Mitarbeiterkommunikation richtig angehen Interne Kommunikation: So gelingt es in deinem Unternehmen

Effiziente interne Kommunikation ist das Fundament für jeglichen Erfolg und das Wohlbefinden deines Unternehmens. Dabei werden nicht nur klare Anweisungen und Ziele kommuniziert, sondern es fördert auch die Unternehmenskultur und ein höheres Vertrauen in deinem Unternehmen. Korrekt angewandte Kommunikationsstrategien und Tools sind notwendig für eine ideale Zusammenarbeit. In diesem Beitrag werden wir dir zeigen, was interne Kommunikation ist und wie du sie gezielt für eine erfolgreiche Unternehmenskultur anwenden kannst.

Das erfährst du in diesem Beitrag:

Was ist interne Kommunikation?

Mitarbeiterkommunikation ist ein Konzept der sogenannten ‘Corporate Communication’ und umfasst sämtliche Prozesse, die zum Austausch in deinem Unternehmen beitragen. Das beinhaltet jeglichen Informations- bzw. Wissensaustausch zwischen Mitarbeiter*innen und/oder Führungskräften. Das heißt, nicht nur formelle, sondern auch informelle Interaktionen sind Bestandteil der internen Kommunikation. So ist es wichtig, den verbalen und nonverbalen Informationsaustausch im Unternehmen zu fördern.

Warum ist interne Unternehmenskommunikation so wichtig?

Kompetente Kommunikation ist der Grundstein für jedes gut geführte Unternehmen. Es trägt zur Transparenz im Unternehmen bei, wodurch die Motivation und die Zufriedenheit deiner Mitarbeiter*innen gestärkt wird. So sind Mitarbeiter*innen produktiver und es steigert die allgemeine Unternehmensstruktur positiv. Teamarbeit und Krisenmanagement werden gestärkt, durch die Kommunikation von klaren Zielen.

4 Säulen der internen Kommunikation

Die interne Kommunikation besteht aus 4 Säulen, welche den Grundstein für einen guten Austausch zwischen Arbeitgeber*innen und Arbeitnehmer*innen darstellt:

1. Informationsverbreitung: Hier fließen die Informationen in eine Richtung aus der Führungsebene. Dabei muss gewährleistet werden, dass relevante Unternehmensinformationen klar kommuniziert werden. Es steht Transparenz im Vordergrund und dass alle Mitarbeitenden relevante Informationen vermittelt bekommen.
   
2. Dialog: Beim Dialog ist es wichtig, dass ein Austausch zwischen Mitarbeiter*innen und Führungskräften sowie unter den Mitarbeiter*innen selbst geschieht. Etwa durch Mitarbeitergespräche, Feedback und interne Chats.
   
3. Motivation: Um deine Belegschaft zu motivieren, ist eine gute interne Kommunikation vonnöten, um auf spezifische Wünsche eingehen zu können. Eine hohe Mitarbeitermotivation wird unter anderem erreicht durch Anerkennung bei guter Leistung und Einbindung in Entscheidungsprozesse. Anerkennung kannst du durch verschiedene Methoden vermitteln, je nachdem, was die individuellen Mitarbeitenden bevorzugen. So kann eine Gehaltserhöhung, ein aufrichtiges Loben oder die Förderung der Talente, Arbeitnehmer*innen motivieren.
   
   Motivierte Mitarbeiter*innen tragen zu einer geringeren Fluktuation bei und verhindert einen Wissensverlust. Außerdem ist bei einer hohen Motivation gewährleistet, dass Arbeitnehmer*innen und Arbeitgeber*innen auf gleiche Ziele hinarbeiten. Damit wird der Kommunikationsaustausch zielgerichteter und es wird sich eher auf das Erreichen der Ziele konzentriert, anstatt auf weniger relevante Themen.
   
4. Wissenstransfer: Um einen Wissenserhalt im Unternehmen zu gewährleisten, sollte untereinander Wissen transferiert werden. Falls Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, wäre es schade und nicht nachhaltig, wenn das Wissen verloren geht. Durch regelmäßigen Wissensaustausch kann dieses Wissen jedoch bewahrt werden.

Tools und Methoden für effiziente interne Kommunikation

Um eine Grundlage für gute Kommunikation innerhalb des Unternehmens zu schaffen, sind Tools und Methoden unerlässlich:

Meetings

Ein regelmäßiger Austausch, ob digital via Zoom oder im Office, ist entscheidend für einen effizienten Austausch zwischen Mitarbeiter*innen in deinem Unternehmen. Sei es Updates zu teilen oder das Koordinieren von Projekten. Meetings untereinander sind hierbei Bestandteil der täglichen Kommunikation.

Digitale Chats

Plattformen wie Slack oder Microsoft Teams ermöglichen den unkomplizierten Austausch untereinander. Zudem fördert es auch die Zusammenarbeit im Team sowie eine schnelle und unkomplizierte Kommunikation.

Projektmanagement-Tools

Zum produktiven Arbeiten in deinem Unternehmen sind Tools wie Trello oder Wrike nützlich. Jede*r Mitarbeiter*in hat zugeteilte Aufgaben. So kannst du schnell überblicken, wie der Fortschritt der einzelnen Aufgaben ist. Das steigert nicht nur die Transparenz, sondern auch die Produktivität.

Workshops und Seminare

Veranstaltungen, welche die fachliche und persönliche Weiterbildung deiner Mitarbeiter*innen fördern, steigern das allgemeine Wissen im Unternehmen. Zudem wird das Teamgefühl und die Zusammengehörigkeit erhöht.

Mitarbeitergespräche und anonymisiertes Feedback

Ein regelmäßiger Austausch oder anonymes Feedback zwischen Führungsebene und Mitarbeitenden hilft dabei, die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen. Es dient als Rückmeldung beider Parteien und trägt dazu bei, Missverständnisse zu vermeiden, die Zusammenarbeit zu stärken und ein offenes, vertrauensvolles Arbeitsumfeld zu schaffen.

Was sind häufige Fehler bei Mitarbeiterkommunikation?

Nicht immer ist es einfach für Unternehmen die Mitarbeiter*innen kommunikativ abzuholen. Besonders bei Generationsunterschieden oder falsch angewandten Methoden kann es häufiger zu Missverständnissen kommen. Hier sind einige Fehler, welche du im Informationsaustausch mit deinem Arbeitnehmerinnen vermeiden solltest:

Die Bedürfnisse der Mitarbeitenden nicht kennen

Während ältere Mitarbeiter*innen eher formellere und traditionelle Kanäle bevorzugen, würden jüngere vielleicht eher digitale Kanäle bevorzugen. Hier ist es wichtig, das Feedback und die Meinung der Mitarbeitenden zu verstehen, um herauszufinden, welche Bedürfnisse sie haben, um ein zufriedenes Umfeld zu gewährleisten.

Eine Top-Down Kommunikation führen

Eine einseitige, sogenannte „Top-Down“, Mitarbeiterkommunikation, bei der jegliche Informationen nur von der Führungsebene an die Mitarbeiter*innen fließen, sollte vermieden werden. Dies kann die Arbeitnehmer*innen demotivieren, da sie sich nicht gehört oder wertgeschätzt fühlen. Eine effektive interne Kommunikation erfordert daher einen zweigleisigen Ansatz, der sowohl Raum für Feedback von Mitarbeiter*innen als auch klare Anweisungen und Informationen von oben nach unten bietet. Es ist entscheidend, dass alle Mitarbeiterinnen das Gefühl haben, dass ihre Meinungen zählen und dass sie einen aktiven Teil der Unternehmensgemeinschaft bilden.

Eine Informationsüberflutung schaffen

Eine klare und effiziente Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg. Überflutung mit Informationen kann dazu führen, dass wichtige Botschaften übersehen werden. Informationen sollten gezielt und verständlich kommuniziert werden. So sollten beispielsweise digitale Instant-Messaging-Tools gut strukturiert sein, damit deine Mitarbeitenden die wichtigsten Informationen immer mitbekommen. Aber es sollte auch Raum gelassen werden für spaßige Chats, für ein besseres Teamgefühl. Mach dir Gedanken, wie du die wirklich wichtigen Informationen übermitteln kannst, wie durch einen News Channel. Aber vergiss dabei nicht, auch zwanglose Chats für Small Talk zu integrieren, um die Teamdynamik zu stärken.

Eine Intransparente Verständigung untereinander

Transparenz ist essenziell in der Kommunikation. Mitarbeitende sollten über wichtige Entscheidungen und Änderungen zeitnah informiert werden. Verzögerungen oder Widersprüche in der Kommunikation können Vertrauen und Moral schädigen.

Wandel der Kommunikationstechnologien

Interne Kommunikation befindet sich im starken Wandel, geprägt durch neue Technologien und Trends. Der Übergang zu schnell konsumierbaren Inhalten, auch „snackable“ Content genannt, spiegelt die veränderten Konsumgewohnheiten wider. Mitarbeiter*innen bevorzugen Informationen, die leicht zugänglich, verständlich und in kurzen Abschnitten vermittelt werden.

Um diesen Wandel der Kommunikationstechnologien in deinem Unternehmen einzubinden, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Unter anderem durch Gamification, welches spielerisch Mitarbeitende motiviert, etwa durch das Sammeln von Punkten bei der Teilnahme einer Online-Schulung. Auch Emojis und GIFs, beispielsweise in Chats, können deine tägliche Kommunikation auflockern. Außerdem setzen Unternehmen zunehmend auf interne Influencer*innen, die etwa durch das Teilen von Behind-the-Scenes-Content auf Instagram die Unternehmenskultur authentisch vermitteln.

Diese und weitere Trends bieten deinem Unternehmen die Chance, neue Kommunikationstechnologien und Methoden auszuprobieren, um die Zufriedenheit und Motivation der Arbeitnehmer*innen zu fördern.

Remote-Arbeit und Kommunikation

Remote-Arbeit hat die Weise wie wir arbeiten grundlegend verändert. Ohne digitale Meetings und Chats geht es in den meisten Unternehmen nicht mehr. Hier ist eine der größten Herausforderungen, die du in deinem Unternehmen bewerkstelligen musst, Mitarbeitenden, trotz räumlicher Distanz, ein Teamgefühl zu geben. Dabei sind Tools, wie Slack und Trello, der Schlüssel zu einer reibungslosen Kommunikation. Gleichzeitig erfordert die Fernarbeit klare Kommunikationsrichtlinien und regelmäßige Check-ins, um Isolation zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle Teammitglieder auf dem gleichen Stand sind. Von überall müssen die Informationen zugreifbar sein. Ein gut strukturierter Tagesablauf ist auch sinnvoll für die Sicherstellung der Motivation und Zielsetzungen deiner Mitarbeiter*innen. Schaue dir gerne dazu unseren Beitrag über Arbeitszeitmodelle an.

Worauf musst du, laut dem Betriebsverfassungsgesetz, achten?

Laut dem Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) ist jedes Unternehmen dazu verpflichtet, eine interne Kommunikation zu gewährleisten. Kommunikationspflicht gilt für einzelne Arbeitnehmer*innen, mit der ganzen Belegschaft, mit dem Betriebsrat sowie dem Wirtschaftsausschuss. Hier sind die wichtigsten Gesetze für dich im Überblick:

• Gemäß § 43 Abs. 2 und § 110 BetrVG: Informationspflicht gegenüber allen Arbeitnehmer*innen zu wesentlichen betrieblichen Angelegenheiten, falls ein Betriebsrat vorhanden ist. So solltest du einmal in jedem Kalenderjahr deine Belegschaft über die wirtschaftliche Situation und Entwicklung des Unternehmens unterrichten.

• Gemäß §§ 74 Abs. 1, 80 Abs. 3, 90 und 111 BetrVG: Informations- und Kommunikationspflicht gegenüber dem Betriebsrat (falls dieser vorhanden ist) über betriebliche Änderungen, wirtschaftliche Entwicklung und geplante organisatorische Maßnahmen.

• Gemäß §§ 81-83 BetrVG: Du hast als Arbeitgeber*in die Verantwortung, dass deine Arbeitnehmer*innen über ihre Aufgaben, Gefahren am Arbeitsplatz und wichtige Unterlagen informiert sind.

• Gemäß § 106 BetrVG: Informations- und Beratungspflicht gegenüber dem Wirtschaftsausschuss bezüglich wirtschaftlicher Angelegenheiten, falls dein Unternehmen mehr als einhundert Arbeitnehmer*innen ständig beschäftigt.

Es ist wichtig, sich über genaue unternehmerische Verpflichtungen als Arbeitgeber*in zu informieren, um rechtliche Anforderungen zu gewährleisten und ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen.

Wir helfen dir dabei, abgesichert zu sein!

Die Arbeitswelt und der Arbeitsschutz müssen nicht immer kompliziert sein. Eine kluge interne Kommunikation ist entscheidend für den Erfolg deines Unternehmens. Unsere Lösungen helfen dir dabei, alle rechtlichen Anforderungen zu erfüllen. Bei Themen wie Arbeitssicherheit und Arbeitsmedizin können wir dir zur Seite stehen.

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