Konstruktives Feedback Feedbackgespräch: So wird es erfolgreich

Manchmal ist die Selbstwahrnehmung von Arbeitnehmer*innen weit von der Realität entfernt. Genauso gilt oftmals, dass es auch auf der Seite von Arbeitgeber*innen hier und dort Verbesserungspotenzial gibt. Wie so oft im Leben kommt es dabei auf die richtige Kommunikation an. Wenn über Reibungspunkte und Erwartungen nicht gesprochen wird, wie soll sich dann etwas ändern? Doch wie gehst du am besten an ein Feedbackgespräch heran? Wie wird ein solches aufgebaut und was sind absolute No-Gos? Wir sehen uns das Ganze mit dir gemeinsam an.

Das erfährst du in diesem Beitrag:

Was versteht man unter einem Feedbackgespräch?

Feedbackgespräche sind ein bedeutendes Instrument zur Förderung und Überprüfung der Leistung von Mitarbeiter*innen in Unternehmen. In der Regel finden sie in festgelegten Intervallen zwischen dir und deinen Mitarbeiter*innen statt. Sie bieten die Möglichkeit, die aktuelle fachliche und persönliche Arbeitssituation im Unternehmen sowie Kritik, Lob und Entwicklungsmöglichkeiten zu besprechen.

Das englische Wort Feedback, das übersetzt “Rückmeldung” bedeutet, impliziert im beruflichen Kontext jedoch keine Einseitigkeit. Neben der Mitarbeiterbeurteilung durch den/die Arbeitgeberin dürfen auch Arbeitnehmer*innen Kritik, positive Anmerkungen und Wünsche an ihre Vorgesetzten herantragen.

Welche verschiedenen Formen von Feedbackgesprächen gibt es?

Es gibt verschiedene Formen von Gesprächen im Arbeitsleben, je nach Teilnehmer*innen und Inhalten. Eine klassische Form ist das Feedbackgespräch zwischen Führungskräften und Arbeitnehmer*innen, welches oft eine Mitarbeiterbeurteilung beinhaltet. Manche Unternehmen ermöglichen Mitarbeitenden auch, Feedback an ihre Vorgesetzten zu geben, meist in Gruppen oder anonym.

Weitere Arten von Mitarbeitergesprächen sind Austritts- oder Kündigungsgespräche, Gespräche nach Auszeiten, Gespräche zu Elternzeit oder Mutterschutz, Abmahnungs- und Konfliktgespräche, Beförderungsgespräche, Beratungsgespräche, Gehaltsverhandlungen und Gruppen-Feedbackgespräche.

Wann ist der beste Zeitpunkt für ein Feedbackgespräch?

Je nach Art des Feedbackgesprächs variiert der passende Zeitpunkt. Ein klassisches Feedbackgespräch sollte regelmäßig zu bestimmten Zeitpunkten mehrmals im Jahr wiederholt werden, um Hemmschwellen abzubauen und Routine zu schaffen. Weitere Feedbackgespräche können je nach Bedarf und Anlass stattfinden, wie beispielsweise vor Abschluss eines Projekts, bei Konflikten oder Kritik. Es ist jedoch nicht notwendig, diese Gespräche lange im Voraus zu planen.

Weshalb solltest du Feedbackgespräche führen?

Regelmäßige Feedbackgespräche zwischen Vorgesetzten und Mitarbeiter*innen wirken sich positiv auf die Selbstwahrnehmung aus und steigern die Effizienz im Unternehmen. Sie helfen, Konflikte zu lösen und steigern die Motivation durch Lob und Würdigung der Leistungen. Außerdem können Fehler im Arbeitsalltag reflektiert und korrigiert werden, was zur Weiterentwicklung von Mitarbeiter*innen und Führungskräften beiträgt und die Teamarbeit stärkt. Feedbackgespräche sind somit ein wichtiges Instrument zur Erfolgskontrolle. Außerdem ist der gegenseitige Austausch wichtig für deine Planung: Wenn du weißt, welches Ziel Mitarbeitende innerhalb ihrer Position verfolgen, kannst du sie auch zielgerichteter fördern.

Wie bereitest du dich richtig auf Feedbackgespräche vor?

So wie deine Mitarbeiter*innen sich sicherlich vorher überlegen, worüber sie mit dir sprechen wollen, musst auch du einige Vorbereitungen treffen.

Dazu gehören:

• Einen festen Termin bestimmen.
• Abstimmung über den Ort
• Ziel des Gesprächs und die Form festlegen.
• Im Falle eines Online-Gesprächs muss der Link mit allen notwendigen Informationen rechtzeitig verschickt werden.
• Vorbereitung mithilfe von Beurteilungen, der Personalakte und, falls vorhanden und notwendig, Protokollen aus vergangenen Gesprächen.
• Bei Gruppengesprächen müssen die anderen Teilnehmenden informiert werden.
• Die Protokollierung des Gesprächs vorzubereiten.
• Die inhaltliche Vorbereitung auf das Gespräch und Notizen verfassen.
• Abstimmung mit Teamleitungen und anderen Vorgesetzten, deren Einschätzungen und Beurteilungen wichtig sind.

Wie ist der Ablauf eines Feedbackgespräches?

Ein Feedbackgespräch kannst du mit einer freundlichen Begrüßung und etwas Smalltalk beginnen, um Aufregung oder Unbehagen zu mildern. Anschließend wird die aktuelle Arbeitssituation besprochen, einschließlich der anstehenden Projekte, erreichten Ziele und Erfolge. Mitarbeiter*innen haben die Möglichkeit, ihre Meinung zu äußern und Vorschläge zur Verbesserung der Arbeitsabläufe einzubringen.

Danach folgt die Mitarbeiterbeurteilung, in der die Führungskraft konstruktive Kritik, Potenzial für Verbesserung sowie Lob äußern kann. Deine Mitarbeiter*innen können ihre Angelegenheiten und Probleme ansprechen und auch Feedback zum Team oder zur Führungskraft geben. Gemeinsam können Lösungen gesucht werden.

Neue Aufgaben und Zielanpassungen, um die Potenziale der Mitarbeiter*innen optimal zu nutzen und deren Weiterentwicklung zu fördern, werden abschließend besprochen. Dabei werden sowohl die Wünsche der Angestellten als auch die Vorstellungen des Unternehmens berücksichtigt.

Wie endet ein Feedbackgespräch?

Zum Ende des Feedbackgesprächs sollten die wichtigsten Aspekte zusammengefasst und eventuelle Fragen geklärt werden. Es empfiehlt sich, ein Protokoll zu führen, welches am Ende von beiden Seiten unterschrieben wird und bei der Nachbereitung hilft.

Ein freundliches Dankeschön und Lob für die erfolgreiche Arbeit können das Gespräch motivierend abschließen. Ziel sollte sein, optimistisch in die Zukunft zu blicken und gemeinsam an der Erreichung der Ziele zu arbeiten.

Wie viel Zeit solltest du dir für ein Feedbackgespräch nehmen?

Bei der Dauer des Feedbackgesprächs kommt es ebenfalls auf die Art des Gesprächs an. Für klassische Feedbackgespräche sollte ausreichend Zeit für Vorbereitung und Diskussion der wichtigsten Themen eingeplant werden, idealerweise eine halbe bis ganze Stunde.

Spontane Gespräche können kurzfristig geplant und schnell durchgeführt werden, oft reichen 5-10 Minuten. Auch hierfür sollte man sich jedoch in ein Büro begeben und nicht zwischen Tür und Angel sprechen.

Konfliktgespräche können länger dauern, insbesondere wenn es um Überlastung oder schwierige Situationen geht. In diesen Fällen ist es wichtig, sich genügend Zeit zu nehmen und gemeinsam nach Lösungen zu suchen.

Welche Fragen kannst du deinen Mitarbeitenden bei einem Feedbackgespräch stellen?

Es kommt natürlich darauf an, in welcher Branche du arbeitest, welche Zuständigkeiten deine Mitarbeiter*innen haben und welchen Themen für das Feedbackgespräch besonders wichtig sind. Trotz dieser individuellen Faktoren gibt es Feedbackfragen, die allgemeingültig sind und die du dir für deine Vorbereitung notieren kannst.

• Wie empfinden Sie das Arbeitsklima?
• Gibt es etwas, das Sie beschäftigt?
• Läuft es in Ihrem Team gut?
• Wie würden Sie Ihre Leistung selbst einschätzen?
• Was funktioniert gut und wo gibt es noch Verbesserungsbedarf?
• Gibt es etwas, das wir in der Führungsebene verbessern können?
• Möchten Sie sich fortbilden oder weiterentwickeln?
• Wie können wir Sie dabei unterstützen?

Was solltest du beim Feedbackgeben beachten?

Zunächst einmal ist es wichtig, den richtigen Ton anzuschlagen. Wenn es Kritik zu äußern gibt, tue dies sachlich, klar und verständlich. Dafür bietet es sich an, mithilfe von “Ich-Botschaften” zu kommunizieren, also deinem Gegenüber mitzuteilen, wie du welchen Sachverhalt empfunden hast. Darauf kann dein*e Mitarbeiter*in dann wiederum reagieren.

Eine weitere bekannte Vorgehensweise ist das sogenannte Sandwich-Prinzip. Dies bedeutet, dass du zunächst ein Lob äußerst, dann Kritik und diesen Abschnitt des Gesprächs mit etwas Positivem abschließt. Natürlich musst du auch nicht immer stringent nach diesem Prinzip vorgehen. Sonst könnte es so wirken, als ob du nur mit etwas Positivem beginnst, um danach Kritik zu äußern.

Du solltest in allem, was du mitteilst, offen und ehrlich sein. Gleichzeitig sollte dein Feedback fundiert sein und sich nicht auf Aussagen berufen, die Dritte getroffen haben. Deine Rückmeldung musst du also immer auch selbst verifizieren können. Wichtig ist in dem Zusammenhang auch, dass dein Feedback spezifisch und nachvollziehbar ist. Sollte es Bedarf für ein Konfliktgespräch geben, ist es empfehlenswert, dies in einem anderen Rahmen stattfinden zu lassen.

No-Gos: Das solltest du bei einem Feedbackgespräch vermeiden

Neben den eben genannten Aspekten, die Feedbackgespräche erfolgreich machen, gibt es umgekehrt auch Vorgehensweisen, die du auf jeden Fall vermeiden solltest.

• Nicht auf Augenhöhe kommunizieren
  Um ein konstruktives Feedbackgespräch zu führen, das beide Parteien am Ende weiterbringt, ist es wichtig, dass Mitarbeiter*innen nicht das Gefühl haben, im Gespräch unterlegen zu sein und ihre Meinung nicht sagen zu dürfen. Das Feedbackgespräch sollte ein geschützter Raum sein, in dem respekt- und vertrauensvoll kommuniziert wird.
• Einen Monolog halten
  Der Gesprächsanteil beider Parteien sollte ausgewogen sein. Sowohl du als auch deine Mitarbeiter*innen sollten sich gehört fühlen und am Ende zufrieden feststellen können, dass alle Punkte, die euch wichtig waren, angesprochen wurden.
• Schlecht über andere Mitarbeiter*innen reden
  Es sollte selbstverständlich sein, dass in einem Feedbackgespräch – und auch sonst – nicht abfällig über Kolleg*innen oder deren Leistungen gesprochen wird. Das ist nicht nur das Gegenteil eines netten Umgangs miteinander, sondern auch unprofessionell und lässt dich als Arbeitgeber*in in einem schlechten Licht dastehen.
• Sich nicht auf das Feedbackgespräch vorbereiten
  Damit sowohl du als auch deine Mitarbeiter*innen so viel wie möglich aus dem Feedbackgespräch mitnehmen könnt, ist es wichtig, dass du eure Unterhaltung, beispielsweise mit den oben genannten Tipps, gut vorbereitest.

Deutsche Mittelstandsschutz: Sicherheit in allen Belangen

Kommunikation ist das A und O – im Privat- und Arbeitsleben. Wir hoffen, dass wir dir einen Überblick über die wichtigsten Aspekte im Hinblick auf Feedbackgespräche geben konnten. Wenn du Fragen zur Arbeitssicherheit und Arbeitsmedizin im Unternehmen hast, kannst du uns jederzeit gerne kontaktieren oder dir ein Angebot einholen, sodass wir auch in diesem Bereich alle risikobehafteten Unsicherheiten aus dem Weg räumen können. Für Neuigkeiten folge uns auch gerne auf LinkedIn.

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