Zukunft Arbeitswelt: Büro 4.0 Wie sieht das moderne Büro der Zukunft aus?

Wir schreiben das Jahr 2030. Neue Innovationen und Entwicklungen bestimmen unser (Arbeits-)Leben. Kannst du dir vorstellen, wie und vor allem wo wir dann arbeiten werden? Wir haben uns die zukünftigen Trends und Modelle angesehen und zeigen dir, welche tollen Möglichkeiten das Büro 4.0 dir bietet.

Werfen wir ein Blick in die Zukunft und sehen uns an, wie unser Arbeitsplatz aussehen könnte.

Das erfährst du in diesem Beitrag:

Was kommt nach dem Homeoffice?

Das Jahr 2020 war rasant und aufgrund der Pandemie sehr Entwicklungsreich, was die Digitalisierung betrifft. Durch die schnelle digitale Anpassung in vielen Unternehmen wandelte sich unser kompletter Büroalltag. Wer konnte, wanderte in Homeoffice ab, doch seit dem 30.06.2021 ist die Homeoffice-Pflicht ausgelaufen. Nur langsam kehren die Mitarbeiter aus dem Homeoffice zurück ins “normale” Arbeitsleben. So wie es derzeit aussieht, wird es auch nach Ende der Pandemie keine 100-prozentige Rückkehr in die traditionelle Bürokultur geben. Doch wie wird es weitergehen? 

Zumindest die Möglichkeit zu haben, weiterhin im Homeoffice zu arbeiten, ist für viele Büroangestellte inzwischen Bedingung – und bleibt es nach der Corona-Pandemie. Der Komfort in den eigenen vier Wänden, der gesparte Arbeitsweg, an einem schlechten Tag zu Hause bleiben oder die Vereinbarkeit von Familie und Beruf – die vielen Vorteile überwiegen.

Die meisten Arbeitsstätten werden immer mobiler, weil auch die digitale Ausstattung mit mobilen Rechnern immer leistungsstärker werden. Die Verlockung nach Bewegungsfreiheit im Arbeitsalltag ist hoch. Somit werden die reinen Büroflächen, wie wir sie noch von vor der Pandemie kannten, extrem schrumpfen. Denn jetzt wird sich der moderne Arbeitsplatz stetig wandeln. Das Schlüsselwort ist hier: das moderne Büro oder das Büro der Zukunft.

Welche positiven Eigenschaften und Vorteile hat das moderne Büro?

1. Es ist digital
2. Es lässt Raum für Kreativität
3. Es ist flexibel und anpassungsfähig
4. Es ist mobil
5. Es ist kollaborativ
6. Es ist effizient und effektiv 
7. Es ist sicher 

Wo werden wir in Zukunft arbeiten? 

Schauen wir kurz zurück: Das traditionelle Arbeiten besteht aus fest zugewiesenen Arbeitsplätzen, welche je nach Beschäftigtenzahl für jeden vorhanden sind. Das typische Büro-Bild sind lange Flure mit kleinen abzweigenden Räumen oder es gibt Großraumbüros, die laut und damit oft zu unruhig für konzentriertes Arbeiten sind. Anders wurde es, als mit Beginn der Corona-Krise die Homeoffice-Pflicht eingeführt wurde. Jetzt änderte sich nicht nur das Arbeiten an sich, auch das Büro, wie wir es kannten, stand nicht mehr zur Verfügung. Nun ist das ‚Büro‘ quasi überall da, wo es einen Internetanschluss, eine Stromverbindung und ein Smartphone zur Hand ist.

Wenn man heute eine Umfrage mit der Frage “Wo ist dein Arbeitsplatz?” startet, wird es immer weniger eine eindeutige Antwort geben. Der moderne Mitarbeiter ist flexibel unterwegs, egal ob real oder virtuell. Wir nutzen unterschiedliche Räume, verbringen Zeit in Meetings und wechseln von Projekt zu Projekt. Remote Work und Homeoffice sind längst keine Modeerscheinung und keine Notlösung mehr. Dennoch brauchen wir einen Arbeitsplatz, an dem man seinen Anker setzen kann. Eine Umgebung, die unterschiedliche Raumqualitäten bereitstellt. Ein Büro, welches auf die neuen Anforderungen angepasst ist und Mitarbeiter bei ihren verschiedenen Tätigkeiten unterstützt – oder besser noch – fördert. 

Das Büro 4.0 ist ein Wir-Ort

Moderne Arbeit findet in Teams und Projekten statt. Was zählt, sind Zusammenarbeit und Vernetzung. Kommunikation und Interaktionen inspirieren uns zu neuen Ideen, helfen uns kreativ zu sein und lassen uns letztendlich produktiver arbeiten. Das Büro der Zukunft ist nicht nur ein Anker für den Arbeitenden. Es ist gleichzeitig ein Identifikator.

Um allen Mitarbeitern gerecht zu werden und flexibles Arbeiten zu ermöglichen, müssen hybride Arbeitsmodelle und digitale Arbeitsplätze in die allgemeine Unternehmenskultur vom Arbeitgeber integriert werden. Wer im Homeoffice arbeitet, sollte dieselben guten Kommunikationsmöglichkeiten haben wie Mitarbeiter, die vor Ort tätig sind.

Denn der Erfolgsfaktor für dein Unternehmen sind deine Mitarbeiter. Für sie sind eine transparente Kommunikation und eine Identifikation mit ihrem Arbeitgeber notwendig, um motiviert und leistungsfähig zu sein. Nicht ohne Grund sagten laut einer Forbes-Umfrage 41 % der Befragten, dass sie sich während der Pandemie ausgebrannt fühlen. Um den Mangel an persönlicher Interaktion und Kommunikation aufzuheben, sind jetzt neue Ideen gefragt. Letztendlich kann man aber sagen, das Büro der Zukunft ist überall. Die Kombination aus Remote Work, Homeoffice und lokalem Arbeiten gibt uns die Chance, das wir uns mit Kollegen überall in der Welt vernetzen können. Schon bei der Büroplanung müssen daher Konzepte geschaffen werden, um virtuelle Mitarbeiter in den Büroalltag voll zu integrieren.

Welche Konzepte werden das Büro der Zukunft bestimmen?

Unser Arbeitsalltag wird immer komplexer. Auch das fordert eine Anpassung der Arbeitsumgebung. Die ideale Arbeitsumgebung ist wichtig, um produktiv und konzentriert arbeiten zu können und dabei das Wohlbefinden deiner Mitarbeiter zu fördern. 

Das Büro 4.0 wird hochfunktional und modern. Trotz der Videokonferenzen und Cloud-Lösungen benötigen wir physische Orte für den persönlichen Austausch und die Zusammenarbeit mit Kollegen. Dazu braucht es nicht unbedingt immer gleich neue Büroräume. Es gibt Dienstleister, die sich auf diese Art ‘Büro-Gestaltung’ spezialisiert haben. Sie helfen bei der Entwicklung einer New-Work-Strategie und der gleichzeitigen innenarchitektonischen Umsetzung.

Die Kultur am Arbeitsplatz kann sich nur dann positiv entwickeln, wenn sie mit der Architektur synchron läuft. Eine gute und klare Unternehmenskultur in schlecht gestalteten Büroräumen wirkt unproduktiv. Das Büro der Zukunft muss also Raum für sozialen Austausch bieten und lässt Mitarbeiter sein, wie sie sind, um Vielfältigkeit und Individualität zu unterstützen. Welche Ansätze für das moderne Büro werden wir also voraussichtlich 2030 vorfinden? Wir stellen dir einige richtungsweisende Konzepte vor: 

1. Aufgabenbezogene Arbeitsplätze (Activity based concepts) 

Das Arbeiten im Büro der Zukunft wird flexibel. Für verschiedene Aufgaben oder Projekte  können Mitarbeiter ihren Arbeitsort entsprechend wechseln. Ausgangslage dabei ist die sogenannte „Homebase“, der Ort für die alltäglichen Aufgaben. Hier kann ab und zu telefoniert oder dem Kollegen die eine oder andere Frage gestellt werden. Basis dieses Konzepts ist, dass keiner der Mitarbeiter einen festen Arbeitsplatz hat. Per App oder eines Buchungstools auf dem Rechner wird der gewünschte Arbeitsplatz gebucht. 

Neben der Homebase haben Mitarbeiter die Wahl aus verschiedenen Räumlichkeiten, die sie je nach Aufgabe oder Anforderung wählen können. 

• Focus-Room (Einzelarbeitsplatz)
  Das Einzelbüro wird es auch zukünftig noch geben. Allerdings steht hier der Fokus darauf, dass Mitarbeiter die Möglichkeit bekommen, ungestört und in Ruhe arbeiten zu können. Hier können Beschäftigte sich zurückziehen und ungestört arbeiten, telefonieren oder diskrete Gespräche zu führen. Diese Büros stehen jedem zur Verfügung, egal ob Mitarbeiter oder Manager. 

• Desk-Sharing (Schreibtischgemeinschaft)
  Auch immer beliebter wird das sogenannte Desk-Sharing. Mitarbeiter haben hierbei keinen festen Arbeitsplatz mehr, sondern arbeiten an dem Platz, der frei ist. Doch was ist, wenn alle Plätze belegt sind? Oft gestaltet sich die Suche nach einem freien Platz für sehr aufwendig. Eine smarte Lösung muss also her. Im Büro der Zukunft lassen sich freie Plätze mithilfe einer App mühelos ablesen und vorab buchen. Die  Auslastung und Beliebtheit der Arbeitsplätze kann dann problemlos erfasst werden, um alle Arbeitsplätze entsprechend zu optimieren. 

• Coworking-Spaces (Zusammenarbeiten)
  Coworking-Spaces haben sich in den letzten Jahren zu einem erfolgreichen Geschäftsmodell entwickelt. Freiberufler, Start-ups oder digitale Nomaden nutzen diese Arbeitsplatzangebote, um sich nicht an feste Geschäftsräume zu binden und um fachlich voneinander zu profitieren. Auch in Unternehmen haben sich Coworking-Bereiche etabliert. Diese vollwertig ausgestatteten Arbeitsplätze fördern auch hier die Zusammenarbeit und den Austausch im Team.
  

• Projektzonen
  In den Projektzonen gibt es oft kleine Monitore. Hier können größere Gruppen ihre Vorhaben an Flipcharts, Whiteboards oder Bildschirmen zusammen planen. Tische, Stühle und anderes Mobiliar ist auf Rollen befestigt, um es, je nach Bedarf, schnell und flexible hin- und herschieben zu können.
  
• Think-Tanks (Denkfabrik)
  Die Think-Tanks sind im Büroumfeld akustisch abgeschirmte Räume. Sie befinden sich idealerweise in der Nähe aller Arbeitsbereiche. Diese Räume können für Besprechungen zu zweit, in der Gruppe oder für Telefonkonferenzen genutzt werden. 

• Büro-Sharing
  Große neue Büroflächen sind nicht unbedingt für jedes Unternehmen erforderlich. Daher wird es auch die Möglichkeit des Büro-Sharings geben. Die Flächen innerhalb eines Bürogebäudes können von verschiedenen Firmen genutzt werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Beschäftigten der Firmen sich in gemeinsamen Pausenzonen treffen und sich sozialen und fachlich austauschen können.

2. Active Interieur 

Viele Tätigkeiten gehen Arbeitnehmer im Sitzen nach. Durchschnittlich sieben Stunden pro Tag verbringt der deutsche Arbeitnehmer sogar in dieser Position. Leider sind die meisten Sitzmöbel für diese Länge und den Erhalt der physischen Gesundheit nicht ausgelegt. Dabei sind die gesundheitlichen Folgen vom langen Sitzen längst bekannt, wie beispielsweise

• Steigerung des Risikos für Herz-Kreislauf-Krankheiten,
• Steigerung des Risikos für Stoffwechselerkrankungen,
• Strapazierung der Beinvenen,
• Gestörte Blutzirkulation,
• Schmerzen im Schulter-, Nacken- und Rückenbereich,
• Haltungsschwächen,

und viele mehr. 

Bewegung und Gesundheit haben mit der Corona-Pandemie außerdem einen noch intensiveren Stellenwert bekommen. Psychische Belastungen am Arbeitsplatz können ebenso schädlich sein, wie physische. 

Um sowohl psychische als auch physische Belastungen zu minimieren, sind neue Konzepte gefragt. Höhenverstellbare Tische sind hierbei nur der Anfang. Im gesamten Büroalltag werden Elemente eingebaut, die die Bewegung fördern. Das kann ein extra kippelnder Stuhl sein oder ein Tischtennistisch, der deine Mitarbeiter dazu motiviert, sich in den Pausen oder nach der Arbeit sportlich zu betätigen. Auch die komplette Raumgestaltung kann mit Bewegungselementen erweitert werden. Ruheräume mit Liegen sorgen beispielsweise für Entspannung in den Pausen. Ein 7-Minuten-Schlaf sorgt für neue Energie.

4. Smart-Office 

Mit dem Begriff Smart-Office bezeichnet man technische Systeme, die über das gesamte Büro hinweg miteinander verbunden sind. Intelligente und digitale Lösungen kennen wir schon aus dem privaten Wohnbereich. Dort können Smart-Home Konzepte viele Prozesse im Alltag unterstützen und erleichtern. Das Smart-Office Konzept ist speziell auf Bürogebäude angepasst. 

Die verwendeten Technologien reichen von internetfähigen Druckern, bis zu digitalen Whiteboards oder Sitz-Steh-Tischen, welche einen Haltungswechsel nicht nur registrieren, sondern auch an diesen erinnern. Zusätzlich können durch  Smart-Office Konzepte Energie- und Kosteneinsparungen erzielt werden. So gibt es beispielsweise smarte Melder, die eigenständig die Beleuchtung abschalten und die Heizung herunterregeln, sobald der letzte Mitarbeiter das Büro verlassen hat. Auch ist es möglich, durch smarte Technologie Defekte in der Gebäudeausstattung frühzeitig zu erkennen und zu beheben, sodass ein daraus resultierender Stromanstieg gar nicht erst entstehen kann.

Wann kommt Smart-Office? 

Das Smart Office ist auf dem Vormarsch. Viele Unternehmen passen ihre Bürogebäude bereits nach und nach an die neuen Anforderungen an und tauschen alten Geräte gegen smarte aus. Der Markt der Angebote wächst und bietet mittlerweile viele smarte Alternativen.

Vorteile von Smart-Office:

• Raumtemperatur und Licht können schnell auf individuelle Bedürfnisse angepasst werden.
• Smarte Wasser- und Rauchmelder alarmieren selbstständig die Feuerwehr. 
• Präsenzmelder erkennen, ob sich jemand im Raum oder am Arbeitsplatz befindet und schalten das Licht ein und aus.
• Alles wird getrackt, so auch die Raumbelegung: Wird beispielsweise ein Meetingraum nicht genutzt ist, obwohl er gebucht wurde, werden die Mitarbeiter daran erinnert; ebenso kann man freiwillig seinen Standort freigeben, um von Kollegen innerhalb des Büros schneller gefunden zu werden.
• Alles ist online buchbar: Arbeitsplätze, Tische und Räume lassen sich so reservieren.
• Über einen schlüssellosen Zugang und mithilfe einer Bluetooth-Verbindung können Aufzüge und Tiefgarage automatisch geöffnet werden.

5. Social-Distancing und Gesundheitsschutz im Büro

Die Pandemie hat die Bürowelt auf den Kopf gestellt. Zukünftig werden Mindestabstände, Flächenregelungen und Sicherheitsvorkehrungen gegen Infektionsgefahr direkt in neue Bürokonzepte integriert sein. 

Um eine genauere Vorstellung zu bekommen, hat das österreichische Unternehmen Bene, ein  Spezialist für die Gestaltung und Einrichtung von modernen Büro- und Arbeitswelten, mit dem Office-Prototyp “The Core” ein ‚lernendes’ Büro entwickelt. Im Showroom Frankfurt a.M. kann das Zukunftsmodell besichtigt werden. Das Terminal Check-in, scannt beispielsweise die Temperatur der Besucher und erstellt eine Dokumentation zur Kontaktnachverfolgung. Ein Leitsystem führt die Besucher zu einem ausgewählten Platz, an dem durch mobile Raumteiler Abstände eingehalten werden können. So werden Hygienekonzepte eines Unternehmens optimal ergänzt. Das kontaktlose Einchecken, auch das wird im Büro im Jahre 2030 gang und gäbe sein.

Wie sehen die Bürogebäude der Zukunft aus?

Neben den digitalen Innovationen wird auch die Architektur ein Wandel erleben. Sie muss sich den neuen Anforderungen stellen und sich anpassen. Denn nicht nur die Konzepte der Innenarchitektur und das Interieur sind Bestandteil des Büros der Zukunft. Die Architektur eines Bürogebäudes wird eine wichtige Rolle spielen. Das Gebäude muss einerseits genügend Platz für die verschiedenen Arbeits- und Austauschflächen bieten, andererseits aber auch die Themen Nachhaltigkeit und Smart-Building aufgreifen. 

Große Bauprojekte wie das Cube Berlin oder the Edge Amsterdam machen den Anfang. Die Bürogebäude 4.0 sind intelligent, anpassungsfähig und hocheffizient. Sie setzen die Maßstäbe für einen nachhaltigen Arbeitsplatz der Zukunft. Verglaste Fassaden für lichtdurchflutete, inspirierende Arbeitsbereiche. Ausgestattet mit Cafés, Restaurants und Grünflächen, um eine ideale Atmosphäre für den ungezwungenen Austausch zu schaffen. Dabei sind sie so konstruiert, dass sie mehr Energie produzieren, als sie verbrauchen. Das gesamte Gebäude ist ein intelligentes System. Kaffeemaschinen, Drucker, Heizung und Klimaanlage sind alle in das smarte System integriert, können gesteuert werden und liefern Informationen zum Energieverbrauch.  

Verglaste Fassaden ermöglichen die optimale Ausnutzung der Sonnenstrahlen, während überschüssige Belüftungsluft aus den Büros mittels Wärmetauscher zusätzlich für die Klimatisierung genutzt werden kann. Außerdem verfügen sie auf dem Dach über Regenwassersammelbecken, um die Grünflächen zu bewässern. 

Was uns heute noch staunen lässt, wird hoffentlich 2030 kein Einzelfall mehr sein. Denn das Büro der Zukunft ist sowohl smart als auch nachhaltig in der Energieeffizienz. 

Viele Trends zum Büro der Zukunft hast du nun kennengelernt und wir können gespannt bleiben, welche Entwicklungen und Innovationen unsere Arbeitswelt in Zukunft bestimmen werden. Doch auch im Büro der Zukunft wird die Arbeitssicherheit deiner Mitarbeiter an erster Stelle stehen. Deshalb solltest du schon heute daran denken,  Gefährdungsbeurteilungen regelmäßig und vor allem auch im Homeoffice durchzuführen. Auch entfallen zukünftig natürlich nicht die vorgeschriebenen Mitarbeiterunterweisungen zur Arbeitssicherheit oder die Regelbetreuung durch den Betriebsarzt und der Fachkraft für Arbeitssicherheit, diese nehmen wir mit in das Büro 4.0 

Wenn du dazu Fragen hast, hilft dir die Deutsche Mittelstandsschutz gerne weiter und stellt dir, natürlich smarte Lösungen für deine rechtskonforme Arbeitssicherheit zur Verfügung. 

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