Weiterentwicklung durch Change Management So gelingt eine optimale Software-Implementierung

Der Mensch ist durchaus ein Gewohnheitstier. Deshalb kann es vorkommen, dass wir uns mit unzureichenden Lösungen zufriedengeben, weil wir Angst vor dem Wechsel und der damit einhergehenden eventuellen Veränderung haben. Bei der Auswahl einer Software am Arbeitsplatz ist das jedoch ein gravierender Fehler. Unsere Arbeitswelt unterliegt einem Wandel und damit erreichen uns auch immer mehr neue (digitale) Lösungen und Ansätze im Geschäftsalltag. Eine Software am Arbeitsplatz ist die Grundlage vieler Prozesse und sollte somit so effizient und fortschrittlich wie möglich sein. Die Einführung einer neuen Software wird durch verschiedene Phasen bestimmt, welche wir für dich aufklären. Außerdem zeigen wir dir, wann es Zeit ist, deine Software zu wechseln und wie du ein Scheitern eines Softwareprojekts verhindern kannst.

Darum geht es in diesem Beitrag:

Warum überhaupt eine neue Software einführen?

Wenn du bereits mit einer Software arbeitest, denkst du vielleicht gar nicht daran, eine neue Software einzuführen, die alte hat sich ja bisher bewährt. Das können je nach Geschäftsfeld komplexe Systeme wie eine CRM-, ERP- oder Agentursoftware sein. Wenn du aber jetzt nicht zukunftsorientiert handelst, kann es sein, dass dir Chancen entgehen, die dir vielleicht bisher nicht bewusst waren. Was die richtungsweisenden Trends in der Arbeitswelt heute sind, zeigen wir dir in diesem Beitrag.

Du solltest stets überprüfen, ob du und dein Team sich verbessern können. Das kann beispielsweise durch optimierte Arbeitsprozesse entstehen oder durch ein den aktuellen Anforderungen angepasstes Datenmanagementsystem.

Die Vorteile, die mit der Einführung einer neuen Software einhergehen können, sind:

• Weiterentwicklung des Unternehmens,
• Umsatzsteigerungen,
• Zeitersparnisse durch erhöhte Effizienz,
• Etablierung neuer Geschäftsmöglichkeiten,
• höhere Mitarbeitermotivation,
• bessere Qualität,
• Einhaltung neuer gesetzlicher Bestimmungen (Datenschutz).

Wann ist der richtige Zeitpunkt eine neue Software einzuführen?

Bei der Frage, wann es Zeit wird, deinen Softwareanbieter zu wechseln oder eine neue Software einzuführen, musst du zunächst deine aktuelle Ist-Situation betrachten. Möglicherweise fallen dir im Büroalltag folgende Probleme auf:

• Die Software Anforderungen werden nicht mehr erfüllt.
• Deine Software wird nicht mehr weiterentwickelt, erhält also keine Updates mehr und ist daher im Vergleich zu anderen Anbietern veraltet.
• Bei Problemen oder Fragen erhältst du keinen ausreichenden Kunden-Support. Die Kontaktaufnahme oder Kommunikation zu dem Anbieter ist schwierig.
• Dein Softwareanbieter ist nicht mehr vertrauenswürdig. Es wird sich nicht genügend um Datensicherheit gekümmert.
• Das Programm ist zu teuer im Verhältnis zur Leistung, die du erhältst.

Wenn du nicht mehr zufrieden mit der Leistung deiner Software bist, traue dich zu wechseln. Stillstand ist, wie bereits gesagt, Rückstand. Eine Software, die ihren Anforderungen entspricht, wirkt sich positiv auf dein gesamtes Geschäftsumfeld aus. Durch mehr Effizienz in den Arbeitsprozessen sorgst du für eine Zeitersparnis, die dir Geld spart und Kapazität und Ressourcen für neue Projekte einräumt.

Der Zeitpunkt zur Einführung einer Software ist natürlich dir überlassen. Da so ein Projekt jedoch viel Zeit in Anspruch nehmen kann und deine Mitarbeiter*innen sich neu orientieren müssen, wähle keinen Zeitrahmen, in dem du übermäßig ausgelastet bist. Für die Buchhaltung zum Beispiel ist es immer sinnvoll, wenn du eine Einführung zum Quartalswechsel anstrebst.

Wie funktioniert optimales Change Management?

Change Management beschreibt den Prozess einer Veränderung im Unternehmen. Dabei geht es um eine Verbesserung des Ausgangszustands, um einen definierten Zielzustand zu erreichen. Das Ziel kann dabei sein, Bestehendes weiterzuentwickeln oder zentrale Probleme zu beheben, um mehr Effizienz zu erreichen.

Mit einem kontrollierten Change Management wird die Wahrscheinlichkeit erhöht, die anstehende Veränderung wie die Implementierung einer neuen Software erfolgreich umzusetzen. Denn nach dem Kauf ist vor der Einführung einer Software. Wieso angestrebte Veränderungen so häufig scheitern, erfährst du später.

Um erfolgreiches Change Management zu betreiben, sind vor allem folgende Punkte wichtig:

• Verantwortliche für jeden Zuständigkeitsbereich festlegen,
• alle Mitarbeitende bzw. Unternehmensbereiche mit einbinden die es betrifft,
• konkretes Ziel und Timeline der Einführung definieren,
• transparente Kommunikation mit allen Betroffenen, angefangen bei der Idee.

Entscheidend für ein erfolgreiches Change-Projekt ist letztendlich nicht das „Wann“, sondern insbesondere das „Warum“. Informiere deine Mitarbeiter*innen schon vor dem Projektstart, was in den nächsten Monaten durch den Softwarewechsel auf sie zukommt und vor allem, warum du dich dafür entschieden hast. Lege frühzeitig die wichtigsten Fakten transparent dar, die die Ziele aufzeigen und welche Vorteile das Projekt für alle hat. Vergiss auch nicht das Aufzeigen eventueller Nachteile, die entstehen könnten.

Phasen der Softwareeinführung

Die Einführung einer neuen Software am Arbeitsplatz kann viel Aufwand bedeuten. Die folgenden Schritte sollen dich bei der Umsetzung unterstützen, damit du eine erfolgreiche Implementierung der Software in deinem Unternehmen erreichst.

Analyse und Projektplanung

Die Analyse der Ist-Situation und die weitere Planung der Vorgehensweise darf nicht zu kurz gefasst werden. Sie ist das Fundament deines ganzen Vorhabens.

1. Zunächst solltest du einen Projektleiter*in festlegen. Dieser ist dann die oder der Hauptverantwortliche für den gesamten Veränderungsprozess. Damit kann sichergestellt werden, dass das Projekt anhand der festgelegten Rahmenbedingungen abläuft und stetig kontrolliert wird.
2. Gleichermaßen sollten auch Projektmitarbeiter*innen aus allen relevanten Abteilungen hinzugezogen werden. Das bedeutet auch Stakeholder zu definieren, die aus den Bereichen Management, IT, Finanzen und Belegschaft berücksichtigt werden müssen. Diese können dann in verschiedenen Phasen zu Rate gezogen werden, um ihre Meinungen und Bedenken zu äußern.
3. Du solltest unbedingt eine umfassende Bestandsaufnahme deiner Geschäftsprozesse durchführen. Wie detailliert diese ausfällt, ist dabei deiner professionellen Meinung überlassen. Achte jedoch darauf, dass sie widerspiegelt, welche Prozesse besonders im Fokus stehen und bei der Auswahl der Software nicht fehlen dürfen. Dabei kommen auf jeden Fall auch weitere Anforderungen auf, die du dir für die Zukunft wünscht.
4. In diesem Zuge kannst du gleich die funktionalen und technischen Anforderungen an das System bestimmen. Besprich dich mit deinen Mitarbeitenden und findet zukunftsorientierte Anforderungen an die Software. Dabei könnt ihr zwischen “muss unbedingt vorhanden sein” und “nice to have” unterscheiden.
5. Definiere SMART-Ziele. Die Abkürzung SMART ist dir in deinem Geschäftsleben sicher schon begegnet. Die Zieldefinition soll dabei: spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert sein. Anhand dieser Punkte solltest du dich orientieren, um dir bei der Auswahl der Software wirklich sicher sein zu können, was du erreichen willst.
6. Der letzte Punkt der Projektplanung ist natürlich auch die detaillierte Kostenkalkulation damit es im Laufe der Einführung zu keinen Überraschungen kommt. Eine neue Software einzuführen bedeutet zunächst eine große Kostenstelle. Diese kann sich jedoch bei einer erfolgreichen Implementierung schnell amortisieren. Beobachte demnach, ob der Preisrahmen in einem angemessenen Verhältnis zum Nutzen steht.

Auswahlprozess

Bei der Softwareauswahl gibt es ebenfalls einige Schritte, die du befolgen kannst. Zum Vergleich solltest du dir eine Kriterienliste erstellen, anhand der du dich orientieren kannst.

Beginnen sollte deine Auswahl mit einer ausführlichen Marktanalyse. Die Recherche richtet sich dabei nach passenden Anbietern, Produkten und Erfahrungsberichten. Natürlich nimmst du dir dafür deine im Vorhinein erstellte Anforderungsliste zur Hilfe. Bei dieser ersten Grobauswahl kannst du dir erste Informationen der Anbieter durch die jeweilige Homepage einholen oder dir Online-Präsentationen über den Funktionsumfang ansehen.

Nach der Vorauswahl beginnt eine detaillierte Recherche zu drei bis fünf Kandidaten, die deiner Vorauswahl entsprechen und am besten abgeschnitten haben. Von diesen Anbietern kannst du je nachdem, wie viel Kapazität du für die Softwareauswahl eingeplant hast, eine Präsentation ansetzen. Dadurch lernt ihr euch kennen und du kannst besser einschätzen, ob die Harmonie mit deinem Unternehmen stimmt. Dabei sollte der Anbieter auf jeden Fall über dein Grobkonzept in Kenntnis gesetzt werden. Zusammen könnt ihr über die Machbarkeit diskutieren und mögliche Lösungen finden. Im besten Fall gibt es die Möglichkeit einer Demo-Version, durch die du und deine Mitarbeiter*innen (Testgruppe) die Software auf Userfreundlichkeit und Leistungsumfang testen könnt.

Zum Schluss kannst du dir Angebote von ca. drei Anbietern einholen. Gleichzeitig kannst du nochmals eine Kostenkalkulation durchführen oder deine bisherige Kalkulation anpassen. Diese sollte dich durch den gesamten Prozess der Softwareeinführung begleiten und immer aktualisiert werden.

Sehr wichtig ist dabei, dass nicht nur der reine Kaufpreis verglichen wird. Kostenstellen, die ebenfalls anfallen können, sind:

• verschiedene Lizenzkosten,
• Wartungs- und Servicekosten,
• Schulungskosten,
• Umgebungskosten (zusätzliche Hardware).

Für die finale Entscheidung kannst du deine gesammelten Daten mit Hilfe des gesamten Projektteams vergleichen. Beziehe dabei unbedingt die Meinungen deiner Mitarbeiter*innen mit ein, die als Testgruppe die Demo-Version ausprobiert haben. Dazu kannst du einen Bewertungsbogen erstellen, auf dem jeder mögliche Chancen und Risiken notieren kann.

Vertragsverhandlung

Wenn ihr zu einer Entscheidung gekommen seid, ist es dann an der Zeit, die Vertragsverhandlungen mit dem neuen Anbieter zu führen. Unterschreibe keinen Vertrag zu voreilig. Es ist stets möglich, Verbesserungen und Änderungen zu einem Vertrag hinzuzufügen. Suche dir eine Rechtsberatung, mit der du die Details prüfen kannst. Wie du deine personenbezogenen Daten nach der DSGVO schützt verraten wir dir hier.

Die Vereinbarungen sollten im Dienstleistungsvertrag enthalten sein:

• die Laufzeit,
• Kündigungsbedingungen,
• zugesicherte Leistungen,
• die Häufigkeit der Updates,
• Datenschutz,
• Geheimhaltung,
• Zahlungsbedingungen,
• Kunden-Support Leistungen,
• regelmäßige Schulungen.

Implementierung

Der Einführungsprozess beginnt und kann ohne einen optimal definierten Zeitplan für die Einführung schnell wieder enden. Um das zu vermeiden, haben wir folgende Tipps für dich:

Kümmere dich frühzeitig um die Migration von Altdaten, bedenke dabei, dass das eine zeitintensive Vorbereitung ist. Du erleichterst damit deinen Mitarbeiter*innen den Wechsel , da alle benötigten Daten bereits im neuen System hinterlegt sind. Das ist auch ein Vorteil für die nachfolgenden Schulungen, hier kann jeder Teilnehmende sich dann auf die Funktionen konzentrieren. In den Schulungen werden dann die täglichen Abläufe und Vorgehensweisen in das neue System übertragen und getestet. Zeige deinen Mitarbeiter*innen den Nutzen und die Vorteile der neuen Software, um ihre Motivation zu steigern.

Ganz nach dem Ausdruck Change Management sollte das Unternehmen den Wechsel oder die Einführung einer neuen Software wirklich annehmen. Nur so ist es möglich, die gesteckten Ziele auch zu verwirklichen und zukunftsfähig zu bleiben. Halte stets Kontakt mit dem Anbieter, falls Störungen auftreten oder mögliche Fehlermeldungen oder Optimierungsvorschläge von deinen Mitarbeiter*innen umgesetzt werden müssen.

Woran Softwareprojekte oft scheitern

Trotz der vielen Angebote zur Einführung neuer Software am Arbeitsplatz scheitern viele Projekte schon nach kurzer Zeit. Gründe dafür zeigen wir dir jetzt, damit dein Softwareprojekt erfolgreich abläuft.

1. Bevor die Mitarbeiter*innen sich überhaupt mit der Software befasst haben, muss vorher eine Datenmigration stattfinden. Wenn dies unsauber durchgeführt wird, kann es passieren, dass keine einheitliche Datenerfassung vorherrscht. Das führt zu Unübersichtlichkeit, Fehlern und somit zu einer sinkenden Qualität der Arbeit und Demotivation bei den Nutzern.
2. Die Software wird zu einem falschen Zeitpunkt eingeführt. Wenn ein erhöhter Workload bevorsteht oder gerade aktuell ist, wird vielleicht Zeit gespart und der Umstellungsprozess verkürzt. Dadurch erlangen die Mitarbeiter*innen aber nicht genug Wissen über die neue Software und sie erzielt nicht den gewünschten Nutzen.
3. Das Ziel wurde nicht detailliert und transparent genug definiert. Bei einem unkonkreten Ziel kann auch die Auswahl der Software nicht gut ablaufen. Das kann dazu führen, dass die Software vielleicht viele gute Anwendungsbereiche hat, sie aber nicht auf dein persönliches Ziel passen und du sie somit nicht nutzen kannst.
4. Die Kommunikation ist ineffektiv. Bei Problemen oder Störungen erhältst du keinen oder wenig hilfreichen Support von deinem Anbieter. Oder die Kommunikation mit deinem Projektteam ist nicht offen und transparent genug, wodurch Fragen im Raum stehen bleiben oder Bedenken nicht frei geäußert werden.
5. Die Zuständigkeitsbereiche und Rollen sind nicht deutlich geklärt. Dadurch fühlt sich niemand konkret verantwortlich und die Projektplanung verläuft ohne klare Struktur vor sich hin oder auch ins Nichts. Durch schlechte Planung und Umsetzung des Projektmanagementes kann dein Vorhaben also auch scheitern.
6. Da es sich um eine langfristige Anschaffung handelt, solltest du dich auch ausreichend informieren, ob der Anbieter auch langfristig standhaft ist und über die notwendige Expertise verfügt. Also ob er den aktuellen Datenschutzbestimmungen gerecht wird und über eine finanzielle Sicherheit und Solvenz verfügt.

Warum sollten Mitarbeiter*innen mitbestimmen?

Der häufigste Grund, warum Softwareprojekte scheitern, ist die mangelnde Akzeptanz bei den Mitarbeiter*innen. Wenn die Beschäftigten nicht mit einer neuen Software arbeiten wollen, entsteht eine Reihe von Problemen. Im schlimmsten Fall wird die Software nicht oder nur von einem Teil der Belegschaft genutzt. Der andere Teil arbeitet mit Zusatztools oder findet andere Workarounds. Diese uneinheitliche Anwendung führt dazu, dass der Nutzen der neuen Software nicht ausgeschöpft wird und dadurch die zukunftsorientierten Ziele nicht erreicht werden. Die entstandenen Investitionen, die bereits getätigt wurden, können somit nicht wie geplant wieder eingebracht werden.

Um das zu verhindern, sollten Mitarbeiter*innen unbedingt im ganzen Prozess beteiligt werden, angefangen bei der Idee über den Einsatz einer neuen Software. Da sie am meisten Praxisnähe besitzen, können sie gezielt Fragen beantworten wie: Was stört uns an der aktuellen Software? Was fehlt? Was kann verbessert werden? Welche Funktionen würden den Arbeitsprozess erleichtern?

Außerdem sollte nicht an Mitarbeiterkosten gespart werden und ausreichende Schulungen angeboten werden. Diese sollten sinnvoll didaktisch aufgebaut sein und deinem Team konkrete Aufgaben zum Testen bieten. Dadurch werden die neuen Funktionen entdeckt, was die Motivation erhöht und den Spaß und die Lust am weiter entdecken und arbeiten weckt. Dadurch stellst du sicher, dass deine Mitarbeiter*innen effizient arbeiten und die Schulungskosten sich schon bald amortisieren.

Fazit

Bedenke immer, dass dein Projekt der Softwareeinführung zwar irgendwann abgeschlossen ist, du aber an eine fortwährende Prüfung denken musst. Anforderungen im Markt und bei den Kunden sowie Anwendern ändern sich fortlaufend. Auch die neuesten Trends im Software Markt solltest du im Blick haben. Das bedeutet immer darauf zu achten, ob die Updates auf dem neuesten Stand sind, deine Mitarbeiter*innen gut mit der Software zurecht kommen und ob sie den Anforderungen im Alltag gerecht wird. Auch solltest du immer ein offenes Ohr für Vorschläge und Anregungen deiner Mitarbeiter*innen haben, die du eventuell mit dem Anbieter nachträglich verhandeln kannst, um gemeinsam optimale Lösungen zu finden.

Bei weiteren Fragen rund um Arbeitssicherheit, Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin sind wir für dich da. Wenn du dich mehr über diese Themen informieren willst, kontaktiere uns gerne!

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