Die wichtigsten Regeln Professionelles Verhalten in Videokonferenzen

Seit der Corona-Pandemie sind Videokonferenzen nicht mehr wegzudenken. Gerade im Beruf gestalten sie unseren Arbeitsalltag, doch auch privat greift man immer mehr auf die digitale Begegnung zurück. Im Homeoffice müssen einige Aspekte beachtet werden, um einen professionellen Eindruck bei den Kund*innen, Kolleg*innen und Vorgesetzten zu hinterlassen. Wir klären die wichtigsten Verhaltensregeln für Videokonferenzen und prüfen Video-Tools auf ihre Datenschutzkonformität.

Das erfährst du in diesem Beitrag:

Was sind die wichtigsten Verhaltensregeln für Onlinemeetings?

Grundsätzlich solltest du dich bei einem Videocall nicht anders verhalten als bei einer Besprechung vor Ort im Unternehmen. Die Situation im Homeoffice soll dich nicht von deinen Zielen ablenken oder sie mindern. Behalte dir die Routinen, die du schon im Büro genutzt hast. Dazu zählt insbesondere eine angemessene Begrüßung und Verabschiedung deiner Gesprächspartner*innen. Wenn du einige Minuten vorher im virtuellen Konferenzraum bist, kannst du die Zeit für etwas Small Talk nutzen, um erst einmal die Stimmung aufzulockern. Generell solltest du dein Zeitmanagement für die geplanten Themen gut im Blick haben. Plane am besten einen Puffer mit ein, damit du bei längeren Diskussionen den geplanten Zeitraum für das Meeting nicht allzu sehr überziehst.

Vor allem als Leitung der Besprechung solltest du darauf achten, direkt in die Kamera zu blicken. Deine Bildschirmposition sollte dabei so ausgerichtet sein, dass die Kamera auf Augenhöhe steht. Dadurch wirkst du viel präsenter und steigerst sowohl deine Aufmerksamkeit als auch die deiner Gesprächspartner*innen. Wenn du mehrere Bildschirme nutzt oder dir nebenbei Notizen schreibst, kann der Eindruck entstehen, dass du abgelenkt bist oder nicht fokussiert genug präsentierst.

Es ist sehr wichtig, den Fokus in einer Videokonferenz zu behalten. Multitasking ist unangebracht und senkt den Erfolg deines Meetings. Auch wenn man nur passiv an einem Videocall teilnimmt, sollte man sich auf das Gesagte konzentrieren und gegebenenfalls Anmerkungen und Fragen notieren.

Ein Tipp, um den Fokus deiner Gesprächspartnerinnen zu steigern: Schaltet alle die Kamera ein. Dadurch entsteht nicht die Gefahr, in der Anonymität zu versinken und sich anderen Aufgaben zu widmen.

Wenn in deinem Videocall eine Diskussion stattfindet oder mehrere Teilnehmer*innen sich zu Wort melden sollen, behalte als Moderator*in den Überblick. Achte darauf, bestimmte Personen direkt anzusprechen, sodass niemand im Gespräch untergeht. Dabei sollte auch jeder die Möglichkeit haben auszusprechen. Unterbrich also niemanden und lass dir ein paar Sekunden Zeit, bevor du etwas zum Gesagten beiträgst.

Wie gestalte ich eine Videokonferenz?

Ähnlich wie bei beruflichen Präsenzmeetings musst du im Vorfeld gut planen. Eine ausführliche Onlinemeeting-Vorbereitung ist unverzichtbar für den Erfolg deiner Besprechung. Dabei geht es in erster Linie um die Inhalte, die du präsentieren willst. Doch bei einem Online-Meeting kommen noch weitere Aspekte hinzu, auf die du bei der Planung achten solltest:

• Ein Tipp: Ist das Tool oder Videokonferenzen für dich komplett neu, mache mit einer*m erfahrenen Kolleg*in eine Vorabsession, um das Tool kennenzulernen und zu erfahren, wie sich ein Videocall “anfühlt”. Je nachdem, was das Ziel deiner Videokonferenz ist, variieren die Anforderungen an das System. 

• Gängige Funktionen sind beispielsweise:
  • Das Hinzufügen von Personen zum Meeting,
  • An- und Ausschalten des Mikrofons und der Kamera,
  • den Bildschirm teilen,
  • das Meeting aufzeichnen,
  • die Bildschirmansicht wechseln,
  • im Chat diskutieren,
  • Umfragen erstellen,
  • Hintergrund anpassen, gerade wenn du im Homeoffice bist.

• Wenn du planst, deinen Bildschirm zu teilen, räume vorher deinen Desktop auf und schließe alle Anwendungen, die nicht in Verbindung mit dem aktuellen Meeting stehen. Dadurch zeigst du deine strukturierte und professionelle Arbeitsweise.

• Um deinen Kolleg*innen oder Mitarbeiter*innen auch eine entsprechende Vorbereitung zu ermöglichen, erstelle eine Agenda mit dem Ablauf, den Zielen und benötigten Materialien des Meetings und schicke sie ihnen im Vorfeld zu.

• Gleichermaßen kannst du im Anschluss des Meetings eine kurze mündliche Zusammenfassung geben, woraufhin die letzten Fragen geklärt werden können. Eine weitere Idee ist, ein Protokoll mit den wichtigsten Inhalten der Besprechung zu erstellen und sie jedem im Nachhinein zur Verfügung zu stellen.

Was benötige ich, um an einer Videokonferenz teilzunehmen?

Neben deinem Computer gibt es noch weitere Utensilien, die in deinem Homeoffice nicht fehlen dürfen.

Das Naheliegendste ist dabei eine stabile Internetverbindung. Besonders bei einem Onlinemeeting mit vielen Personen ist die Internetverbindung entscheidend für einen reibungslosen Ablauf. Teste deine Verbindung vorher und schließe bei Schwierigkeiten mit dem W-Lan das Lan-Kabel an.

Darüber hinaus benötigst du ein qualitativ hochwertiges Mikrofon und eine Kamera. Damit die Teilnehmer*innen des Meetings alles gut verstehen können, nutze nicht das Mikrofon deines Computers, sondern In-Ear-Kopfhörer oder ein Headset.

In-Ear-Kopfhörer sind von Vorteil, da sie kaum sichtbar sind und die Aufmerksamkeit nicht von dir wegziehen. Ein Nachteil kann sein, dass sie sich in den Haaren verfangen oder viel umher schwingen. Das führt zu unangenehmen Geräuschen. Vermeide aber dennoch große Over-Ear-Kopfhörer. Sie schützen dich zwar gut vor Außengeräuschen, wirken jedoch unseriös im Aussehen. Ein Headset bietet einen guten Ausgleich, da es sowohl im Aussehen als auch in der Wirkung stimmig ist.

Achte dennoch darauf, dass dein Mikrofon nur eingeschaltet ist, wenn du etwas beitragen willst. Damit verhinderst du störende Hintergrundgeräusche.

Suche dir einen geschlossenen Raum und versuche vor deiner Videokonferenz unnötige Geräuschkulissen auszuschließen. Du kannst beispielsweise einen Zettel an die Tür kleben, damit niemand klingelt oder deine Familienmitglieder über das Meeting in Kenntnis setzen, sodass keine Gefahr besteht, dass jemand die Besprechung unterbricht. Schalte dein Handy aus und kümmere dich darum, dass Sprachassistenten wie Alexa oder Siri nicht auf das Gesagte reagieren. Je mehr Ruhe du in deinen Gesprächsraum bringst, desto konzentrierter können deine Gesprächspartner*innen und du arbeiten.

Wenn du noch weitere Hilfsmittel benötigst, eventuell einen Taschenrechner oder ein Notizbuch, lege sie dir in Griffnähe bereit. Damit verhinderst du, das Meeting für die Suche zu unterbrechen. Stelle dir auch Wasser bereit, so kannst du zwischendurch einen Schluck trinken. Von Vorteil sind Getränke ohne viel Kohlensäure, da dabei keine Gefahr von unangenehmen Körpergeräuschen ausgeht.

Was ziehe ich bei einem Videocall an?

Die Kleidung scheint im ersten Augenblick weniger von Bedeutung zu sein, da das Bild im Onlinemeeting meistens auf den Oberkörper beschränkt ist. Dabei ist genau das Gegenteil der Fall. Der Fokus liegt auf einem minimalen Bereich des Körpers, wodurch die Kleidung eine große Wirkung auf die Glaubwürdigkeit einer Person haben kann. Wir haben hier für dich ein paar wertvolle Tipps zum Thema:

1. Trage Kleidung im Business oder Casual Stil. Damit wirkst du seriös auf deine Gesprächspartner*innen und wirst ernst genommen. Auch wenn nur der Oberkörper zu sehen ist, kann man nie ausschließen, dass man doch kurzzeitig aufstehen muss. In diesem Moment mit kurzer Hose, Jogginghose oder im schlimmsten Fall Boxershorts dazustehen wäre unangenehm. Vermeide das, indem du eine passende Hose trägst.
2. Wähle die richtigen Muster und Farben. Dein Oberteil sollte nicht in der gleichen Farbe wie der Hintergrund sein. Die Farben könnten verschwimmen und dich merkwürdig aussehen lassen. Auch auf Muster wie schmale Streifen oder kleine Karos solltest du verzichten, da diese im Bildschirm ein Flimmern erzeugen können. Eintönige kräftige Farben sind von Vorteil. Sie lassen dich lebendig wirken und geben deinem Auftreten die gewisse Ausstrahlung.
3. Achte auf deine Haltung. Auch die Sitzposition kann deine Kleidung verändern und zu unschönen Falten führen. Halte deinen Rücken aufrecht und lehne dich nicht zu sehr in deinen Stuhl hinein. Nutze am besten die Kamera an deinem Computer, um dein Aussehen vorher zu überprüfen.
4. Kontrolliere deinen Hintergrund. Während du deine Kleidung überprüfst, beobachte auf jeden Fall auch deinen Hintergrund. Wenn noch ablenkende Gegenstände zu sehen sind, kannst du diese noch in Ruhe verbergen. Halte deinen Hintergrund sauber und zeige nicht zu viel deines Privatlebens. Unser Tipp: Jedes Tool bietet auch neutrale Hintergründe an, probiere sie aus.
5. Darüber hinaus ist eine gute Beleuchtung wichtig. Setze dich am besten in natürliches Licht zum Beispiel vor ein Fenster. Achte jedoch darauf, dass die Sonne dich nicht blendet und nicht zu viele Schatten entstehen. Dein Gesicht sollte sehr gut für alle Teilnehmer*innen sichtbar sein.
6. Als letzter Hinweis für dein äußerliches Auftreten: Mehr lächeln! Deine Gesprächspartner*innen können leider deine Ausstrahlung und deine positive Körpersprache nur bedingt aufnehmen. Versuche deshalb mehr zu lächeln. Eine freundliche Ausstrahlung führt auch zu Freude beim Arbeiten.

Welches Videokonferenz-Tool ist DSGVO konform?

Bei den vielen Möglichkeiten, eine Videokonferenz zu gestalten, ist die meistgestellte Frage, wie man Onlinemeetings rechtssicher gestalten kann. Es stehen bereits mehrere beliebte Anwendungen in Kritik, weshalb wir die wichtigsten Aspekte zusammengefasst haben, auf die ihr bei der Wahl eures Videokonferenz-Tools achten solltet.

Videokonferenz-Tools sollten immer dem Nutzen entsprechen. Dabei geht es um deine individuelle Vorstellung, was die Anwendung können muss und worauf du gegebenenfalls verzichten kannst. Dabei ist es von Vorteil, sich an Erfahrungswerten zu orientieren, um einen vertrauenswürdigen Anbieter zu finden. Die wichtigsten Schlagworte zu Datenschutz bei Videokonferenzen sind Datentransfer, Datentransparenz, Aufbewahrungsfristen, Datenverschlüsselung und Profiling. Wie du grundsätzlich personenbezogene Daten nach der DSGVO schützt, erfährst du in diesem Beitrag.

Für Videocalls sind sogenannte “On-Premises-Lösungen” zu empfehlen. Dabei läuft die Software auf dem unternehmenseigenen Server und nicht beim Lizenzgeber. Damit kann der oder die Nutzer*in die Software selbst betreuen und sensible Daten verbleiben im eigenen System. Wenn dies nicht der Fall ist, sollte unbedingt ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem Softwareanbieter geschlossen werden. Darin wird vor allem vereinbart, dass die Daten nicht an Dritte weitergegeben oder für eigene Zwecke verwendet werden. Das gilt speziell auch für Anbieterunternehmen außerhalb der EU. Der Hauptsitz deines Videokonferenz-Tools sollte sich vorzugsweise innerhalb der Europäischen Union befinden. Stehen die Server innerhalb der EU, gilt für den Anbieter die DSGVO des Europäischen Rates und du kannst sicher sein, dass deine Daten z. B. nicht an Dritte weitergegeben werden dürfen.

Die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit hat eine Prüfung verschiedener Videokonferenz-Tools durchgeführt. Mit einem Ampelsystem wurde dabei die Rechtsschutzkonformität verschiedener Videokonferenzdienste bewertet. Gängige Videokonferenzsysteme wie Microsoft Teams, Zoom, TeamViewer oder Cisco Webex erhielten alle eine mangelhafte Bewertung ( “rote Ampel”). Dazu muss man erwähnen, dass diese Anbieter ihren Server-Standort in der USA haben und somit sich „meistens“ nicht vollständig an die Richtlinien des Europäischen Rats halten. Im Vergleich wurden die Dienste Tixeo Cloud, BigBlueButton und Wire mit einer “grünen Ampel” bewertet.

Datenschützer*innen sprechen vor allem Bedenken gegenüber amerikanischen Geheimdiensten und Microsoft aus. Aus einem Artikel im Handelsblatt geht jedoch hervor, dass die Dienste trotz der Kritik nutzbar sind, solange technische und organisatorische Vorkehrungen getroffen werden. Ein perfektes Videokonferenz-Tool existiert zwar noch nicht, dennoch kannst du auf deine eigenen Anforderungen entsprechend eingehen und etwas für dich passendes auswählen.

Was kann ich für den Schutz meiner Daten tun?

Du selbst kannst ebenso zum Schutz deiner Daten beitragen. Nutze dafür zum Beispiel eine eindeutige Besprechungs-ID für dein Meeting, die nicht öffentlich sichtbar ist. Erstelle zudem Kennwörter und lade deine Gesprächspartner*innen mit URLs ein. Diese sind meist nicht leicht herauszufinden. Warne deine Beschäftigten vor Phishing Mails und kennzeichne Einladungen entsprechend. Falls du eine Videokonferenz aufzeichnen möchtest, müssen alle Teilnehmer*innen einverstanden sein und die Möglichkeit haben, noch auszutreten. Behalte außerdem die Anzahl der Teilnehmer*innen im Blick, sodass du bei Unstimmigkeiten Fremde erkennst und ausschließen kannst.

Wir helfen dir gerne bei deinen Fragen

Doch nicht nur der Datenschutz, sondern auch die Vorschriften zum Arbeitsschutz müssen im Homeoffice eingehalten werden. Auch hier besteht die Pflicht zur Durchführung von Gefährdungsbeurteilungen und Unterweisungen.

Auf unserer Plattform SMART CAMPUS findest du diese in digitaler Form. Auch Online-Trainings und relevante Basis-Unterweisungen sowie einen organisierten Überblick über anstehende Aufgaben, Fälligkeiten sowie Verantwortlichkeiten der Arbeitssicherheit und Arbeitsmedizin bekommst du hier. Gerne stellen wir dir SMART CAMPUS und seine Vorteile für dein Unternehmen – u.a. niedrige Kosten, Zeitersparnis und einen Überblick über den Ausbildungsstand deiner Mitarbeiter*innen – persönlich vor. Auch gerne per Videocall.

Beitragsbild: © Shutterstock, Andrey_Popov