Digitales Onboarding Onboarding neuer Mitarbeitenden: So funktioniert es

Wir befinden uns in einer Zeit des starken Fachkräftemangels. Daher ist beim Werben neuer Mitarbeiter*innen jedes Detail entscheidend. Du als Führungskraft und die HR-Abteilungen müssen deswegen mit einem guten Onboarding neue Mitarbeiter*innen schnell und gut an das Unternehmen binden. In diesem Beitrag zeigen wir, was Onboarding überhaupt ist, wie man ein gutes Onboarding umsetzt, welche Maßnahmen du dafür ergreifen solltest und wie man Mitarbeiter*innen auch digital onboarden kann.

Das erfährst du in diesem Beitrag:

Was bedeutet Onboarding?

Das Wort „Onboarding“ stammt aus dem Englischen und bedeutet „an Bord bringen“. Der Onboarding Prozess umfasst die Zeit von der Vertragsunterzeichnung bis zum Ende der Probezeit und beinhaltet dabei mehr als nur den Beitritt zum Team.

Für gewöhnlich unterteilt sich der Prozess des Onboardings in drei Phasen:

1. Vorbereitung
2. Orientierung
3. Integration

Ein reibungsloser Einarbeitungsprozess kann dazu beitragen, dass sich neue Mitarbeiter*innen sofort motiviert und engagiert fühlen, ihre Aufgaben effizient erledigen und ein gutes Verhältnis zum Unternehmen entwickeln. Die Zufriedenheit der Mitarbeitenden kann durch den Einarbeitungsprozess steigen, da sie sich besser unterstützt und integriert fühlen, was auch zu einer geringeren Fluktuation beiträgt.

Die Einführung in das Unternehmen und seine Kultur, die Auswahl von Mentor*innen oder eines Buddy-Systems, die Schulung und Entwicklung, die Einführung in die Arbeitsabläufe, die Verteilung von Arbeitsmitteln und Ressourcen sowie routinemäßiges Feedback und Bewertungen sind typische Aktivitäten im Onboarding-Prozess.

Die Vorbereitungsphase

Die Zeit von der Stellenzusage bis zum ersten Arbeitstag der neuen Mitarbeitenden wird als Vorbereitungsphase betitelt. Auch wenn neue Mitarbeiter*innen vielleicht erst in einigen Wochen ihre Arbeit aufnehmen, solltest du sich dennoch gelegentlich bei ihnen melden. Wenn sie umziehen müssen, kannst du ihnen Tipps für die Wohnungssuche geben oder den besten Kindergarten vorschlagen. Lade die Neuen auch zu Veranstaltungen ein, z. B. zu Weihnachts- oder Sommerfesten. So können sie in einer ungezwungenen Umgebung ihre zukünftigen Kollegen kennen lernen.

Die Orientierungsphase

Vom ersten Tag an für die ersten drei Monate läuft die Orientierungsphase. Oft ist diese Zeit auch gleichzeitig die Probezeit neuer Mitarbeiter*innen. In den ersten Wochen ist es am besten, wenn du als Vorgesetzte*r einmal pro Woche mit ihm oder ihr zusammenkommst, um ehrliche Rückmeldung zu erhalten. Das Feedback-Gespräch am Ende der ersten Woche ist ebenfalls sehr wichtig. In diesem Gespräch können neue Mitarbeitende alle offenen Fragen ansprechen, z. B. was ihnen gefällt und was nicht, und ob es wichtige Punkte gibt, die noch erklärt werden müssen.

Die Integrationsphase

In dieser Phase übernehmen die neuen Mitarbeiter*innen bereits selbstständig Aufgaben und Projekte. Nutzt Einführungsveranstaltungen, Workshops, Informationstage oder teambildende Maßnahmen, um diese Arbeit noch besser zu machen. Gib deinen neuen Talenten ausreichend zusätzliche Anleitung. Nimm mit ihnen an Initiativen teil und informiere sie, je nach Position, über die Strategie und die Ziele des Unternehmens. Das Feedback-Gespräch ist der Eckpfeiler eines erfolgreichen Onboarding-Prozesses.

Was bringt ein gutes Onboarding?

Studien belegen, dass Unternehmen mit einem effektiven Onboarding besser gerüstet sind, um ihre Ziele zu erreichen und ihren Umsatz zu steigern. Dennoch räumen selbst Personalvermittler*innen ein, dass der Standard ihrer Einarbeitung unterdurchschnittlich ist. Laut einer Umfrage des Personaldienstleisters Hays sind 83 % aller Arbeitgeber der Meinung, dass ein effektives Onboarding von entscheidender Bedeutung ist, doch 50 % räumen ein, dass ihr Unternehmen in diesem Bereich noch einiges zu tun hat.

Es mangelt an Feedback, Kommunikation und Kultur. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es gute Gründe gibt, dem Onboarding mehr Aufmerksamkeit zu schenken und Lücken zu schließen, um von Anfang an ein guter Arbeitgeber oder eine gute Arbeitgeberin zu sein.

Wie sieht ein Onboarding aus?

Wir zeigen dir hier verschiedene, effektive Methoden, ein gutes Onboarding zu gestalten. Dabei muss nicht nur eine Methode zielführend sein: Das Onboarding sollte auf dein Unternehmen zugeschnitten sein und alles enthalten, was du für sinnvoll findest und was deine Mitarbeitenden wissen müssen:

Preboarding

Die Personalabteilung legt den Grundstein für den Eintritt eines Arbeitnehmenden in den Arbeitsplatz und damit in eine neue Gemeinschaft, noch bevor der erste Arbeitstag ansteht. Für Neuankömmlinge ist es schwierig, sich zurechtzufinden, wenn es keine Informationsmaterialien, die Möglichkeit zur Teilnahme an virtuellen Veranstaltungen, Zugänge zum Intranet oder Willkommensgeschenke gibt. Dabei würden sich neue Mitarbeitende sehr über ein Preboarding freuen. Besonders allgemeine Fragen über die eigene Rolle sowie Informationen zum Team und internen Richtlinien sind hier gefragt.

Seit der Corona-Pandemie sind die folgenden Fragen dazugekommen: Wo findet der erste Arbeitstag statt? Remote oder vor Ort? Wie wird der Umgang mit anderen geplant, und welche Verabredungen zum Mittagessen werden getroffen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten? Auch die Frage, ob es überhaupt ein Onboarding gibt und wie es organisiert wird, ist ziemlich langweilig, aber wichtig. Eine Softgarden-Studie ergab, dass 16 % der Befragten sich bereits gegen eine Bewerbung entschieden hatten, weil sie sich über das Onboarding-Verfahren unsicher waren.

App-Boarding

Digitale Formate sind seit der Corona-Pandemie von entscheidender Bedeutung. App-Onboarding-Tools helfen bei der Orientierung und Vorbereitung von Neulingen, wenn sie nicht am Arbeitsplatz beginnen. Die Auswahl ist bereits vorhanden: Seit Jahren profitieren Manager*innen und Personalabteilungen von der Erstellung digitaler Lernkurse. Sie sorgen dafür, dass das Onboarding auf gleichem Niveau stattfindet, und vermitteln Wissen, das für alle anwendbar ist.

Zumindest teilweise ist dies richtig, denn soziale Faktoren wurden lange Zeit ignoriert. Wer nur einen Bildschirm benutzen durfte, zeigt schnell deutlich weniger Team- und Werteidentifikation. Die digitalen Werkzeuge müssen erfinderischer sein und mehr soziale Interaktion ermöglichen. Dank künstlicher Intelligenz lassen sich diese Lernpfade über die Onboarding-Tools personalisieren.

Gamification

Spiele können Wissen vermitteln, die Motivation steigern und die Gemeinschaft fördern. Dies gilt sowohl für Erwachsene als auch für Kinder. In immer mehr Unternehmen werden spielerische Elemente eingesetzt, um die Teamarbeit zu verbessern und die Weiterbildung zu fördern. Neue Analysten können in der Einarbeitungsphase Excel üben und dabei Zombies jagen. Einige Unternehmen stellen ihre Abteilungen den Mitarbeitenden mit Analogien aus Pac-Man und Bingo vor. Spiele sind besonders effektiv, um die Verinnerlichung von Tools, neuen Mitarbeitenden und Richtlinien zu unterstützen.

Metaverse

Das Metaverse ist die nächste Stufe interaktiver Funktionen und digitaler Lernpfade. In der dreidimensionalen virtuellen Realität können Umgebungen besser erlebt und Beziehungen auf komplexere Weise entwickelt werden. Menschen können interagieren, eine Person verkörpern, eine Stimme und ein Gesicht im Metaverse haben. Um das Onboarding zu erleichtern und ein Gefühl der Zugehörigkeit zu einer neuen Gemeinschaft zu vermitteln, wurden virtuelle Kennenlern-Sitzungen, Get-Together und Teamarbeit eingeführt. Der größte Vorteil der neuen virtuellen Welt ist die Interaktivität. Außerdem ist es jetzt viel einfacher und kostengünstiger, Lernumgebungen zu schaffen. Auch Simulationen von Maschinen und Prozessen können wesentlich häufiger als in der Vergangenheit eingesetzt werden.

Diversität

Obwohl das Thema in Deutschland relativ selten diskutiert wird, spielt Vielfalt am Arbeitsplatz eine große Rolle. Doch welche Bedeutung hat Inklusion für das Onboarding? Unternehmen müssen in Zeiten des Fachkräftemangels eine diversifizierte Belegschaft einstellen und neue Probleme bewältigen. Dazu gehört eine einfache, integrative und geschlechtersensible Sprache in Text und Grafik. Da sie ein wesentlicher Bestandteil der Mitarbeiterorientierung sind und den Umgang der Mitarbeiter*innen untereinander maßgeblich beeinflussen, müssen Kultur und Regeln schon während des Onboardings behandelt werden.

Mentorenprogramm

Mentorenprogramme werden während des Einführungsprozesses immer wichtiger, insbesondere angesichts der jüngsten Ereignisse. Die Pandemie hat dazu geführt, dass viele Menschen ihre sozialen Kontakte verloren haben. Wenn neue Mitarbeiter*innen im Unternehmen neu anfangen, ist die Vernetzung eine besondere Herausforderung. Je höher die Arbeitszufriedenheit, die Belastbarkeit und der Ideenreichtum von Mitarbeitenden sind, desto besser sind sie integriert. Der Erfolg oder Misserfolg des Onboardings wird auch durch zwischenmenschliche Interaktionen beeinflusst: Onboarding wird jedoch häufig fälschlicherweise als eine reine Personalfunktion angesehen. Sachkundige raten stattdessen dazu, Mitglieder des Kollegiums auf einer vergleichbaren Hierarchiestufe als Mentoren einzusetzen und nicht Manager*innen oder Personalfachleute.

Wie funktioniert das digitale Onboarding?

Viele Unternehmen vernachlässigen nach wie vor den Onboarding-Prozess für neue Mitarbeitende. Dabei ist es im digitalen Zeitalter gar nicht so schwer, die Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen digital zu gestalten. Mit Hilfe von kostensparenden Techniken können auch kleinere Unternehmen mit begrenzten Ressourcen ein funktionales und vollständig digitales Onboarding für neue Mitarbeiter*innen ermöglichen.

Wenn ein Unternehmen bereits über ein digitales soziales Intranet oder ein internes Netzwerk verfügt, in dem die Mitarbeitenden Prozessdokumente, Arbeitsabläufe und vielleicht sogar E-Learning-Optionen einsehen können, ist das digitale Onboarding für neue Mitarbeiter*innen besonders einfach. Unabhängig davon, ob das Unternehmen dezentral organisiert ist oder ein gemeinsames Büro hat, können alle Onboarding-Materialien in diesem System vorgehalten werden, so dass die Mitarbeiter*innen die Inhalte am ersten Tag völlig selbstständig durcharbeiten kann. Bei der Erstellung solcher Systeme sind der Kreativität im Grunde keine Grenzen gesetzt.

Was braucht es für das Onboarding im Homeoffice?

Zudem sollte allen neuen Mitarbeitenden der Zugang zu einem Laptop mit VPN-Verbindung garantiert werden, notfalls per Post als Teil eines Willkommenspakets. Außerdem muss sichergestellt werden, dass alle wichtigen Standard- und mitarbeiterspezifischen Programme wie E-Mail-Clients, Aufgabenmanager und Kommunikationstools installiert werden, in der Regel in Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung.

In Situationen wie der Corona-Krise, in denen Homeoffice erforderlich ist und auch soziale Interaktion vermieden wird, werden Teamaktivitäten wie gemeinsame Mahlzeiten oder geplante Kaffeepausen abgeschafft. Die soziale Integration der neuen Mitarbeiter*innen wird also erheblich gestört. Um diese Herausforderungen zu bewältigen und die neuen Mitarbeitenden auch aus der Ferne effektiv zu integrieren gibt es einige hilfreiche Maßnahmen. Natürlich sind auch andere Maßnahmen wie das Mentorenprogramm oder die Gamification gut für ein digitales Onboarding geeignet:

Remote Kommunikation

Die Online-Sitzungen und -Diskussionen werden sofort die Offline-Dynamik des Teams imitieren und dem neuen Mitglied ein Gefühl für die Dynamik des Teams vermitteln. Wichtig: Neben der Konzentration auf die Arbeit sollte die Bedeutung von Humor und zwischenmenschlichen Interaktionen nicht außer Acht gelassen werden. Eine gute Vernetzung unter den Neuankömmlingen trägt ebenfalls dazu bei und besteht häufig über den Einarbeitungsprozess hinaus und bieten Möglichkeiten zur abteilungsübergreifenden Kommunikation.

Regelmäßige Feedback- und Mitarbeitergespräche

Die beste Art, online Feedback zu geben, ist ein Videochat, und sei es nur, um die Mimik der anderen Person besser zu verstehen. Während des Feedbackgesprächs werden beispielsweise die Aufgaben und Ziele besprochen und die bisherigen Arbeitsergebnisse mitgeteilt. Konstruktive Kritik ist daher besonders wichtig, denn sie hilft den neuen Mitarbeiter*innen, motiviert zu bleiben. Natürlich sollte das gesamte Verfahren nicht einseitig sein: Durch die Sichtweise der neuen Mitarbeitenden auf etablierte Arbeitsabläufe entstehen mögliche Chancen zur Prozessoptimierung; ein unschätzbar wertvolles Instrument für Unternehmen. Mehr zum Thema Feedbackgespräch erfährst du in diesem Beitrag.

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