Tipps für Unternehmer Mitarbeitergespräch: So führst du ein erfolgreiches Jahresgespräch

Mindestens einmal im Jahr steht das wichtige Mitarbeitergespräch mit deinen Arbeitnehmer*innen an. Viele Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber führen es entweder zum Jahresende oder zum Jahresbeginn. Doch was genau gehört zu so einem Gespräch und wie sollte es ablaufen? Wir haben dieses Thema für dich mal genauer unter die Lupe genommen, damit dein Jahresgespräch am Ende positive Ergebnisse für dich und deine Mitarbeitenden erzielt.

Das erfährst du in diesem Beitrag:

Was ist das Ziel eines Jahresgesprächs?

Das vorrangige Ziel eines Personalgesprächs mit deinen Mitarbeitenden ist es, über die vergangenen zwölf Monate zu reflektieren. Was ist gut gelaufen und wo gibt es noch Verbesserungspotenzial? Es gilt dabei auch, über Problematiken zu sprechen, die im letzten Jahr aufgekommen sind. Das können sowohl Probleme sein, die mit der Arbeitsweise deiner Mitarbeitenden zu tun haben als auch solche, die das Unternehmen im Allgemeinen betreffen. Außerdem haben deine Mitarbeitenden im Jahresgespräch auch einmal die Möglichkeit, Dinge anzusprechen, die ihnen vielleicht auf der Seele liegen.

Warum sind Mitarbeitergespräche wichtig?

Die Relevanz von jährlichen Personalgesprächen sollte aus mehreren Gründen nicht unterschätzt werden. Wird ein Gespräch gut und konstruktiv geführt, hat es das Potenzial, die Zufriedenheit deiner Arbeitnehmenden zu steigern, denn das Gespräch ist eine gute Möglichkeit, um Unstimmigkeiten beziehungsweise Unzufriedenheiten zu klären. Dadurch werden sich deine Mitarbeitenden automatisch wieder wohler an seinem Arbeitsplatz fühlen. Außerdem solltest du das Gespräch nutzen, um die Arbeit deiner Mitarbeitenden wertzuschätzen. Das sorgt für neue Motivation und Aufschwung für das neue Arbeitsjahr.

Generell spielt die Zufriedenheit deiner Mitarbeitenden eine entscheidende Rolle, die du niemals unterschätzen solltest. Wer mit seiner Arbeit zufrieden ist, arbeitet effektiver und ist motiviert, sich fürs Unternehmen einzusetzen – zum Beispiel in Form von Überstunden, wenn dies einmal notwendig ist. Unser Tipp: In diesem Beitrag erfährst du mehr darüber, wie du eine gute Arbeitsatmosphäre schaffst und für mehr Spaß bei der Arbeit sorgen kannst.

Wie sollte ein Jahresgespräch aufgebaut sein?

Ein effektives Mitarbeitergespräch sollte vorab schon gut strukturiert sein, damit es ein klares und zielführendes Gespräch zwischen dir und deinem Mitarbeitenden wird. Hier haben wir für dich einmal einen kurzen Überblick, wie so ein effektives Mitarbeitergespräch aufgebaut sein kann:

1. Begrüßung und Einleitung:
   Um direkt vorab eine angenehme und freundliche Gesprächsatmosphäre zu schaffen, solltest du deinen Mitarbeitenden freundlich begrüßen und direkt eine kurze Einleitung über den Zweck dieser Unterhaltung geben und vorab bereits den Gesprächsverlauf skizzieren.
2. Rückblick und Entwicklung:
   Als nächstes sollten die vergangenen Leistungen, Projekte und Zielsetzungen besprochen werden. Was waren die Erfolge und was waren die Herausforderungen? Hier solltest du als Arbeitgeber*in besonders positive Leistungen anerkennen.
3. Zielvereinbarungen und Perspektiven:
   An diesem Punkt solltest du gemeinsam mit dem oder der Arbeitnehmer*in klare, realistische und motivierende Ziele für die Zukunft festlegen. Auch Möglichkeiten zur Weiterbildung und -entwicklung sollten hier besprochen werden.
4. Vereinbarungen und Abschluss des Gesprächs:
   Zum Schluss solltest du das Gespräch positiv zusammenfassen und einen Ausblick auf die Zukunft geben. Außerdem solltest du, wenn vorab noch nicht geschehen, hier noch einmal einen genauen Zeitrahmen setzen, um mögliche besprochene Punkte umzusetzen. Als Follow-up können eventuelle offene Fragen geklärt, oder nötige Unterstützung angeboten werden.

Mithilfe so einer Struktur stellst du sicher, dass das Gespräch einen ganzheitlichen Ansatz verfolgt und vergangenes sowie zukünftige Themen berücksichtigt und zum anderen auch eurem Gesprächspartner oder eurer Gesprächspartnerin Raum gibt, für eine offene und konstruktive Kommunikation.

Welche Fragen stelle ich als Arbeitgeber*in beim Jahresgespräch?

Kommen wir zu der Frage, was in einem Personalgespräch gefragt werden sollte. Wir haben dir einen Fragenkatalog zusammengestellt, auf dessen Basis du das Gespräch aufbauen kannst:

• Welche Arbeitsziele wurden im letzten Jahr verfolgt und gab es eine Priorisierung?
• Wie konnte der Arbeitserfolg gesteigert werden?
• Was war bei der Erfüllung der Arbeitsaufgaben hinderlich?
• Welche Fähigkeiten konnte der Arbeitnehmende zur Umsetzung seiner Aufgaben einsetzen und welche nicht?
• Welche Wünsche und Erwartungen hat der Mitarbeitende an seine berufliche Weiterentwicklung?
• Konnte das Unternehmen den Mitarbeitenden in seinem Wunsch nach Weiterbildung unterstützen und wenn nicht, wie kann man es in der Zukunft besser machen?
• Gibt es weitere Tätigkeiten, für die die Mitarbeitenden eingesetzt werden könnte?
• Gibt es zukünftige Ziele und Aufgaben, die die Mitarbeitenden für wichtig erachtet?
• Was möchte der Arbeitnehmende außerdem in diesem Gespräch thematisieren?

Was sind anlassbezogene und institutionalisierte Mitarbeitergespräche?

Hast du schon einmal etwas von anlassbezogenen und institutionalisierten Personalgesprächen gehört? Bei Letzteren handelt es sich um Beurteilungsgespräche, die in regelmäßigem Zeitraum angesetzt werden. Damit gehört auch das Jahresgespräch mit deinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu den institutionalisierten Gesprächen.

Und worum handelt es sich bei anlassbezogenen Mitarbeitergesprächen? Wie die Bezeichnung schon vermuten lässt, geht es dabei um Gespräche, die aufgrund eines aktuellen Ereignisses einberufen werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob du oder deine Mitarbeitenden um das Gespräch bitten. Anlässe für ein solches Gespräch gibt es zahlreiche:

• Veränderungen in den Arbeitsprozessen
• Fehlverhalten, das Übergehen und Nichteinhalten von Vorschriften
• Arbeitsunfälle
• Konfliktsituationen
• Leistungsbeurteilungen von Mitarbeitenden (das betrifft sowohl besonders gute als auch besonders schlechte Arbeitsergebnisse)
• Optimierungsvorschläge
• Die langwierige Krankheit eines Mitarbeiters

Was gibt es für Tipps für ein erfolgreiches Personalgespräch?

Zum Abschluss möchten wir euch nun noch mit vier wertvollen Tipps versorgen, die das Jahresgespräch mit euren Mitarbeitenden zu einem Erfolg machen.

Gute Vorbereitung ist das A und O

Wenn man das Wort Mitarbeitergespräch hört, denkt man immer zuerst daran, dass sich die Arbeitnehmenden vorbereiten sollten, um sich vor dem Chef oder der Chefin möglichst gut zu präsentieren. Allerdings sollten die Vorbereitungen nicht nur vonseiten des Arbeitnehmenden, sondern auch von dir getroffen werden, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Zunächst einmal ist es wichtig, dass du genügend Zeit einplanst. Du solltest dir für jeden einzelnen Mitarbeitenden ausreichend Zeit nehmen und nicht das Gefühl vermitteln, dass du das Ganze so schnell wie möglich hinter dich bringen möchtest. Außerdem lassen sich die Themen eines ganzen Jahres auch nicht innerhalb von fünf Minuten abhaken.

Idealerweise gehört zu einer guten Planung auch das Vorlegen eines festen Ablaufs für das Gespräch. Wenn du ein Protokoll vorbereitet hast, anhand dessen du das Gespräch führst, kann kein wichtiger Punkt mehr vergessen werden. Diesen Ablauf solltest du auch deinen Mitarbeitenden im Voraus zukommen lassen, damit sie die Chance haben, sich bestmöglich auf das Gespräch vorzubereiten.

Ein weiterer wichtiger Punkt in Bezug auf die Gesprächsvorbereitung besteht darin, dass du dir über jeden einzelnen Mitarbeitenden Gedanken machst. Hat er oder sie die Aufgaben zufriedenstellend erfüllt? Wo gibt es noch Verbesserungspotenzial? Je intensiver du dich mit solchen Fragen beschäftigst, desto besser und hilfreicher wird auch dein Feedback für deine Mitarbeitenden sein.

Kommunikation auf Augenhöhe

Auch bei einem Mitarbeitergespräch macht der Ton ganz eindeutig die Musik. Du solltest unbedingt dafür sorgen, dass die Gesprächsatmosphäre angenehm ist. Wenn Arbeitgeber und Arbeitgeberinnen ihre Mitarbeitenden die strengen Unternehmenshierarchien spüren lässt, werden diese sich kaum trauen, Probleme anzusprechen. Du solltest ebenfalls vermeiden, deinen Arbeitnehmenden Vorwürfe zu machen oder laut zu werden. Das Zauberwort heißt hier ganz eindeutig: konstruktive Kritik!

Versetze dich in deinen Mitarbeitenden und bringe seiner Arbeit Interesse entgegen. Am besten ist es, wenn du am Anfang erst einmal nur zuhörst und dir vom vergangenen Arbeitsjahr berichten lässt. Anschließend kannst du nachhaken, ob es Probleme gegeben hat und wenn ja, ob sich auch Lösungen gefunden haben. Gerade Konflikte und eine schlechte Stimmung unter den Mitarbeitenden sind für dich als Arbeitgeber*in gar nicht immer zu spüren. Deshalb ist es wichtig, das Gespräch zu nutzen, um nach dem Arbeitsklima zu fragen.

Und noch ein wichtiger Tipp: Sei selbstkritisch. Für eine gute Arbeitsatmosphäre muss es deinen Mitarbeitenden auch erlaubt sein, Kritik an dir zu üben. Wenn sie das Gefühl haben, mit dir über alles sprechen zu können, wird das viel zur Mitarbeiterzufriedenheit beitragen.

Gemeinsam über Ziele sprechen

Wir haben das Thema Ziele bereits angesprochen, denn es ist ein elementarer Bestandteil des Jahresgesprächs. Du solltest dir mit jedem einzelnen Mitarbeitenden ansehen, ob die Ziele im letzten Jahr umgesetzt worden sind oder nicht. Falls Ziele nicht erreicht werden konnten, ist es wichtig, den Grund dafür zu hinterfragen und zu überlegen, wie es künftig verbessert werden kann.

Darüber hinaus dient das Gespräch auch dazu, zukünftige Unternehmensziele zu besprechen und um darüber zu sprechen, wie der Mitarbeitende mit seinen Fähigkeiten zu deren Erfüllung beitragen kann. Formuliert diese Ziele am besten so konkret wie möglich und achtet darauf, dass sie gut messbar und schaffbar sind. Ganz wichtig: Haltet eure neuen Unternehmensziele und Absprachen in Form eines Protokolls unbedingt schriftlich fest. Es ist ratsam, von dem Protokoll eine Kopie anzufertigen und sie dem Mitarbeitenden zur Durchsicht noch einmal mitzugeben. Wenn er die Gelegenheit dazu gehabt hat, solltet ihr das Protokoll beide unterschreiben.

Raum für Feedback geben

Feedback sollte es nicht nur einmal im Jahr bei einem angesetzten Mitarbeitergespräch geben. Teile deinen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen mit, dass du ihnen auf Wunsch auch während des Jahres Feedback geben kannst. Somit können Ziele bei Bedarf umformuliert und angepasst werden. Außerdem ist es für Mitarbeitende auch “zwischendurch” gut und hilfreich zu wissen, ob sie auf dem richtigen Weg sind.

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Beitragsbild: Shutterstock, fizkes