Tipps für Unternehmer So führst du ein erfolgreiches Jahresgespräch
Das Jahresgespräch mit deinen Mitarbeitern steht an und sorgt auf Arbeitnehmerseite oftmals für Nervosität. Auch als Arbeitgeber musst du einiges beachten, damit das Gespräch für beide Seiten erfolgreich läuft. Bei uns erfährst du mehr.
Einmal im Jahr steht ein Gespräch mit deinen Mitarbeitern an. Die meisten Arbeitgeber führen es entweder am Ende oder am Anfang eines Jahres. Dabei stellt sich die Frage: Was genau beinhaltet ein solches Gespräch eigentlich und wie läuft es ab? Damit das Gespräch mit deinen Mitarbeitern nicht nach hinten losgeht und mehr Schaden als Nutzen bringt, haben wir uns das Thema für dich etwas genauer angesehen.
Welches Ziel hat das Jahresgespräch?
Das vorrangige Ziel eines Jahresgesprächs mit den Mitarbeitern ist es, über die vergangenen zwölf Monate zu reflektieren. Was ist gut gelaufen und wo gibt es Verbesserungspotenzial? Es gilt auch, über Probleme zu sprechen, die im letzten Jahr aufgekommen sind. Das können sowohl Problematiken sein, die mit der Arbeitsweise deines Mitarbeiters zu tun haben als auch solche, die das Unternehmen im Allgemeinen betreffen. Außerdem hat dein Mitarbeiter im Jahresgespräch auch einmal die Möglichkeit, über Dinge zu sprechen, die ihm oder ihr vielleicht auf der Seele liegen.
Warum sind Mitarbeitergespräche wichtig?
Die Relevanz von jährlichen Mitarbeitergesprächen sollten aus mehreren Gründen nicht unterschätzt werden. Wird ein Gespräch gut und konstruktiv geführt, hat es das Potenzial, die Zufriedenheit deiner Mitarbeiter zu steigern, denn das Gespräch ist eine gute Möglichkeit, um Unstimmigkeiten beziehungsweise Unzufriedenheiten zu klären. Dadurch wird sich dein Mitarbeiter automatisch wieder wohler an seinem Arbeitsplatz fühlen. Außerdem solltest du das Gespräch nutzen, um die Arbeit deiner Mitarbeiter wertzuschätzen. Das sorgt für neue Motivation und Aufschwung für das neue Arbeitsjahr.
Generell spielt die Zufriedenheit deiner Mitarbeiter eine entscheidende Rolle, die du niemals unterschätzen solltest. Wer mit seiner Arbeit zufrieden ist, arbeitet effektiver und ist motiviert, sich fürs Unternehmen einzusetzen – zum Beispiel in Form von Überstunden, wenn dies einmal notwendig ist. Unser Tipp: In diesem Beitrag erfährst du mehr darüber, wie du eine gute Arbeitsatmosphäre schaffst und für mehr Spaß bei der Arbeit sorgen kannst.
Welche Fragen liegen dem Gespräch zugrunde?
Kommen wir zu der Frage, wie man ein Mitarbeitergespräch aufbaut. Wir haben dir einen Fragenkatalog zusammengestellt, auf dessen Basis du das Gespräch aufbauen kannst:
- Welche Arbeitsziele wurden im letzten Jahr verfolgt und gab es eine Priorisierung?
- Wie konnte der Erfolg der Arbeit gesteigert werden?
- Was war bei der Erfüllung der Arbeitsaufgaben hinderlich?
- Welche Fähigkeiten konnte der Mitarbeiter zur Umsetzung seiner Aufgaben einsetzen und welche nicht?
- Welche Erwartungen hat der Mitarbeiter an seine berufliche Weiterentwicklung?
- Konnte das Unternehmen den Mitarbeiter in seinem Wunsch nach Weiterbildung unterstützen und wenn nicht, wie kann man es in der Zukunft besser machen?
- Gibt es weitere Tätigkeiten, für die der Mitarbeiter eingesetzt werden könnte?
- Gibt es zukünftige Ziele und Aufgaben, die der Mitarbeiter für wichtig erachtet?
- Was möchte der Mitarbeiter außerdem in diesem Gespräch thematisieren?
Anlassbezogene und institutionalisierte Mitarbeitergespräche
Hast du schon einmal etwas von anlassbezogenen und institutionalisierten Mitarbeitergesprächen gehört? Bei letzteren handelt es sich um Mitarbeitergespräche, die in regelmäßigem Zeitraum angesetzt werden. Damit gehört auch das Jahresgespräch mit deinen Mitarbeitern zu den institutionalisierten Gesprächen.
Und worum handelt es sich bei anlassbezogenen Mitarbeitergesprächen? Wie die Bezeichnung schon vermuten lässt, geht es dabei um Gespräche, die aufgrund eines aktuellen Ereignisses einberufen werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob du oder deine Mitarbeiter um das Gespräch bitten. Anlässe für ein solches Gespräch gibt es zahlreiche:
- Veränderungen in den Arbeitsprozessen
- Fehlverhalten, das Übergehen und Nichteinhalten von Vorschriften
- Arbeitsunfälle
- Konfliktsituationen
- Leistungsbeurteilungen von Mitarbeitern (das betrifft sowohl besonders gute als auch besonders schlechte Arbeitsergebnisse)
- Optimierungsvorschläge
- die langwierige Krankheit eines Mitarbeiters
Können Mitarbeiter das Gespräch verweigern?
Kommen wir zu einem interessanten Szenario: Nehmen wir einmal an, dass du das jährliche Mitarbeitergespräch angesetzt hast und ein Mitarbeiter sich – aus welchen Gründen auch immer – weigert, an dem Gespräch teilzunehmen. Die Frage ist nun: Wie sieht es arbeitsrechtlich aus? Darf der Mitarbeiter das Gespräch einfach so verweigern? Die Antwort auf diese Frage ist ganz klar ein Nein. Du hast als Arbeitgeber das Recht, deine Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt zu einem arbeitsbezogenen Gespräch unter vier Augen aufzufordern. Wenn ein Mitarbeiter sich weigert, handelt es sich um einen Pflichtverstoß des Arbeitsvertrages.
Unsere Tipps für ein erfolgreiches Jahresgespräch
Zum Abschluss möchten wir euch nun noch mit vier wertvollen Tipps versorgen, die das Jahresgespräch mit euren Mitarbeitern zu einem Erfolg machen.
- Gute Vorbereitung ist das A und O
Wenn man das Wort Mitarbeitergespräch hört, denkt man immer zuerst daran, dass sich die Arbeitnehmer vorbereiten sollten, um sich vor dem Chef oder der Chefin möglichst gut zu präsentieren. Allerdings sollten die Vorbereitungen nicht nur vonseiten des Arbeitnehmers, sondern auch von dir getroffen werden, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Zunächst einmal ist es wichtig, dass du genügend Zeit einplanst. Du solltest dir für jeden einzelnen Mitarbeiter ausreichend Zeit nehmen und nicht das Gefühl vermitteln, dass du das Ganze so schnell wie möglich hinter dich bringen möchtest. Außerdem lassen sich die Themen eines ganzen Jahres auch nicht innerhalb von fünf Minuten abhaken.
Idealerweise gehört zu einer guten Planung auch das Vorlegen eines festen Ablaufs für das Gespräch. Wenn du ein Protokoll vorbereitet hast, anhand dessen du das Gespräch führst, kann kein wichtiger Punkt vergessen werden. Diesen Ablauf solltest du auch deinen Mitarbeitern im Voraus zukommen lassen, damit sie die Chance haben, sich bestmöglich auf das Gespräch vorzubereiten.
Ein weiterer wichtiger Punkt in Bezug auf die Gesprächsvorbereitung besteht darin, dass du dir über jeden einzelnen Mitarbeiter Gedanken machst. Hat er oder sie die Aufgaben zufriedenstellend erfüllt? Wo gibt es noch Verbesserungspotenzial? Je intensiver du dich mit solchen Fragen beschäftigst, desto besser und hilfreicher wird auch dein Feedback für deine Mitarbeiter sein. - Kommunikation auf Augenhöhe
Auch bei einem Mitarbeitergespräch macht der Ton ganz eindeutig die Musik. Du solltest unbedingt dafür sorgen, dass die Gesprächsatmosphäre angenehm ist. Wenn ein Arbeitgeber seine Mitarbeiter die strengen Unternehmenshierarchien spüren lässt, werden diese sich kaum trauen, Probleme anzusprechen. Du solltest ebenfalls vermeiden, deinen Mitarbeitern Vorwürfe zu machen oder laut zu werden. Das Zauberwort heißt hier ganz eindeutig: konstruktive Kritik!
Versetze dich in deinen Mitarbeiter und bringe seiner Arbeit Interesse entgegen. Am besten ist es, wenn du am Anfang erst einmal nur zuhörst und dir vom vergangenen Arbeitsjahr berichten lässt. Anschließend kannst du nachhaken, ob es Probleme gegeben hat und wenn ja, ob sich auch Lösungen gefunden haben. Gerade Konflikte und eine schlechte Stimmung unter den Mitarbeitern sind für dich als Arbeitgeber gar nicht immer zu spüren. Deshalb ist es wichtig, das Gespräch zu nutzen, um nach dem Arbeitsklima zu fragen.
Und noch ein wichtiger Tipp: Sei selbstkritisch. Für eine gute Arbeitsatmosphäre muss es deinen Mitarbeitern auch erlaubt sein, Kritik an dir zu üben. Wenn sie das Gefühl haben, mit dir über alles sprechen zu können, wird das viel zur Mitarbeiterzufriedenheit beitragen. - Gemeinsam über Ziele sprechen
Wir haben das Thema Ziele bereits angesprochen, denn es ist ein elementarer Bestandteil des Jahresgesprächs. Du solltest dir mit jedem einzelnen Mitarbeiter ansehen, ob die Ziele im letzten Jahr umgesetzt worden sind oder nicht. Falls Ziele nicht erreicht werden konnten, ist es wichtig, das Warum zu hinterfragen und zu überlegen, wie es künftig verbessert werden kann.
Darüber hinaus dient das Gespräch auch dazu, zukünftige Unternehmensziele zu besprechen und wie der Mitarbeiter mit seinen Fähigkeiten zu deren Erfüllung beitragen kann. Formuliert diese Ziele am besten so konkret wie möglich und achtet darauf, dass sie gut messbar und schaffbar sind. Ganz wichtig: Haltet eure neuen Unternehmensziele und Absprachen in Form eines Protokolls unbedingt schriftlich fest. Es ist ratsam, von dem Protokoll eine Kopie anzufertigen und sie dem Mitarbeiter zur Durchsicht noch einmal mitzugeben. Wenn er die Gelegenheit dazu gehabt hat, solltet ihr das Protokoll beide unterschreiben. - Raum für Feedback geben
Feedback sollte es nicht nur einmal im Jahr bei einem angesetzten Mitarbeitergespräch geben. Teile deinen Mitarbeitern mit, dass du ihnen auf Wunsch auch während des Jahres Feedback geben kannst. Somit können Ziele bei Bedarf umformuliert und angepasst werden. Außerdem ist es für Mitarbeiter auch “zwischendurch” gut und hilfreich zu wissen, ob sie auf dem richtigen Weg sind.
Wir wünschen euch viel Erfolg
Wir hoffen, dass unsere Tipps dir weitergeholfen haben und wünschen dir nicht nur gute Jahresgespräche mit deinen Mitarbeitern, sondern im Allgemeinen ein erfolgreiches neues Geschäftsjahr!
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