Wer übernimmt die Kosten im Homeoffice? Mitarbeiter im Homeoffice: Diese Kosten trägt der Arbeitgeber

Während für viele Arbeitnehmer das Homeoffice mittlerweile zum Alltag geworden ist, sieht das für Arbeitgeber anders aus. Durch die Corona-Pandemie zeigte sich schnell, dass die rechtlichen Rahmenbedingungen für das Homeoffice teilweise unklar sind und der Gesetzgeber verbessert nun verstärkt nach. Für dich als Arbeitgeber bedeutet das, dass du dich neben deinem Tagesgeschäft ständig über die aktuellen Entwicklungen informieren musst, um Unsicherheiten bezüglich der rechtlichen Rahmenbedingungen im Homeoffice für dein Unternehmen auszuräumen.

Arbeitgeber stellen sich zum Beispiel die Frage, welche Kosten sie beim Homeoffice tragen müssen und inwiefern sie Laptop-, Strom- und Internetkosten übernehmen müssen. Wer kommt für etwaige Homeoffice-Kosten auf? Das ist heute unser Thema und dazu sehen wir uns erst einmal die aktuelle Rechtslage in Bezug auf Homeoffice an.

Heute erfährst du:

Wie sehen die rechtlichen Rahmenbedingungen für das Homeoffice aus?

Da beim Wechsel ins Homeoffice durch das Aufkommen der Corona-Pandemie bei vielen Arbeitgebern Fragen hinsichtlich des Arbeitsschutzes und Homeoffice aufkamen, besserte das Bundesministerium für Arbeit und Soziales mit der Corona-Arbeitsschutzverordnung vom 27.01.2021 nach. Unklar war zum Beispiel, was unter Homeoffice zu verstehen ist und welche Pflichten daraus für den Arbeitgeber resultieren.

In der Arbeitsschutzverordnung erweiterte das Bundesministerium den Begriff Homeoffice auf alle Tätigkeiten, die in der Wohnung eines Arbeitnehmers ausgeführt werden. Außerdem stellte das Bundesministerium in diesem Zuge klar, dass die Vorschriften der Arbeitssicherheit und des Arbeitsschutzes ohne Einschränkung auch für das Homeoffice gelten. Arbeitgeber stehen also in der Verantwortung, die Richtlinien des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) und der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) auch im Homeoffice einzuhalten, mehr dazu erfährst du auch in diesem Beitrag über Homeoffice, Telearbeit und mobiles Arbeiten. Doch was bedeutet das für dein Unternehmen?

Was ist das Arbeitsschutzgesetz?

Das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) dient dazu, die Sicherheit und den Gesundheitsschutz der Beschäftigten bei der Arbeit durch Maßnahmen des Arbeitsschutzes zu sichern und zu verbessern. Der Gesetzgeber verpflichtet dich als Arbeitgeber erforderliche Maßnahmen des Arbeitsschutzes zu treffen, auf deren Wirksamkeit hin zu überprüfen und sie gegebenenfalls an sich ändernde Umstände anzupassen. Nach § 5 des Arbeitsschutzgesetzes ist es in erster Linie von Bedeutung die Arbeitsbedingungen der Beschäftigten zu beurteilen. Arbeitgeber sollen ihre Mitarbeiter schützen und die Arbeitszeit- und Datenschutzregeln beachten. Nähere Informationen zum Arbeitsschutzgesetz findest du in unserem Beitrag Verständlich erklärt: Arbeitsschutz und das Arbeitsschutzgesetz in Deutschland. Wie das Bundesministerium für Arbeit und Soziales im Januar festhielt, gilt diese Pflicht unabhängig vom Arbeitsort der Beschäftigten und damit auch im Homeoffice.

Welche Voraussetzungen muss der Arbeitgeber für das Homeoffice treffen?

Zu den Pflichten des Arbeitsschutzes gehört daher für dich als Arbeitgeber auch im Homeoffice die Durchführung einer Gefährdungsbeurteilung. In einer Gefährdungsbeurteilung werden alle Gefährdungen, die je nach Art der Tätigkeiten mit der Arbeit von Beschäftigten verbunden sind, ermittelt und daraus Maßnahmen abgeleitet. Die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) legt grundsätzlich fest, was Arbeitgeber beim Einrichten und Betreiben von Arbeitsstätten in Bezug auf die Sicherheit und den Gesundheitsschutz der Beschäftigten zu beachten haben. Außerdem gibt sie an, wie die Gefährdungsbeurteilung und die Unterweisung der Mitarbeiter im Homeoffice zu erfolgen hat.

Wie funktioniert die Gefährdungsbeurteilung im Homeoffice?

Die Arbeitsstättenverordnung schreibt dir vor, dass du bei der Beurteilung der Arbeitsbedingungen zunächst festzustellen hast, ob deine Beschäftigten Gefährdungen beim Einrichten und Betreiben von Arbeitsstätten ausgesetzt sind oder ausgesetzt sein können. Ist dies der Fall, musst du alle möglichen Gefährdungen der Sicherheit und Gesundheit deiner Mitarbeiter beurteilen und dabei die Auswirkungen der Arbeitsorganisation und der Arbeitsabläufe in der Arbeitsstätte berücksichtigen.

Die psychischen Gefährdungen sind dabei ebenso zu beachten wie die physischen Belastungen am Arbeitsplatz. Welche psychischen Belastungen es im Homeoffice gibt, erfährst du in unserem Beitrag So wirkt sich das Homeoffice auf den Arbeitsalltag aus. Entsprechend dem Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung musst du daraufhin Maßnahmen zum Schutz deiner Beschäftigten gemäß den Vorschriften der Arbeitsstättenverordnung festlegen. Wie du eine rechtssichere Gefährdungsbeurteilung in sieben Schritten erstellst, erläutern wir dir in diesem Beitrag.

Wie führe ich eine Gefährdungsbeurteilung im Homeoffice durch?

In der Praxis ist die Durchführung einer Gefährdungsbeurteilung im Homeoffice aber bisher nur mit hohem Kostenaufwand möglich gewesen, da eine Begehung vor Ort durch den Arbeitgeber selbst, die Fachkraft für Arbeitssicherheit oder den Betriebsarzt notwendig war. Mit der digitalen Gefährdungsbeurteilung von Deutsche Mittelstandsschutz hat sich dies geändert. In wenigen Schritten erstellen deine Mitarbeiter künftig die Gefährdungsbeurteilung ganz einfach über das Smartphone, Tablet oder den Laptop selbst in den eigenen vier Wänden. Zeitlich flexibel beantworten deine Mitarbeiter lediglich ein paar Fragen zu ihrem Arbeitsplatz und -umgebung im Homeoffice und du als Arbeitgeber bekommst eine professionelle Auswertung.

Wie müssen Arbeitsplätze im Homeoffice gestaltet sein?

Damit Arbeitgeber ihren Pflichten des Arbeitsschutzes nachkommen, enthält die Arbeitsstättenverordnung konkrete Vorgaben und Richtlinien zur Einrichtung von Arbeitsplätzen. Diese gelten für Arbeitsplätze im Unternehmen genauso wie für selbsteingerichtete (Bildschirm-) Arbeitsplätze im Homeoffice. Hier sollten insbesondere die Grundsätze der Ergonomie und Gefährdungen für die Augen berücksichtigt werden. Bei Bildschirmarbeitsplätzen im Homeoffice ist es von besonderer Bedeutung die benötigten Arbeitsmittel wie Tisch, Stuhl oder technische Geräte ebenso wie die Arbeitsumgebung genauer unter die Lupe zu nehmen. Doch bist du damit als Arbeitgeber auch für die Kosten im Homeoffice verantwortlich?

Welche Kosten muss der Arbeitgeber im Homeoffice tragen?

Genau wie im Büro musst du deinen Mitarbeitern im Homeoffice die notwendigen Arbeitsmittel und das Mobiliar bereitstellen, damit sie ihrer Arbeitspflicht nachkommen können. Als Arbeitgeber musst du im Homeoffice für alle Kosten aufkommen, die für die Erbringung der Arbeitsleistung erforderlich sind. Dafür beziehst du den Arbeitsplatz in deine Gefährdungsbeurteilung mit ein und legst die notwendige Ausstattung fest. Außerdem ist es deine Aufgabe, für die sichere Verwendung der Arbeitsmittel Sorge zu tragen. Das kann zum Beispiel in Form einer Mitarbeiterunterweisung geschehen. Diese kann auch online durchgeführt werden.

Welche Kosten genau auf dich zukommen, hängt in erster Linie von der Art des Homeoffices ab. Bei fest eingerichteten Telearbeitsplätzen zu Hause arbeiten Mitarbeiter dauerhaft im Homeoffice und haben keinen betrieblichen Arbeitsplatz mehr. In diesem Fall musst du die Kosten für die Nutzung des Wohnraums sowie den Erwerb entsprechender Arbeitsmittel umfangreich tragen. Im vorab vereinbarten Arbeitsvertrag werden die notwendigen Aufwendungen festgehalten.

Was gilt bei der vorübergehenden Arbeit im Homeoffice?

Für einige Mitarbeiter steht bereits fest, dass sie auch nach der Corona-Pandemie weiterhin zumindest teilweise im Homeoffice arbeiten werden. Viele Arbeitnehmer sind jedoch nur vorübergehend im Homeoffice und werden nach der Corona-Pandemie ins betriebliche Büro zurückkehren. Für diese Mitarbeiter besteht normalerweise kein Anspruch auf Übernahme von Kosten.

Inwiefern können private Endgeräte wie Mobiltelefon oder Laptop im Homeoffice genutzt werden?

Grundsätzlich trägst du die Verantwortung für die Sicherheit und Gesundheit deiner Mitarbeiter bei der Arbeit im Homeoffice und musst ihnen alle erforderlichen Arbeitsmittel wie einen Laptop zur Verfügung stellen. Dennoch können deine Beschäftigten auch eigene Arbeitsmittel im Homeoffice verwenden, wenn sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer auf die Nutzung der privaten Ausstattung verständigen.

Besitzt ein Beschäftigter jedoch zum Beispiel keinen Laptop, den er für die Arbeit im Homeoffice nutzen kann, musst du ihm einen bereitstellen. Grundsätzlich kannst du die Verwendung von privaten Endgeräten nicht von deinen Mitarbeitern verlangen. Beim vorübergehenden Homeoffice durch die Corona-Pandemie ist aber nicht immer die neuste Anschaffung von Mobiltelefon, Laptop und Co. notwendig. Es reicht eine kostengünstigere Variante zum Beispiel durch gebrauchte Arbeitsmittel oder das Mieten bzw. Leasen. Und wie sieht es mit den laufenden Kosten wie Strom, Internet oder Heizung aus?

Wer zahlt laufende Kosten wie Strom oder Internet im Homeoffice?

Bei den laufenden Kosten wie Strom oder Internet ist es ähnlich geregelt wie mit der Ausstattung. Hat dein Mitarbeiter einen fest und dauerhaft eingerichteten Telearbeitsplatz zu Hause, musst du die Kosten für Strom, Telekommunikation oder Miete übernehmen. Der Arbeitnehmer kann die Kosten zuerst einmal selbst tragen und diese über einen entsprechenden Erstattungsanspruch bei dir geltend machen. Zu beachten ist jedoch, dass du lediglich für den Anteil zur Erstattung verpflichtet bist, der auf die berufliche und nicht die private Nutzung zurückzuführen ist. Internet-, Telefon- und Stromkosten werden daher meist durch eine Pauschale abgegolten, die sich an den tatsächlich zu erwartenden monatlichen Aufwendungen orientiert.

Räumst du deinen Mitarbeitern lediglich die Möglichkeit ein, die Arbeit auch von zu Hause aus zu erledigen, haben diese also ebenfalls einen Arbeitsplatz im Betrieb, scheidet ein grundsätzlicher Erstattungsanspruch aus. Im vorübergehenden Corona-Homeoffice wird davon ausgegangen, dass Internet- und Telefonkosten über eine Pauschale abgerechnet werden und daher den Mitarbeitern keine zusätzlichen Kosten entstehen. Heiz- oder Stromkosten können anteilig geltend gemacht werden, im Einzelnen ist der Nachweis über die geringen Zusatzkosten aber sehr schwierig. Bei der Berechnung spielen zum Beispiel die Dauer des Homeoffices eine Rolle und die Größe des Arbeitsplatzes.

Wie treffe ich eine Vereinbarung zu den Kosten im Homeoffice?

Zur Vermeidung von Streit zwischen dir und deinen Beschäftigten ist es ratsam, den Umfang der Ausstattung in individualvertraglichen Regelungen oder Betriebsvereinbarungen festzulegen. Die Kosten kannst du grundsätzlich mit dem Arbeitsentgelt oder durch entsprechende Pauschalen abgelten. Für Miet-, Strom- und Heizkosten wird beispielsweise eine Pauschale von 50 Euro als ausreichend erachtet.

Vertragliche Vereinbarung zur Ausstattung des Homeoffices kannst du auch noch nachträglich aufsetzen. Da bisher keiner weiß, wie lange die Corona-Pandemie dauern wird und in welchem Ausmaß Mitarbeiter ins Homeoffice zurückkehren müssen, ist eine vertragliche Regelung weiterhin sinnvoll. Insbesondere auch, weil die Bereitschaft der Mitarbeiter, die Kosten im Homeoffice selbst zu tragen, auf Dauer sinken wird. Um Streitigkeiten vorzubeugen, lohnt sich also ein Vertrag.

Welche Homeoffice-Kosten sind von der Steuer absetzbar?

Von der Steuer kann das Homeoffice nur abgesetzt werden, wenn der Mitarbeiter nachweislich keinen anderen Arbeitsplatz im Unternehmen hat und zu Hause über ein separates Arbeitszimmer verfügt. Als Arbeitszimmer gilt ein abgeschlossener Raum, der zu mindestens 90 Prozent beruflich genutzt wird. Der Küchentisch oder eine Arbeitsecke im Wohnzimmer reichen also nicht aus. Der Höchstbetrag, der steuerlich absetzbar ist, liegt bei 1250 Euro im Jahr. Kosten für die Ausstattung im Homeoffice können unabhängig davon, ob ein Arbeitszimmer vorliegt, in der Werbungskostenpauschale von 1000 Euro geltend gemacht werden. Hierzu zählen zum Beispiel Büromöbel wie Schreibtisch oder Bürostuhl, aber auch Büromaterialien, Teppiche und Vorhänge. Sämtliche Kostenbelege sollten daher aufbewahrt werden.

Welche Kosten deckt die neue Homeoffice-Pauschale 2020 und 2021 ab?

Wegen der Corona-Pandemie und dem vorübergehenden Homeoffice hat die Bundesregierung eine Homeoffice-Pauschale für 2020 und 2021 beschlossen. Damit sollen alle entlastet werden, die während der Corona-Pandemie im Homeoffice arbeiten. Arbeitnehmer können mit der Homeoffice-Pauschale pro Arbeitstag in den eigenen vier Wänden fünf Euro von der Steuer absetzen. Die Pauschale ist allerdings auf höchstens 600 Euro im Jahr begrenzt und wird in die Werbungskostenpauschale eingerechnet. Das bedeutet, erst wer über die Grenze von 1000 Euro Werbungskosten kommt, spart mit der Homeoffice-Pauschale gegenüber den vorherigen Jahren.

Wie sorge ich für rechtssicheren Arbeitsschutz im Homeoffice?

Die Corona-Pandemie und ihre Auswirkungen auf die Arbeitswelt haben den Gesetzgeber zum Handeln gefordert. Für dich als Arbeitgeber bedeutet das, dass du über neue Gesetze und Vorschriften auf dem Laufenden bleiben musst, um auf der rechtssicheren Seite zu sein. Schließlich drohen hohe Geldbußen bei Verstößen des Arbeitsschutzes. Wir von Deutsche Mittelstandsschutz stehen dir bei allen Themen des Arbeitsschutzes, der Arbeitssicherheit und der Arbeitsmedizin beratend zur Seite. Wir freuen uns auf deine Kontaktaufnahme und helfen dir gerne bei all deinen Fragen weiter! Mit unserer Gefährdungsbeurteilung machst du außerdem den wichtigsten Schritt hin zu einem rechtssicheren Unternehmen!

Beitragsbild: © Shutterstock, KT Stock photos