Unternehmensführung: Selbstorganisation Agiles Arbeiten – das moderne Projektmanagement

In Zeiten von New Work ist agiles Arbeiten in einigen Unternehmen bereits an der Tagesordnung. Flache Hierarchien und selbstorganisierte Teams sind hier die Stichworte und sorgen für mehr Flexibilität sowie für eine ständige Optimierung des Unternehmens.

  • 04.10.2022
  • Hannah Yeboah

Mehr Effizienz, bessere Problemlösung und erhöhte Eigenmotivation von Mitarbeitenden – das vereint agiles Arbeiten. Richtig umgesetzt, kann agiles Leadership Vorteile für dein Unternehmen und die gesamte Belegschaft mit sich bringen. Was es mit dem Führungsstil auf sich hat und was es bei der Implementierung zu beachten gibt, erfährst du hier.

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Agiles Arbeiten: Was versteht man unter dem Führungsstil?

Noch bekannter ist agiles Arbeiten unter dem englischen Begriff agile leadership. Beim agilen Arbeiten organisieren sich Teams, die gemeinsam eine Organisation ergeben, selbstständig und flexibel. Dabei wird sich an einem gemeinsamen Unternehmensleitbild orientiert.

Oft wird Agile Leadership auch mit der Funktionsweise eines Ameisenvolkes verglichen. Dieser Vergleich hinkt allerdings ein wenig. In einem Ameisenvolk, welches auf den ersten Blick unkoordiniert und unübersichtlich aussieht, hat bei genauerem Hinschauen jede Ameise eine bestimmte Aufgabe, der sie nachgeht und auf die sie spezialisiert ist. Bei agilem Arbeiten ist es dagegen von Vorteil, wenn Mitarbeitende breit aufgestellt sind und sich in verschiedenen Fachrichtungen auskennen, um erfolgreich zusammenarbeiten zu können. Charakteristisch für agile Teams ist außerdem, dass sie sich ständig weiterentwickeln, anpassen und verbessern.

Welche Vorteile bringt Agile Leadership mit sich?

In Teams, die agil arbeiten, werden flache Hierarchien und geteilte Verantwortung großgeschrieben. Folgende Vorteile kann es mit sich bringen, wenn du agile Leadership in deinem Unternehmen etablierst:

  • Erhöhte Problemlösungskompetenz der Mitarbeitenden und Führungskräfte,
  • mehr Selbstorganisation der Mitarbeitenden und Führungskräfte,
  • ständige Optimierung des Unternehmens,
  • mehr Eigenmotivation der Mitarbeitenden,
  • effizienter Einsatz von Ressourcen.

Wann ist agiles Arbeiten sinnvoll?

Agiles Arbeiten eignet sich nicht nur für Startups. Vor allem mittelständische Unternehmen können von dieser Organisationsform profitieren.

Sinnvoll ist Agile Leadership vor allem, wenn sowohl du als Arbeitgeber*in als auch deine Angestellten vom agilen Führungsstil überzeugt sind und diese einführen wollen. Die Organisationsform kann nur erfolgreich funktionieren, wenn sie auch – gerade in den oberen Hierarchieebenen – vorangetrieben wird.

Worauf musst du beim Thema Agile Leadership achten?

Wenn du in Erwägung ziehst, agiles Arbeiten in deinem Unternehmen zu etablieren, solltest du dir darüber bewusst sein, dass die Organisationsform weit darüber hinausgeht, für ein wenig Flexibilität im Unternehmen zu sorgen. Es handelt sich dabei um eine strukturierte Form der Zusammenarbeit, die sich in vielen Punkten von traditionellen Strukturen und Hierarchien unterscheidet. Die sieben wesentlichen Säulen, auf die du beim agilen Arbeiten achten solltest, sind:

  • Selbstorganisierte Teams,
  • die Freiwilligkeit der Beteiligten,
  • ein klares Ziel,
  • die Arbeit in kurzen Intervallen,
  • Feedback,
  • das Einbeziehen von Kunden,
  • Werteorientierung
Wenn Team selbstorganisiert arbeiten, kann das viele Vorteile mit sich bringen. © Shutterstock, fizkes
Ein Merkmal des agilen Arbeitens sind selbstorganisierte Teams. © Shutterstock, fizkes

Selbstorganisierte Teams

Wie bereits erwähnt, bestehen Unternehmen, in denen agil gearbeitet wird, aus kleinen, selbstorganisierten Teams. Alle wichtigen Entscheidungen werden vom Team selbst getroffen, wobei sich an bestimmten Zielen orientiert wird. Das hat auch den Vorteil, dass Personen Entscheidungen treffen, die sich nah an der Aufgabe befinden und etwas von ihr verstehen. Jedes Teammitglied hat eine aktive Rolle und beteiligt sich am Erreichen des Ziels. Das Team sollte aus maximal 5-8 Personen bestehen.

Die Freiwilligkeit der Beteiligten

Die wichtigste Voraussetzung dafür, dass Agile Leadership funktioniert, ist die Freiwilligkeit. Denn nur wenn deine Mitarbeitenden freiwillig mitwirken, haben sie auch Freude daran und sind motivierter, ihr Bestes zu geben und Verantwortung zu übernehmen. Zwang ist für dieses Modell nicht hilfreich. Da die Mitarbeitenden von niemandem gesteuert werden, ist es essentiell, dass sie motiviert und eigenständig mitwirken.

Ein klares Ziel

Beim agilen Arbeiten ist es wichtig, immer ein Ziel vor Augen zu haben. An den Zielen und Leitbildern können sich die Mitarbeitenden orientieren und sich mit ihnen identifizieren. Dieser sogenannte Purpose stellt die gemeinsame Basis für deine Mitarbeitenden dar. Außerdem werden aus ihm Strategien abgeleitet.

Ziele und Leitbilder sind wichtig, damit das agile Arbeiten strukturiert bleibt und kein Chaos entsteht. Folgende Aspekte sind mögliche Leitbilder bzw. Ziele, an denen sich orientiert werden kann:

  • die Frage, nach dem “Warum”,
  • die Einbeziehung des Kunden,
  • Formulieren eines konkreten Wertbeitrags,
  • transparent machen von Hypothesen.
Durch das Arbeiten in Intervallen kann besser auf Veränderungen reagiert werden. © Shutterstock, Ground Picture
Zum agilen Arbeiten gehört das Denken und Planen in Intervallen. © Shutterstock, Ground Picture

Die Arbeit in kurzen Intervallen

Agiles Arbeiten funktioniert unter anderem, indem Arbeitsergebnisse in regelmäßigen Abständen neu begutachtet und neue Anforderungen hinzugefügt oder neu priorisiert werden. Es wird also immer nur bis zum Ende eines Intervalls geplant, damit immer die Möglichkeit besteht, auf Veränderungen zu reagieren und die Vorgehensweise anzupassen. Hierfür ist es wichtig, dass Teams dazu fähig sind, ihre Entscheidungen ständig zu hinterfragen.

Feedback

Feedback sollte elementarer Bestandteil des selbstorganisierten Arbeitens sein. Das Vergeben von Feedback der Teams sollte regelmäßig erfolgen und ist im Zusammenspiel mit den kurzen Zeitintervallen eine Maßnahme, um die Arbeitsweise ständig zu verbessern. Das Feedback sollte nicht erst zum Ende eines Projektes erfolgen, sondern bestenfalls bereits während des Prozesses. In Reviews sollten die Arbeitsprozesse gemeinsam besprochen werden, um sie optimieren zu können.

Das Einbeziehen von Kund*innen

Beim agilen Arbeiten sollten Kund*innen bereits in einer frühen Phase des Produktlebenszyklus mit einbezogen werden. Kund*innen können ihr Feedback zu Prototypen mitteilen, um deinem Unternehmen die Möglichkeit zu geben, ihre Bedürfnisse richtig zu analysieren und zu verstehen.

Werteorientierung

In agilen Teams ist es wichtig, zu priorisieren und sich zu fokussieren. Hierfür ist es hilfreich, sich an bestimmten Werten zu orientieren. Die Werteorientierung zeigt sich unter anderem in folgenden Prinzipien:

  • die Berücksichtigung der Erwartungen von Kund*innen und Unternehmen,
  • das Unterlassen aller Maßnahmen, die nicht zielführend sind,
  • die Priorisierung von Aufgaben,
  • ein gemeinsames Verständnis der getanen Arbeit der Teams,
  • Liefern konkreter Arbeitsergebnisse.
Beim agilen Arbeiten wird zwischen verschiedenen Methoden unterschieden. © Shutterstock, NicoElNino
Es gibt verschiedene Vorgehensweisen, wie agiles Arbeiten im Unternehmen umgesetzt werden kann. © Shutterstock, NicoElNino

Welche Methoden des agilen Arbeitens gibt es?

Es gibt verschiedene Methoden, die beim agilen Arbeiten zum Einsatz kommen können. Wir möchten dir drei Methoden vorstellen.

Timeboxing

Beim Timeboxing handelt es sich um eine Methode des Zeitmanagements, bei der feste Zeitblöcke, also die Timebox, für Aufgaben reserviert werden. Davor werden die Ziele festgelegt, die am Ende der Timebox erreicht werden sollen. Wie groß dabei eine Zeiteinheit ist, kann je nach Aufgabe variieren. Sie kann Minuten, Stunden oder auch Tage umfassen. Vorteile des Timeboxings sind unter anderem, dass es Mitarbeitende in gewisser Weise dazu zwingt, bei einer Aufgabe zum Schluss zu kommen und sie nicht bis ins letzte Detail perfekt auszuführen. Dies könnte nämlich zu unnötiger Zeitverschwendung führen. Gleichzeitig hilft es dabei, Aufgaben nicht aufzuschieben, sondern sie dann anzugehen, wenn die Timebox es vorschreibt.

Kanban

Kanban eignet sich für Teams, die ihren Workflow verbessern und die Qualität des Endproduktes erhöhen möchten. Bei Kanban geht es vor allem darum, nicht unzählige Aufgaben anzufangen und parallel an ihnen zu arbeiten, sondern sie zu beenden. Hierfür werden Aufgaben in kleine Schritte eingeteilt. Jeder Schritt sollte zuerst beendet werden, bevor man mit einem neuen beginnt. Neben Kanban können parallel weitere Methoden eingesetzt werden. Eine davon ist Scrum.

Scrum

Beim Modell “Scrum” treffen sich Mitarbeitende eines Projekts jeden Tag, um sich über den Verlauf von Projekten und über anstehende Aufgaben auszutauschen.

Charakteristisch für Scrum ist, dass nur wenige Regeln gelten. Die vorhandenen Regeln dienen nur dazu, das Projektziel zu erreichen. Das Wichtigste ist, dass sich Teams selbst organisieren können. Das Team erhält einen Auftrag und gemeinsam mit den Auftraggeber*innen wird das Ziel festgelegt. Einen fertigen Projektplan gibt es nicht.

Vertrauen in deine Mitarbeitenden ist nur ein Schritt für die Implementierung agiler Arbeitsweisen. © Shutterstock, Pressmaster
Wir verraten dir, wie du agile Arbeitsmethoden in deinem Unternehmen einführen kannst. © Shutterstock, Pressmaster

Wie führst du agiles Arbeiten in deinem Unternehmen ein?

Auch wenn die Umstellung auf einen agilen Arbeitsstil Herausforderungen bergen kann, kann sie sich dennoch lohnen und die bereits genannten Vorteile mit sich bringen. Folgende Tipps können hilfreich sein, wenn du planst, in deinem Unternehmen Agile Leadership einzuführen.

Nutzen der Methoden agilen Arbeitens

Die eben genannten Methoden agilen Arbeitens können gerade in der Anfangszeit helfen, sich an die neue Organisationsform zu gewöhnen.

Umdenken

Damit agiles Arbeiten überhaupt erst eingeführt werden kann, braucht es ein Umdenken im gesamten Unternehmen. Wie bereits erwähnt, ist auch die Bereitschaft, sich auf diese Arbeitsform einzulassen, maßgeblich für das Gelingen des agilen Arbeitens. Außerdem besteht meist Erklärungsbedarf, wenn es um neue Rollen geht. Du als Arbeitgeber*in solltest deinem Team daneben die nötige Sicherheit geben, da diese wahrscheinlich erst einmal eine gewisse Zeit benötigen, um sich an die neue Arbeitsform zu gewöhnen.

Mehr Vertrauen schenken

Du als Führungskraft gibst beim agilen Arbeiten eine Menge Verantwortung an das Team ab. Vertrauen ist daher unabdingbar, wenn es um das agile Arbeiten geht. Du musst dir sicher sein können, dass deine Mitarbeitenden gewissenhaft im Sinne des Unternehmens handeln können und in der Lage sind, gute Entscheidungen zu treffen.

Lernen vom agilen Arbeiten

Bereits die Implementierung des agilen Arbeitens ist ein Prozess und sollte auch so behandelt werden. Das bedeutet, dass Fehler gemacht werden dürfen. Prüfe in regelmäßigen Abständen, ob es Anpassungsbedarf gibt. Hole dir bei deinen Angestellten Feedback ein und nutze auch dies, um Verbesserungsmaßnahmen zu treffen.

Wenn du die Arbeitsweise in deinem Unternehmen agil gestalten möchtest, kann der Prozess der Umstellung Zeit in Anspruch nehmen. © Shutterstock, CMYK
Die Umstellung auf eine agile Arbeitsweise kann mit Fragen und potenziellen Nachteilen einhergehen. © Shutterstock, CMYK

Hat agiles Arbeiten Nachteile?

Nicht direkt ein Nachteil, aber ein Umstand, auf den du dich einstellen musst, ist der zeitliche Aspekt. Es muss bedacht werden, dass sich agiles Arbeiten nicht innerhalb weniger Tage einführen lässt. Da es sich um eine wesentliche Veränderung der Unternehmensstruktur handelt, muss damit gerechnet werden, dass diese auch ihre Zeit benötigt. Rechnen solltest du mit einigen Monaten bis zu einem ganzen Jahr. Und auch wenn das Modell etabliert wurde, gibt es einiges zu beachten.

Zwar bringen flache Hierarchien Vorteile mit sich – beispielsweise kurze Entscheidungswege – doch können sie auch mit Nachteilen einhergehen. Mitarbeitende, die es gewohnt sind, angeleitet zu werden, können mit der neuen Verantwortung oftmals nicht sofort umgehen. Auch du als Unternehmer*in musst bereit sein, ein Stück Verantwortung abzugeben. Du musst dir also Gedanken darüber machen, wie deine zukünftige Führungsrolle aussieht und welche Aufgaben diese beinhalten soll.

Wenn sich Mitarbeitende vermehrt auf Augenhöhe begegnen, kann das außerdem ein erhöhtes Konfliktpotenzial bergen. Hier ist also Kritikfähigkeit im Team erforderlich. Auch muss bedacht werden, dass sich agiles Arbeiten bei wachsenden Unternehmen schwierig gestalten kann, da es ab einer gewissen Anzahl an Mitarbeitenden eine Führungskraft braucht, die koordinierend wirkt.

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Beitragsbild: © Shutterstock, fizkes

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