern können bis zu 80 % der Lohnfortzahlung von der Krankenkasse erstattet bekommen. Dies entlastet deine Liquidität erheblich. Die genaue Erstattungshöhe hängt von der gewählten Umlagesatzung der Krankenkasse ab.

Wann beginnt die Lohnfortzahlungspflicht genau?

Die Lohnfortzahlungspflicht beginnt gemäß § 3 Abs. 1 EFZG am ersten Tag der unverschuldeten Arbeitsunfähigkeit. Eine Wartezeit von vier Wochen (§ 3 Abs. 3 EFZG) muss erfüllt sein, d. h. das Arbeitsverhältnis muss mindestens vier Wochen bestanden haben, bevor der Anspruch entsteht.

Umgang mit langen Krankheitsphasen und BEM

Wenn dein Mitarbeiter länger als sechs Wochen krank ist, endet deine Lohnfortzahlungspflicht . Danach erhält der Mitarbeiter Krankengeld von seiner Krankenkasse. Die Höhe des Krankengeldes beträgt in der Regel 70 % des letzten Bruttogehalts, maximal 90 % des Nettoarbeitsentgelts. Dies ist für dich wichtig zu wissen, um deinen Mitarbeiter bei Fragen zu unterstützen. Bei längerer oder wiederholter Arbeitsunfähigkeit ist das betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) ein wichtiges Instrument. Du bist als Arbeitgeber gemäß § 167 SGB IX dazu verpflichtet, ein BEM anzubieten, wenn ein Mitarbeiter innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig ist. Ziel des BEM ist es, die Arbeitsfähigkeit deines Mitarbeiters wiederherzustellen, einer erneuten Arbeitsunfähigkeit vorzubeugen und den Arbeitsplatz zu erhalten. Das BEM ist ein Angebot, keine Pflicht für den Mitarbeiter. Du initiierst das Gespräch, um gemeinsam Lösungen zu finden. Dies kann die Anpassung des Arbeitsplatzes, eine Veränderung der Arbeitszeiten oder die Vermittlung an externe Beratungsstellen umfassen. Ein gut durchgeführtes BEM zeigt soziale Verantwortung und kann die Bindung deiner Mitarbeiter stärken.

Besondere Fälle der Arbeitsunfähigkeit

Nicht jede Arbeitsunfähigkeit ist gleich. Bei einem Wegeunfall – einem Unfall auf dem direkten Weg zur oder von der Arbeit – liegt ein Arbeitsunfall vor. Hier greift die gesetzliche Unfallversicherung. Dennoch bist du als Arbeitgeber zunächst zur Entgeltfortzahlung verpflichtet, bevor die Berufsgenossenschaft die Kosten übernimmt oder der Mitarbeiter Verletztengeld erhält. Ein weiterer Sonderfall ist die Arbeitsunfähigkeit bei Krankheit eines Kindes. Wenn dein Mitarbeiter ein erkranktes Kind betreuen muss und deshalb nicht zur Arbeit kommen kann, hast du als Arbeitgeber keine Pflicht zur Lohnfortzahlung. Dein Mitarbeiter hat jedoch Anspruch auf Kinderkrankengeld von seiner Krankenkasse. Die Voraussetzungen dafür sind im § 45 SGB V geregelt.

Welche Rolle spielt die Krankenkasse bei der Entgeltfortzahlung?

Die Krankenkasse ist zentral für die Übermittlung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) und die Auszahlung von Krankengeld nach sechs Wochen Lohnfortzahlung. Zudem erstattet sie dir als Kleinunternehmen bis zu 80 % der Entgeltfortzahlungskosten über das U1-Verfahren (§ 1 Abs. 1 AAG).

Prävention und Gesundheitsmanagement im Unternehmen

Ein proaktives Gesundheitsmanagement hilft dir, die Anzahl der Krankentage in deinem Unternehmen zu reduzieren. Investiere in die Gesundheit deiner Mitarbeiter. Biete Präventionsmaßnahmen an, wie zum Beispiel ergonomische Arbeitsplätze, Sportangebote oder Stressmanagement-Kurse. Dies fördert nicht nur das Wohlbefinden deines Teams, sondern senkt langfristig auch die Kosten für die Lohnfortzahlung . Ein gesundes Arbeitsklima, Wertschätzung und eine offene Kommunikation sind ebenfalls essenziell. Mitarbeiter, die sich wertgeschätzt fühlen, sind motivierter und weniger anfällig für stressbedingte Erkrankungen. Du schaffst so eine Kultur, in der Gesundheit und Leistungsfähigkeit Hand in Hand gehen. Die Reduzierung von Krankheitsfällen ist ein Gewinn für alle.

Dein Fahrplan für die Entgeltfortzahlung

Um dir einen klaren Überblick zu verschaffen, hier die wichtigsten Schritte für dich zusammengefasst:

• Information erhalten: Dein Mitarbeiter meldet sich unverzüglich krank.
• AU-Bescheinigung anfordern: Bei Arbeitsunfähigkeit über drei Kalendertage forderst du die eAU von der Krankenkasse an.
• Dauer prüfen: Ermittle die Dauer der Lohnfortzahlung (maximal sechs Wochen).
• Entgelt berechnen: Zahle das reguläre Arbeitsentgelt fort.
• Dokumentation: Führe präzise Aufzeichnungen über Krankheitszeiten und Zahlungen.
• U1-Antrag stellen: Bei Anspruch auf Erstattung beantragst du diese bei der Krankenkasse.
• BEM anbieten: Bei langer oder wiederholter Krankheit bietest du ein betriebliches Eingliederungsmanagement an.

Du hast nun einen umfassenden Leitfaden zur Entgeltfortzahlung bei Arbeitsunfähigkeit an der Hand. Nutze dieses Wissen, um die Prozesse in deinem Unternehmen effizient und rechtssicher zu gestalten. Zeige deinem Team, dass du als Arbeitgeber zuverlässig handelst und dich um das Wohl deiner Mitarbeiter kümmerst. Dies stärkt das Vertrauen und die Loyalität in deinem Unternehmen.