Zwischen Gesundheit und Beruf BEM-Gespräch: Gemeinsam Wege zurück ins Arbeitsleben finden

Ob Rückenbeschwerden, chronische Erkrankungen wie Diabetes, Krebserkrankungen oder psychische Belastungen – gesundheitliche Probleme, die längere Ausfallzeiten verursachen, treten heute häufiger auf. Studien zeigen: Wenn die Rückkehr an den Arbeitsplatz gut vorbereitet und strukturiert begleitet wird, steigen die Chancen deutlich, dass betroffene Mitarbeitende erfolgreich wieder einsteigen können. Das Betriebliche Eingliederungsmanagement hat das Ziel, die Gründe für längere Krankheitszeiten von Mitarbeitenden zu erkennen und Wege zu finden, wie solche Ausfälle in Zukunft verhindert oder zumindest reduziert werden können.

Aber was bedeutet das für dich als Unternehmer*in und wie läuft ein BEM-Gespräch ab? In diesem Beitrag stellen wir dir alle nötigen Infos zur Verfügung.

Das erfährst du in diesem Beitrag:

Was ist das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM)?

Wenn Beschäftigte innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen am Stück oder wiederholt krankheitsbedingt ausfallen, bist du als Arbeitgeber*in laut § 167 Absatz 2 Satz 1 des Neunten Buches Sozialgesetzbuch (SGB IX) dazu verpflichtet, gemeinsam mit der betroffenen Person und – sofern vorhanden – einer Vertretung aus dem Betriebs- oder Personalrat zu klären, wie die Arbeitsunfähigkeit möglichst überwunden werden kann. Ziel ist es, Maßnahmen oder Hilfen zu finden, um erneuten Ausfällen vorzubeugen und den Arbeitsplatz dauerhaft zu sichern. Dieses Verfahren wird gesetzlich als „betriebliches Eingliederungsmanagement“ (BEM) bezeichnet.

In § 167 Abs.2 Satz 1 SGB IX heißt es dazu:

„Sind Beschäftig­te in­ner­halb ei­nes Jah­res länger als sechs Wo­chen un­un­ter­bro­chen oder wie­der­holt ar­beits­unfähig, klärt der Ar­beit­ge­ber mit der zuständi­gen In­ter­es­sen­ver­tre­tung im Sin­ne des § 176, bei schwer­be­hin­der­ten Men­schen außer­dem mit der Schwer­be­hin­der­ten­ver­tre­tung, mit Zu­stim­mung und Be­tei­li­gung der be­trof­fe­nen Per­son die Möglich­kei­ten, wie die Ar­beits­unfähig­keit möglichst über­wun­den wer­den und mit wel­chen Leis­tun­gen oder Hil­fen er­neu­ter Ar­beits­unfähig­keit vor­ge­beugt und der Ar­beits­platz er­hal­ten wer­den kann (be­trieb­li­ches Ein­glie­de­rungs­ma­nage­ment).“

Wie ist ein betriebliches Eingliederungsmanagement durchzuführen?

Die Durchführung des BEM-Gesprächs ist gesetzlich nicht festgelegt. Wichtig ist: Als Arbeitgeber*in musst du die betroffene Person vor Beginn des BEM, in der Regel in einem offiziellen Einladungsschreiben, darüber informieren,

• welche Ziele das BEM verfolgt,
• welche Daten erhoben und verwendet werden,
• und in welchem Umfang dies geschieht (gemäß § 167 Abs. 2 Satz 4 SGB IX).

Wie läuft ein BEM-Gespräch typischerweise ab?

Zu Beginn verschickst du als Arbeitgeber*in ein Einladungsschreiben an die betroffenen Mitarbeiter*innen. Darin erklärst du, worum es beim BEM geht, welche Stellen oder Gremien beteiligt sind (z. B. der Betriebsrat oder die Schwerbehindertenvertretung), und wie der Datenschutz gewährleistet wird. Das BEM darf nur mit Zustimmung der betroffenen Person stattfinden, die auch mitentscheiden kann, wer (neben dem/der Arbeitgeber*in bzw. der Vertretung) daran teilnimmt.

Erfolgt eine grundsätzliche Zustimmung durch die betroffene Person, wird zunächst ein erstes kurzes Gespräch geführt. Weitere Treffen können stattfinden, wenn die Beteiligten das vorschlagen – etwa auf Grundlage ärztlicher Einschätzungen oder Vorschlägen des Betriebsrats oder der betroffenen Person. In der Phase der Situationserfassung geht es darum, die verschiedenen Belastungsfaktoren zu identifizieren, die das Risiko einer erneuten Arbeitsunfähigkeit erhöhen könnten.

Im Anschluss an die Erfassung der Ausgangssituation folgt die Phase der Lösungsfindung. In diesem Schritt werden gezielt Maßnahmen entwickelt, die zu einer Verbesserung der Situation beitragen können. Dabei ist es wichtig, auch externe Institutionen wie die Rentenversicherung, das Integrationsamt und gegebenenfalls weitere Akteure einzubeziehen. Die Praxis zeigt, dass fehlende Lösungsmöglichkeiten häufig auf eine unvollständige Situationsanalyse zurückzuführen sind. Abschließend erfolgt eine strukturierte Zusammenfassung des Gesprächs, in der konkrete nächste Schritte verbindlich vereinbart werden.

Am Ende des Prozesses steht eine gemeinsame Abschlussvereinbarung, die idealerweise von allen Beteiligten unterschrieben wird. Darin wird festgehalten, ob Maßnahmen umgesetzt werden sollen und wenn ja, welche genau.

Welche Beteiligten spielen im Rahmen eines BEM eine Rolle?

Im Gesetz (§ 167 Abs. 2 SGB IX ) heißt es, dass das BEM ,,mit Zustimmung und Beteiligung der betroffenen Person” durchzuführen ist. Dabei hat der/die Arbeitnehmer*in keine rechtliche Pflicht, sich an einem BEM-Gespräch zu beteiligen. Trotzdem ist es beidseitig sinnvoll, da sich in einem gemeinsam durchgeführten BEM-Gespräch Möglichkeiten der Wiedereingliederung ergeben, die vorher gegebenenfalls nicht ersichtlich waren. Zudem kann die Ablehnung eines BEM-Gesprächs Nachteile beim Kündigungsschutz mit sich bringen. Denn wenn du als Arbeitgeber*in deiner Pflicht zur Durchführung des BEM nachgekommen bist, kannst du im Fall einer krankheitsbedingten Kündigung besser darlegen, dass alle zumutbaren Möglichkeiten zur Weiterbeschäftigung geprüft wurden. Das kann die rechtliche Position der betroffenen Person schwächen.

Weitere Personen wie der Betriebsrat/-rätin, der Betriebsarzt/-ärztin, die direkte Führungskraft, die Schwerbehindertenvertretung oder das Integrationsamt dürfen nur dann am BEM-Gespräch teilnehmen, wenn der/die Arbeitnehmer*in dem ausdrücklich zustimmt.

Welche Fragen werden bei einem BEM-Gespräch gestellt?

Die Inhalte eines BEM-Gesprächs richten sich stets nach der individuellen Situation der betroffenen Person. Dennoch gibt es typische Fragestellungen, die im Verlauf des Gesprächs häufig aufgegriffen und gemeinsam geklärt werden:

• Gibt es bei der betroffenen Person allgemeine Einschränkungen in der Leistungsfähigkeit?
• Stehen die bisherigen Fehlzeiten möglicherweise in Zusammenhang mit den aktuellen Arbeitsbedingungen oder dem konkreten Arbeitsplatz?
• In diesem Zusammenhang kann besprochen werden, welche Tätigkeiten unter welchen Voraussetzungen und für welchen Zeitraum ausgeübt werden können. Auch die Frage, ob und wie der Arbeitsplatz angepasst werden sollte (Stichwort: leidensgerechter Arbeitsplatz), ist relevant. Wäre ein anderer Arbeitsplatz im Unternehmen vielleicht besser geeignet? Tipps zur ergonomischen Gestaltung des Arbeitsplatzes, insbesondere durch passende Bürostühle, findest du hier.
• Ebenso wichtig ist: Welche Erwartungen hat die betroffene Person selbst an das BEM? Welche Fähigkeiten, Stärken und Qualifikationen bringt sie mit?

Zusammengefasst kommen in einem BEM-Gespräch je nach Bedarf einige Unterstützungsmaßnahmen zusammen. Dazu zählen unter anderem:

• eine stufenweise Rückkehr in den Arbeitsalltag,
• der Einsatz technischer Hilfsmittel zur Arbeitserleichterung,
• individuelle Qualifizierungsangebote oder Fortbildungen,
• arbeitstherapeutische Maßnahmen,
• Anpassungen am Arbeitsplatz, oder ein möglicher Wechsel in einen anderen Aufgabenbereich.

Darüber hinaus können je nach Situation weitere individuelle Lösungen entwickelt werden.

Wie sieht es mit dem Datenschutz beim BEM-Gespräch aus?

Vertraulichkeit steht im gesamten BEM-Prozess an oberster Stelle. Niemand möchte, dass persönliche Gesundheitsinformationen frei zugänglich sind. Deshalb ist ein verantwortungsvoller Umgang mit sensiblen Daten essenziell. Auf folgende Punkte solltest du als Arbeitgeber*in dabei besonders achten:

• Für das BEM wird eine separate Akte geführt, die nicht Teil der regulären Personalakte ist.
• Gesundheitsbezogene Informationen dürfen nur mit ausdrücklicher, schriftlicher Zustimmung der betroffenen Person erhoben und verwendet werden.
• In der Personalakte selbst werden lediglich die formale Einladung zum BEM sowie (falls vorhanden) die Teilnahme oder Ablehnung dokumentiert, nicht jedoch Inhalte oder Ergebnisse aus den Gesprächen

Datenschutz spielt eine zentrale Rolle im BEM-Prozess, um die sensiblen Gesundheitsdaten deiner Mitarbeitenden zu schützen. Wie du dabei sicherstellst, dass alle rechtlichen Vorgaben eingehalten werden, kannst du in unserem Blogbeitrag über den Datenschutzbeauftragten nachlesen. Dort erklären wir, wie du einen Datenschutzbeauftragten einsetzt und welche Aufgaben diese*r übernimmt.

Sind die im BEM vereinbarten Maßnahmen für Arbeitgeber*in und Arbeitnehmer*in rechtlich verpflichtend?

Die Ant­wort des BAG (Bundesarbeitsgericht) lau­tet „ ja“ (BAG, Ur­teil vom 10.12.2009, 2 AZR 400/08, S.8):

„Hat das BEM zu ei­nem po­si­ti­ven Er­geb­nis geführt, ist der Ar­beit­ge­ber grundsätz­lich ver­pflich­tet, die emp­foh­le­ne Maßnah­me – so­weit dies in sei­ner al­lei­ni­gen Macht steht – vor Aus­spruch ei­ner krank­heits­be­ding­ten Kündi­gung als mil­de­res Mit­tel um­zu­set­zen (…). Kündigt er, oh­ne sie um­ge­setzt zu ha­ben, muss er im Ein­zel­nen und kon­kret dar­le­gen, war­um die Maßnah­me ent­we­der trotz Emp­feh­lung un­durchführ­bar war oder selbst bei ei­ner Um­set­zung die­se kei­nes­falls zu ei­ner Ver­mei­dung oder Re­du­zie­rung von Ar­beits­unfähig­keits­zei­ten geführt hätte. Dem wird der Ar­beit­neh­mer re­gelmäßig mit ei­nem ein­fa­chen Be­strei­ten ent­ge­gen­tre­ten können.“

Was bedeutet das in der Praxis?

Einigen sich beide Seiten im BEM-Gespräch auf eine Maßnahme wie Teilzeit, neue Aufgaben oder einen angepassten Arbeitsplatz, ist diese umzusetzen, bevor eine krankheitsbedingte Kündigung in Betracht kommt. Andernfalls kann die Kündigung als unverhältnismäßig und somit unwirksam gelten. Das Arbeitsrecht verlangt, dass alle milderen Mittel geprüft und genutzt werden, insbesondere wenn im BEM bereits eine Lösung gefunden wurde. Als Arbeitgeber*in kannst du dich nicht einfach über das Ergebnis hinwegsetzen. Willst du dennoch kündigen, musst du plausibel darlegen, warum die vereinbarte Maßnahme nicht realisierbar war oder keine Besserung gebracht hätte. Das ist oft schwierig, denn laut BAG genügt es, wenn der/die Beschäftigte dem widerspricht. Die Beweislast liegt bei dir als Arbeitgeber*in.

Was bedeutet das im Umkehrschluss?

Ein gemeinsam erarbeitetes BEM-Ergebnis ist für dich als Arbeitgeber*in rechtlich bindend. Du bist verpflichtet, vereinbarte Maßnahmen umzusetzen, sofern sie zumutbar sind. Beschäftigte hingegen haben keine Umsetzungspflicht, sie können sich auch nachträglich gegen eine Maßnahme entscheiden.

Wichtig: Du bist nicht verpflichtet, jeden Vorschlag der beschäftigten Person anzunehmen. Ob eine Maßnahme als zumutbar gilt, hängt immer von den konkreten betrieblichen und rechtlichen Rahmenbedingungen ab. Dennoch gilt: Wird im BEM ein gangbarer und rechtlich zulässiger Weg gefunden, solltest du diesen umsetzen – andernfalls riskierst du die Unwirksamkeit einer späteren Kündigung.

Was macht ein BEM-Verfahren erfolgreich?

Ein erfolgreiches BEM-Verfahren basiert auf mehreren wesentlichen Faktoren. Freiwilligkeit und Vertrauen stehen dabei an erster Stelle. Die betroffene Person sollte sich ernst genommen und unterstützt fühlen, nicht kontrolliert. Ebenso wichtig sind eine klare Struktur und Transparenz im gesamten Verfahren: Ziele, Phasen und Ansprechpersonen müssen nachvollziehbar kommuniziert werden.

Ein weiterer zentraler Erfolgsfaktor ist eine gute Kommunikation, die durch Wertschätzung, Verständlichkeit und Lösungsorientierung geprägt ist. Wie du erfolgreich mit deinem Team kommunizierst und welche Tools dich dabei unterstützen können, erfährst du in diesem Beitrag. Darüber hinaus kommt es auf individuelle, passgenaue Maßnahmen an, denn Standardlösungen werden den jeweiligen persönlichen und gesundheitlichen Voraussetzungen meist nicht gerecht.

Schließlich ist die Kooperation aller Beteiligten entscheidend. Ein wirksames BEM gelingt am besten, wenn alle relevanten Akteure gemeinsam an einem Strang ziehen.

Zu guter Letzt: Lohnt sich BEM?

Das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) bringt Vorteile für beide Seiten – Beschäftigte und Unternehmen. Für dich als Arbeitgeber*in ist klar: Gesunde, engagierte und qualifizierte Mitarbeitende sind ein zentraler Erfolgsfaktor. Sie arbeiten effizienter, tragen zur Teamstabilität bei und unterstützen die langfristige Leistungsfähigkeit deines Unternehmens.

Ein gut umgesetztes BEM hilft dabei, längere krankheitsbedingte Ausfälle zu reduzieren. Dadurch sinken nicht nur die Ausgaben für Vertretungen oder Neueinstellungen, auch das im Unternehmen aufgebaute Know-how und die berufliche Erfahrung der betroffenen Person bleiben erhalten. Das stärkt die Kontinuität und Qualität der Arbeitsprozesse. Mehr Informationen rund um die Prävention von betrieblichen Krankheitsausfällen erhältst du in diesem Beitrag.

BEM verstehen, nutzen, umsetzen – Wir von der Deutschen Mittelstandsschutz sind für dich da!

Im Betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM) geht es nicht nur um gesetzliche Vorgaben, sondern vor allem um die praktische Umsetzung: Wie kann eine Rückkehr gestaltet werden, die sowohl den gesundheitlichen Bedürfnissen der betroffenen Person als auch den betrieblichen Anforderungen gerecht wird? Gerade kleine und mittelständische Unternehmen stehen hier oft vor Herausforderungen. Sei es bei der strukturierten Durchführung, dem sensiblen Umgang mit personenbezogenen Daten oder der Entwicklung passender Maßnahmen zur Wiedereingliederung.

Ein wichtiger Baustein: das frühzeitige Erkennen mentaler Belastungen im Arbeitsumfeld. Mit einer strukturierten Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung lassen sich potenzielle Risiken systematisch erfassen und gezielt Maßnahmen entwickeln, bevor es zu Ausfällen kommt. Auch auf die Expertise unserer Betriebsärzt*innen kannst du zählen: Sie begleiten das BEM beratend und bringen medizinische Perspektiven in die Maßnahmenplanung ein. Außerdem führst du mit unserer digitalen Plattform für Arbeitssicherheit, SMART CAMPUS, Schulungen, Unterweisungen und Gefährdungsbeurteilungen ganz einfach online durch. Entdecke die Möglichkeiten hier.

Mit uns als Partner wird dein BEM nicht nur rechtssicher, sondern auch menschlich sinnvoll und zukunftsorientiert umgesetzt. Für ein passendes Angebot, schau gerne hier vorbei.

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